Questions administratives

• Propriété des articles achetés ou recueillis à l’aide de fonds de subvention
• Transferts
• Procédure de cessation des subventions
• Report du versement d’une subvention et versement de l’engagement annuel
• Fonds non dépensés

Propriété des articles achetés ou recueillis à l’aide de fonds de subvention

L’appareillage et le matériel achetés ou recueillis à l’aide de fonds d’une subvention sont la propriété du collège et non pas du représentant autorisé individuel. Il incombe au collège, en sa qualité de propriétaire, de veiller à ce que l’appareillage soit utilisé pour appuyer le programme de recherche appliquée.

Afin de connaître les politiques du CRSNG sur la propriété de l’équipement/l’appareillage et des installations, ainsi que les responsabilités de l’établissement à l’égard de l’appareillage et des installations, consultez l’annexe 12 : Possession d’équipement et d’installations du Protocole d’entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales des trois organismes (IRSC, CRSNG et CRSH).

Le CRSNG s’attend à ce que l’appareillage soit mis à la disposition d’autres collèges aux fins de leur recherche appliquée lorsque le collège qui a reçu la subvention ne s’en sert pas. Le collège peut exiger que ces autres utilisateurs versent des frais pour recouvrer les frais directs engagés.

Les frais d’assurance ne doivent pas être imputés aux subventions du CRSNG. Il incombe au collège d’assurer tout son appareillage et ses biens.

Transferts

Les subventions sont accordées aux collèges, non aux représentants autorisés. Le CRSNG doit être avisé immédiatement de tout changement dans l’administration de la subvention. Les subventions ne sont pas transférables d’un collège à l’autre. Les fonds des subventions ne peuvent pas non plus être transférés d’une subvention à une autre.

Procédure de cessation des subventions

On met fin à une subvention à la date à laquelle le collège cesse d’être admissible au financement du CRSNG, lorsque les progrès ne sont pas satisfaisants ou lorsque l’entreprise partenaire cesse de participer aux projets ou aux activités visés par la subvention.

Lorsqu’un collège cesse d’être admissible au Programme d’ICC, il doit présenter les documents suivants à la Division des finances et de l’administration des octrois du CRSNG :

• un état des dépenses à compter de la date de cessation;
• une liste détaillée des engagements en cours que le collège a pris avant la cessation de la subvention, y compris les contrats ou les conventions d’emploi pour le personnel de recherche.

Aucun nouvel engagement et aucune nouvelle dépense ne peuvent être autorisés à partir du compte de subvention après la date de cessation. Tout nouvel engagement ou toute nouvelle dépense seront à la charge du collège.

Le CRSNG peut autoriser une période de cessation progressive pour le paiement d’engagements ou de dépenses en cours à partir des fonds qu’il y a toujours dans le compte. Si aucune période de cessation progressive n’est autorisée, il incombe au collège de payer les engagements ou les dépenses en cours.

Lorsque le CRSNG l’autorise, la durée d’une période de cessation progressive normale est de trois à six mois.

Report du versement d’une subvention et versement de l’engagement annuel

La politique gouvernementale interdit au CRSNG d’effectuer des versements de subventions pour des besoins à venir et l’autorise à accorder seulement des fonds d’un montant correspondant aux besoins de trésorerie nécessaires aux projets ou aux activités. Le représentant autorisé devrait communiquer avec un administrateur de programme du CRSNG (avec copie conforme à la Division des finances et de l’administration des octrois du CRSNG) si le collège a accumulé des fonds dans son compte de subvention en raison d’un ralentissement ou d’un retard dans ses projets ou ses activités attribuable, par exemple, à la difficulté à embaucher du personnel, et juge que le versement prévu ne sera pas nécessaire au cours de l’exercice suivant.

Dans des circonstances exceptionnelles, le CRSNG pourrait, à sa seule discrétion, reporter ou retenir un versement subséquent d’une subvention s’il estime que l’accumulation de fonds dans le compte de subvention du représentant autorisé n’a pas été bien justifiée et que le besoin de fonds n’a pas été démontré.

Fonds non dépensés

Toutes les subventions versées sont réputées comme ayant un détenteur primaire, à savoir le représentant autorisé, dont le nom figure sur l’avis de subvention. Le détenteur secondaire est le président du collège qui administre la subvention.

Toutes les subventions qui n’ont pas été renouvelées ou prolongées ou auxquelles on a mis fin, de même que toutes les subventions qui visent des projets ou des activités qui ont été menés à bien peuvent contenir des fonds non dépensés attribués dans les années antérieures ou accordés au cours de l’exercice en cours, ou ces deux possibilités. Le CRSNG devra ajuster le versement suivant au collège en fonction des fonds de l’exercice en cours qui ne seront pas nécessaires aux fins pour lesquelles ces fonds ont été accordés. Le CRSNG permettra que les fonds non dépensés des années antérieures soient retenus par le collège selon certaines conditions définies par sa Division des finances et de l’administration des octrois. La Division des finances et de l’administration des octrois peut autoriser le transfert de tels fonds à un compte de fonds général de recherche. En ce qui concerne ce compte de subvention spécial, le CRSNG s’attend à ce que le président du collège utilise ces fonds dans le but général de rehausser la qualité des recherches dans n’importe quel domaine. Les fonds dans ces comptes doivent être utilisés dans un délai raisonnable.