Rapports et preuves à l’appui

Rapports d’étape

Des rapports d’étape (ou un rapport final) doivent être présentés pour les subventions accordées dans le cadre du Programme d’innovation dans les collèges et la communauté (ICC). Une description détaillée des renseignements qui doivent figurer dans ces rapports sera envoyée aux collèges en même temps que la lettre d’octroi.

Rapports financiers

• Les collèges sont tenus de présenter au CRSNG un état des dépenses annuel, signé par le responsable des finances et par le représentant autorisé désigné par le collège, pour l’exercice prenant fin le 31 mars de chaque année. À cette fin, ils doivent utiliser le formulaire 301 du CRSNG, Subventions de recherche – État des dépenses – Programme d’innovation dans les collèges et la communauté (ICC).
• En plus du formulaire 301 du titulaire, chaque établissement doit passer en revue un rapport de rapprochement fourni par la Division des finances du CRSNG. L’établissement doit retourner le formulaire 301 du titulaire de même que le rapport de rapprochement au plus tard le 30 juin pour l’exercice se terminant le 31 mars.
• L’état des dépenses annuel doit préciser le total des engagements en cours.
• Les collèges sont tenus de présenter au CRSNG d’autres rapports financiers au besoin.

Preuves à l’appui

Tous les documents d’appui doivent être conservés pendant une période de sept ans après l’engagement des dépenses.

Il incombe au représentant autorisé d’autoriser les dépenses imputées à son compte de subvention d’ICC conformément aux exigences et aux modalités des subventions du CRSNG et aux politiques du collège. Aucune autre partie ne peut engager ni autoriser des dépenses imputées à un compte de subvention d’ICC sans que le représentant autorisé ait autorisé de telles dépenses par écrit. Toutes les demandes doivent porter la signature du représentant autorisé ou de son délégué. Les signatures permettent de confirmer :

• que toutes les dépenses figurant sur la demande ont servi aux fins pour lesquelles la subvention a été accordée;
• que les montants compris n’ont pas fait l’objet d’une demande de remboursement auprès d’autres sources;
• que les remboursements de dépenses reçus d’autres sources ou d’autres collèges seront divulgués au collège responsable.

Les collèges doivent être en mesure de fournir des documents d’appui pour toutes les dépenses imputées à chaque compte de subvention, notamment les documents liés à ce qui suit :

• les salaires ou les paiements versés au personnel de recherche :
  • les registres signés relatifs au personnel rémunéré à même les subventions, y compris le nom des personnes, les catégories, les niveaux de rémunération;
  • la durée de l’appui accordé à chaque membre du personnel;
  • les renseignements sur les avantages sociaux accordés et les calculs appropriés;

• les appareils et les fournitures :
  • les factures des fournisseurs comportant des renseignements sur les achats;
  • le prix d’achat;

• les allocations pour frais et les frais partagés :
  • les documents indiquant le montant exact des dépenses imputées;
  • la méthode de calcul ou d’attribution, et l’autorisation du représentant autorisé en ce qui concerne les frais imputés au compte de subvention d’ICC;

• les frais de représentation à des fins de réseautage et pour des activités liées à la recherche :
  • les documents indiquant la date de l’activité;
  • le nombre de participants;
  • l’objectif de l’activité.

Les personnes qui présentent une demande de remboursement pour des frais de déplacement tirés à même une subvention doivent remplir une demande distincte pour chaque voyage. Toute demande de remboursement de frais de déplacement doit également être conforme aux politiques et aux procédures courantes en matière de déplacement du collège du représentant autorisé. Si une personne autre que le représentant autorisé demande un remboursement, on doit indiquer clairement l’affiliation de cette personne avec le groupe de recherche du représentant autorisé. Si les déplacements ont été effectués par un étudiant, la demande de remboursement des frais de déplacement doit être signée par le représentant autorisé. Si les déplacements ont été effectués par le représentant autorisé, la demande de remboursement doit être contresignée par le superviseur du représentant autorisé pour confirmer la pertinence du déplacement relativement à la subvention.
La demande de remboursement de frais de déplacement doit comprendre l’information suivante :

• l’objectif du voyage;
• les dates et les destinations (personne ou organisation visitée);
• la documentation d’appui officielle (p. ex., prospectus ou programme précisant les dates des conférences ou des ateliers);
• les dépenses engagées quotidiennement au cours de ces visites;
• des précisions sur tout véhicule utilisé;
• les reçus d’origine, p. ex., les factures d’hôtel, les contrats de location de véhicules (les bordereaux de cartes de crédit ne sont pas des reçus valides);
• les reçus d’origine des billets d’avion et les cartes d’embarquement (s’ils sont disponibles), ou toute autre preuve à l’appui des frais de déplacement pour lesquels on demande le remboursement.