Utilisation des subventions

Principes généraux

Dépenses rétroactives

Dépenses admissibles

• Dépenses liées à la rémunération
• Coûts de diffusion des connaissances et de réseautage
• Coûts du soutien et du transfert des connaissances et des technologies
• Coûts de fonctionnement et des appareils
• Frais généraux et coûts d’administration
• Autres dépenses admissibles et dépenses non admissibles

Principes généraux

Le représentant autorisé d’un collège ne doit détenir aucun intérêt financier ou personnel, direct ou indirect, dans les transactions imputables à une subvention du CRSNG.

Généralement, les fonds accordés en vertu du Programme d’innovation dans les collèges et la communauté (ICC) doivent être affectés aux coûts directs de la recherche. Toutefois, une partie des fonds pourrait être consacrée aux coûts de fonctionnement et des appareils ainsi qu’aux frais généraux et aux coûts d’administration (au plus 20 p. 100 de la subvention), selon le type de subvention accordée dans le cadre du Programme d’ICC.

Les fonds doivent être utilisés d’une manière efficace et économique, et les dépenses doivent être essentielles aux projets ou aux activités visés par la subvention.

Les contributions à des dépenses partagées doivent être directement liées au programme appuyé par la subvention et être acceptées et approuvées par le représentant autorisé.

En l’absence d’une politique explicite du CRSNG, la politique des collèges s’applique, par exemple, en ce qui a trait aux taux quotidiens pour les déplacements. Cependant, lorsqu’une politique du CRSNG et une politique d’un collège coexistent, la politique du CRSNG doit être respectée, même si le collège peut être tenu de se conformer à ses politiques.

Les collèges qui désirent utiliser leurs fonds d’une manière qui n’est pas décrite de façon explicite dans les lignes directrices ou les exigences du CRSNG doivent communiquer au préalable avec un administrateur de programme du CRSNG ou un agent d’administration des octrois du CRSNG en composant le 613-995-2694 ou par courriel à awdad@nserc-crsng.gc.ca.

Étant donné qu’il n’est pas possible d’établir des lignes directrices ou des règlements qui traitent de tous les types de transaction touchant les subventions accordées dans le cadre du Programme d’ICC, il incombe aux collèges de faire preuve d’un jugement éclairé en tout temps.

Le CRSNG compte sur les politiques des collèges concernant l’intégrité en recherche et les conflits d’intérêts pour assurer l’utilisation responsable des fonds de subvention.

Les collèges ont le droit et la responsabilité de refuser d’approuver une dépense proposée par leur représentant autorisé si la dépense n’est pas conforme aux exigences du CRSNG ou aux politiques du collège.

Les dépenses admissibles énoncées dans ce document s’appliquent à tous les types de subventions accordées dans le cadre du Programme d’ICC, à l’exception des subventions d’outils et d’instruments de recherche appliquée (OIRA). Consultez la description des subventions d’OIRA pour en savoir plus sur les dépenses admissibles pour ce type de subvention.

Dépenses rétroactives

Les dépenses engagées entre la date de l’annonce de l’octroi d’une subvention dans le site Web du CRSNG et la date d’entrée en vigueur de la subvention sont admissibles. Cependant, le CRSNG ne se portera pas garant des coûts s’il survient un changement dans le financement. L’approbation de ces dépenses est laissée à la discrétion de du collège.

Dans des circonstances exceptionnelles, déterminées à la seule discrétion du CRSNG, l’organisme acceptera d’examiner l’admissibilité de certaines dépenses rétroactives définies comme étant des dépenses engagées avant la date officielle d’entrée en vigueur de la subvention.

En cas de refus d’approbation des dépenses ou du projet, le CRSNG ne se portera pas garant des dépenses rétroactives.

Le CRSNG examine les dépenses rétroactives au cas par cas, en fonction des quatre critères suivants :

• les dépenses doivent constituer des dépenses admissibles.
• les dépenses doivent être présentées comme des dépenses rétroactives, et une justification doit être fournie au moment de la présentation de la demande initiale.
• les dépenses doivent se rapporter à une demande de subvention dont le financement a été approuvé.
• les dépenses doivent être engagées entre la date de présentation de la demande initiale et la date officielle d’entrée en vigueur de la subvention.

Dépenses admissibles

Les lignes directrices suivantes ont été établies pour aider les représentants autorisés et les administrateurs financiers des collèges dans leur interprétation de ce qui constitue une utilisation acceptable des fonds de subvention.

Les fonds de la subvention peuvent être affectés aux éléments énumérés ci-dessous, à condition qu’ils s’inscrivent dans le cadre des projets ou des activités visés par la subvention.

Dépenses liées à la rémunération

Les personnes rémunérées à même une subvention du CRSNG ne sont pas considérées comme des employés ou des titulaires d’une subvention ou d’une bourse de cet organisme.

Au nombre des avantages sociaux non discrétionnaires du collège figurent normalement les régimes d’assurance-invalidité de courte et de longue durée, d’assurance-vie, de retraite, de soins médicaux, de soins de la vue et de soins dentaires. Les avantages sociaux non discrétionnaires du collège ne doivent pas déroger aux politiques du CRSNG.

• Les salaires et les avantages sociaux non discrétionnaires du personnel technique et professionnel qui réalise les travaux de recherche appliquée, des administrateurs de la recherche ainsi que du personnel chargé du développement commercial ou du transfert des technologies et des connaissances.
  
  Remarque : Les honoraires ou frais d’expert-conseil consentis à un professeur d’un collège en sus de son salaire de base ne constituent pas une dépense admissible en vertu du Programme d’ICC.

• Une partie des coûts liés à la réduction de la charge d’enseignement (p. ex., soit environ 7 000 $ par cours) pour permettre aux professeurs de participer aux projets de recherche appliquée.
• La rémunération* et les allocations*, de même que les avantages sociaux non discrétionnaires (p. ex., les allocations de stage, comme les programmes du CRSNG) des étudiants qui participent aux projets de recherche appliquée.

Les indemnités de départ discrétionnaires ou forfaitaires ne sont pas des dépenses admissibles au Programme d’innovation dans les collèges et la communauté (ICC).

* Le CRSNG s’en remet aux exigences de l’Agence du revenu du Canada à cet égard.

Coûts de diffusion des connaissances et de réseautage

Les coûts admissibles liés à la diffusion et à la mise en commun des connaissances (qui doivent se rapporter aux projets ou aux activités prévus) pourraient comprendre :

• les coûts des activités de communication et de réseautage, notamment l’organisation de conférences et d’ateliers techniques ainsi que la participation à des conférences techniques et professionnelles;
• les coûts des activités visant à faire connaître aux entreprises locales l’expertise en recherche appliquée au sein du collège, notamment la documentation, les réunions et les ateliers, les conférences, les réunions et les ateliers auxquels la communauté locale peut participer pour se renseigner sur les travaux du collège et les résultats qui pourraient avoir des retombées économiques, sociales ou environnementales.

Coûts du soutien du transfert des connaissances et des technologies

Les coûts admissibles liés au soutien du transfert des connaissances et des technologies (qui doivent se rapporter aux projets ou aux activités prévus) pourraient comprendre :

• la planification et la promotion de la recherche ainsi que les relations publiques;
• les services de soutien à la précommercialisation (par exemple, la protection de la propriété intellectuelle, le cas échéant, les études de marché, l’élaboration d’un plan d’affaires, l’orientation et l’évaluation de technologies);
• l’administration des demandes de brevet pour les inventions;
• l’administration des accords et des partenariats établis avec des entreprises;
• le soutien de l’octroi de licences d’exploitation des technologies;
• le marketing des technologies, les ensembles de données et les bases de données, les logiciels, les modèles informatiques et les autres outils, les instruments de sondage, et le matériel d’enseignement issus de la recherche appliquée.

Remarque : Les partenaires doivent prendre en charge conjointement la plupart des dépenses de transfert de technologie.

Coûts de fonctionnement et des appareils

Les coûts de fonctionnement et des appareils (qui doivent se rapporter aux projets ou aux activités prévus) pourraient comprendre :

• les coûts d’entretien et de fonctionnement de l’installation de recherche appliquée et des appareils connexes;
• les coûts des matériaux, des fournitures et des autres produits consommables requis pour mener les travaux de recherche appliquée;
• les coûts des petits appareils pour effectuer de la recherche appliquée;
• les coûts des services professionnels et techniques;
• les coûts de l’élaboration du prototype, sous réserve du partage des coûts avec un partenaire.

Les fonds ne peuvent être utilisés pour effectuer des essais systématiques d’échantillons ou de produits, pour obtenir des conseils techniques ou uniquement pour acheter des appareils. Les demandes d’appareillage doivent être intégrées à la demande complète de subvention.

Les coûts de fonctionnement et des appareils pris en charge en vertu du Programme d’innovation dans les collèges et la communauté (ICC) ne peuvent dépasser 20 p. 100 de la subvention accordée à un collège.

Les demandeurs doivent justifier que les petits appareils sont nécessaires à la réalisation des activités décrites dans la proposition. Les subventions accordées dans le cadre du Programme d’ICC pourront être affectées uniquement aux dépenses liées à l’achat, à l’installation et à la mise au point d’appareils de recherche et au fonctionnement d’une installation de recherche appliquée. Si un collège vend par la suite un appareil financé par le Programme d’ICC, le CRSNG s’attend à ce que le produit de la vente soit réinvesti dans la recherche. Les dépenses liées à la construction, à l’achat ou à la location d’un bâtiment ne sont pas admissibles.

Remarque : La présente section ne s’applique pas aux subventions d’outils et d’instruments de recherche appliquée (OIRA). Pour obtenir plus de renseignements sur les dépenses admissibles relatives aux coûts de fonctionnement et des appareils dans le cadre d’une subvention d’OIRA, consultez la description des subventions d’OIRA.

Frais généraux et coûts d’administration

Comme le financement reçu grâce au Programme d’innovation dans les collèges et la communauté (ICC) n’est pas admissible au Programme des coûts indirects, les collèges peuvent demander des fonds pour les coûts d’administration et les frais généraux liés à l’initiative, mais non pour ceux engagés au titre du fonctionnement global du collège. Ces coûts sont uniquement admissibles dans le cadre des subventions de renforcement de l’innovation (RI) et des subventions de recherche et développement appliquée (RDA). Les coûts d’administration et les frais généraux pris en charge en vertu du Programme d’ICC ne peuvent dépasser 20 p. 100 de la subvention accordée à un collège.

Les coûts d’administration et les frais généraux admissibles (qui doivent se rapporter aux projets ou aux activités prévus) pourraient comprendre :

• les coûts liés à l’appui du collège à l’élaboration des demandes de subvention et des propositions de recherche;
• les coûts d’acquisition, d’entretien ou de mise à niveau de systèmes d’information pour assurer le suivi des demandes de subvention, des certifications et des subventions accordées;
• les coûts d’acquisition de ressources documentaires;
• les coûts de mise à niveau des appareils de recherche;
• les coûts de modernisation des installations et des appareils de recherche pour satisfaire aux exigences réglementaires;
• les coûts des services financiers et d’autres services administratifs;
• les coûts de formation de professeurs et d’autres membres du personnel de recherche sur la protection des animaux, l’évaluation éthique, les mesures de protection contre les rayonnements et les dangers biologiques, et les évaluations environnementales;
• les coûts du soutien technique pour la protection des animaux.

Le CRSNG se réfère aux définitions du Programme des coûts indirects en ce qui concerne les dépenses admissibles énumérées ci-dessus. La subvention du Programme d’ICC ne peut servir à financer des travaux d’infrastructure majeurs requis pour l’initiative.

Autres dépenses admissibles et dépenses non admissibles

Afin d’aider les administrateurs de la recherche des collèges, le tableau suivant comprend une liste d’autres dépenses admissibles et non admissibles en vertu du Programme d’innovation dans les collèges et la communauté (ICC). Cette liste n’est toutefois pas exhaustive. Pour en savoir plus sur l’utilisation des fonds des subventions, consultez la rubrique portant sur les dépenses admissibles de chaque type de subvention, c.-à-d. les subventions de renforcement de l'innovation (RI), les subventions de recherche et développement appliquée (RDA), les subventions d’outils et d’instruments de recherche appliquée (OIRA) et les subventions d'établissement de centres d’accès à la technologie (ECAT). L’utilisation des fonds des subventions énoncée dans les descriptions des subventions de RI, de RDA, d’OIRA et d’ECAT prime.

Veuillez adresser toute question au personnel de la Division des finances et de l’administration des octrois du CRSNG.

Autres dépenses admissibles	Autres dépenses non admissibles
Frais de déplacement et de séjour
Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) locaux ou régionaux pendant une courte période de temps (pendant habituellement moins de 15 jours) comprennent les menues dépenses raisonnables engagées à l’occasion de travaux sur le terrain, de voyages effectués aux fins de collaboration par le personnel de recherche, les étudiants et les collègues qui travaillent à des projets ou à des activités appuyés par la subvention. Les frais de voyage aérien correspondant au tarif le plus bas et ne devant pas être supérieurs au plein tarif en classe économique. Les primes d’assurance-annulation de voyage. Les primes d’assurance-santé voyage pour le personnel de recherche qui ne reçoit pas ce genre d’avantage de leur établissement ou d’autres sources. Les frais liés à la sécurité pendant les travaux sur le terrain (achat d’équipement de protection, vaccins, etc.).	Les frais de déplacement entre la résidence et le lieu de travail, ou entre deux lieux de travail, du représentant autorisé ou d’un membre du personnel de recherche. Les frais liés aux passeports et à l’immigration. Le coût des billets d’avion qui ont été achetés par l’entremise d’un programme personnel de points de grand voyageur. Les frais liés aux déplacements à l’étranger.
Appareillage, fournitures, ordinateurs et communications électroniques (Cette sous-catégorie fait partie de la catégorie plus vaste appelée « Coûts de fonctionnement et des appareils ». Veuillez prendre connaissance des restrictions indiquées dans la section Coûts de fonctionnement et des appareils du présent guide en ce qui a trait à la valeur maximale des dépenses.)
Les frais liés aux appareils et aux fournitures. Les frais de déplacements à l’occasion des visites aux fabricants en vue d’acheter des appareils spéciaux. Les frais de transport des appareils achetés. La garantie prolongée des appareils. Les frais de courtage et de douane pour l’importation de matériel et de fournitures. Les frais liés à la formation du personnel qui doit utiliser les appareils ou des installations spécialisées. Les frais liés à l’entretien et au fonctionnement des appareils. Les frais liés aux ordinateurs, aux modems, aux logiciels spécialisés et à d’autres pièces de matériel informatique nécessaires à la recherche appliquée. Les frais mensuels d’utilisation du réseau Internet à l’établissement ou au domicile seulement lorsque le service est requis pour les besoins de la recherche et qu’il n’est habituellement pas fourni gratuitement par l’établissement. Les frais liés aux téléphones cellulaires ou aux terminaux de poche (p. ex., BlackBerry et iPhone), lorsqu’ils sont nécessaires à la collecte des données avec une justification appropriée.	Les primes d’assurance pour l’appareillage et les véhicules de recherche. Les frais de construction, de rénovation ou de location de laboratoires ou d’installations auxiliaires. Les frais mensuels de location ou de raccordement de téléphones. Les frais de raccordement ou d’installation de lignes (téléphoniques ou autres). Les frais liés au service de messagerie vocale. Les frais liés à l’acquisition de livres pour la bibliothèque, de services informatiques et d’autres services d’information fournis à tous les membres d’un établissement. La location ou l’achat de téléphones cellulaires ou de terminaux de poche (p. ex., BlackBerry et iPhone), y compris le coût des plans de service et les frais d’appels interurbains ou locaux, à moins qu’ils soient nécessaires à la collecte des données.
Diffusion des résultats de la recherche
Les frais d’élaboration de renseignements offerts par l’entremise d’un site Web, ce qui comprend les frais de maintenance du site. Les frais de diffusion des résultats de la recherche, tant sur supports traditionnels que sur vidéo, CD-ROM ou autre. Les frais de publication d’articles, y compris les frais pour assurer l'accès libre aux résultats (p. ex., les coûts de publication dans une revue à accès libre ou les coûts engagés pour permettre le libre accès à un article). Les frais de traduction associés à la diffusion des résultats de la recherche. Les frais liés à la tenue d’un atelier ou d’un séminaire dont les activités se rapportent directement à la recherche appliquée subventionnée (ce qui comprend le coût des rafraîchissements non alcoolisés ou des repas).
Services et dépenses diverses
Les frais liés au recrutement du personnel de recherche, comme le coût des annonces publicitaires ou des billets d’avion pour les candidats. Les frais liés à l’élimination sûre des déchets. Les frais liés à l’achat de livres ou de périodiques, de fournitures de bureau spécialisées, de matériel informatique et de services d’information non fournis officiellement par l’établissement à l’ensemble de son personnel de recherche et d’enseignement. Les coûts de formation professionnelle ou de perfectionnement du personnel en vue de l’acquisition de techniques novatrices nécessaires pour effectuer le projet de recherche. Les frais d’adhésion à des associations professionnelles ou à des sociétés scientifiques, si cela est nécessaire au programme ou projet de recherche. Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules spécifiquement requis pour le travail sur le terrain et uniquement pour les mois pour lesquels le travail sur le terrain a été effectué. Les coûts de formation professionnelle ou de perfectionnement du personnel en vue de l’acquisition de techniques novatrices nécessaires pour effectuer le projet de recherche. Les frais de représentation (coût des rafraîchissements non alcoolisés ou des repas) à des fins de réseautage dans un contexte de courtoisie officielle entre le personnel du collège et des chercheurs invités, et pour des activités liées à la recherche dans le cadre d’assemblées qui faciliteront l’atteinte des objectifs des projets ou des activités appuyés par une subvention.	Les frais liés aux boissons alcoolisées. Les frais liés aux divertissements, à la représentation et à l’achat de cadeaux, autres que ceux indiqués précédemment; cela comprend, par exemple, les frais liés aux relations régulières avec des collègues et aux rencontres avec le personnel du collège et aux rencontres avec le personnel. Les frais liés aux primes et à la reconnaissance du personnel. Les frais relatifs à la préparation du matériel d'enseignement. Les frais liés à la formation professionnelle ou au perfectionnement, comme le coût de cours en informatique et de cours d’apprentissage linguistique. Les frais de prestation de services de base, tels que le chauffage, l’éclairage, l’eau, l’air comprimé, l’eau distillée, les appareils de pression sous vide, les services d’entretien fournis à tous les laboratoires faisant partie d’une installation de recherche. Les primes d’assurance pour les immeubles et l’appareillage. Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules, à moins que les travaux sur le terrain ne l’exigent expressément. Les taxes de vente qui sont visées par une exemption ou qui sont remboursables. Les dépenses liées aux vêtements de tous les jours. Les frais de déménagement d’un laboratoire.
Dépenses liées à la rémunération
Les honoraires des experts-conseils. Les sommes versées aux sujets de recherche, comme les modestes primes à la participation, si elles sont acceptables sur le plan éthique. Les frais liés aux contrats de sous-traitance. Les salaires pour le travail de bureau directement lié aux activités de diffusion, ce qui comprend la préparation de manuscrits. Les honoraires des conférenciers invités.	Toute partie du salaire ou des honoraires d’experts-conseils versée au titulaire de la subvention ou à toute autre personne qui est admissible aux subventions en raison de son statut. Le versement de fonds supplémentaires aux étudiants qui détiennent déjà une bourse de maîtrise ou de doctorat.