Lignes directrices en matière d’appel d’une décision relative à une subvention à la découverte

Le processus d’appel a pour objet de donner l’assurance que la demande a été traitée de façon équitable. Le CRSNG s’efforce de traiter équitablement les demandes et de fournir une évaluation juste en fonction des critères de sélection et des contraintes budgétaires.

Date limite et mode de présentation de l’appel

L’appel d’une décision concernant une subvention à la découverte doit parvenir au CRSNG au plus tard à 17 h (votre heure locale) le 31 mai. Si la date limite tombe un jour de fin de semaine ou un jour férié national, votre demande d’appel doit parvenir au CRSNG au plus tard le prochain jour ouvrable. Vous pouvez présenter un appel par courriel à coord@nserc-crsng.gc.ca à l’attention du chef d’équipe en précisant le groupe d’évaluation qui a examiné la demande de subvention. Vous pouvez aussi présenter un appel par la poste.

Il n’existe aucun formulaire pour faire appel. Le document d’appel doit compter au plus cinq pages. Les pages en trop ne seront pas prises en considération et seront supprimées. L’auteur de l’appel ne doit pas présenter dans sa demande d’appel les documents relatifs à la demande qui figurent déjà au dossier (p. ex., la demande, le message au candidat ou les rapports des examinateurs). Ces documents, qui font partie intégrante du dossier de demande, seront pris en compte dans l’évaluation de l’appel.

Par ailleurs, il ne faut pas présenter dans la demande d’appel des documents ou des renseignements d’appui qui n’ont pas été présentés dans la demande de subvention à la découverte, par exemple, les articles publiés après la date limite de présentation des demandes ou des renseignements se rapportant à une maladie ou à des circonstances atténuantes que l’auteur de l’appel aurait pu signaler, mais qu’il a omis de faire, dans le formulaire 100 au moment de la demande initiale. Si l’auteur de l’appel présente ces documents, ils ne seront pas pris en compte dans l’examen de l’appel.

Motifs d’appel

• Les trois grands motifs d’appel sont une erreur de procédure, une erreur en matière d’évaluation ou une injustice en matière d’évaluation. L’auteur de l’appel doit faire valoir de façon convaincante qu’au moins un de ces motifs s’applique.
• Un appel de décision ne peut pas être fondé sur la valeur ou la durée de la subvention accordée. L’appel de décision devrait être fondé sur le message au candidat ainsi que sur les indicateurs de mérite des demandes de subvention à la découverte correspondant aux cotes attribuées à la demande. Le message au candidat indique les cotes accordées par le groupe d’évaluation pour chacun des critères. Il renferme aussi parfois des commentaires textuels expliquant les cotes attribuées par le groupe d’évaluation. Dans les cas où une erreur en matière d’évaluation est invoquée, l’auteur de l’appel doit documenter clairement la ou les cotes présumées erronées et expliquer comment l’information figurant dans la demande devrait avoir donné lieu à une cote différente.
• Une divergence d’opinions entre les examinateurs et les membres du groupe d’évaluation ne constitue pas un motif d’appel. Les rapports des examinateurs ne sont que l’un des éléments pris en compte par le groupe d’évaluation. Chaque examinateur évalue généralement un maximum de trois demandes par année de concours. C’est pourquoi on ne leur demande pas d’examiner une demande par rapport à un plus grand nombre de candidats. Contrairement aux membres d’un groupe d’évaluation, les examinateurs n’ont pas à attribuer une « cote » à une demande en fonction des trois critères établis. Par conséquent, les adjectifs employés dans leurs rapports ne correspondent pas forcément aux indicateurs d’évaluation des demandes de subvention à la découverte.

Si l’auteur de l’appel souhaite poser des questions, nous l’encourageons à communiquer avec l’administrateur de programme responsable du groupe d’évaluation qui a examiné sa demande de subvention à la découverte pour en discuter avant de faire appel.

Processus d’appel

La documentation suivante sera examinée dans le cadre de l’analyse de l’appel :

• la lettre d’appel;
• la demande de subvention à la découverte présentée par l’auteur de l’appel (formulaires 100 et 101), y compris les documents d’appui qui ont été joints à cette demande;
• les rapports des examinateurs reçus en temps voulu pour que le groupe d’évaluation puisse les utiliser;
• le message au candidat rédigé par le groupe d’évaluation;
• toute information pertinente se rapportant à l’allégation de l’auteur de l’appel, par exemple les statistiques du concours pour le groupe d’évaluation visé, qui serait fournie par le CRSNG.

Le mécanisme d’appel ne consiste pas à réévaluer les cotes attribuées à une demande de subvention. Aucune demande ne sera réévaluée. En fait, l’examen du dossier vise uniquement à mettre au jour, le cas échéant, une erreur de procédure, une erreur en matière d’évaluation ou une injustice en matière d’évaluation dans le traitement de la demande.

Ni les membres ou présidents actuels du groupe d’évaluation ni les présidents de section actuels ne participent au processus d’appel.

Les appels peuvent être étudiés par des conseillers de l’extérieur qui sont des chercheurs chevronnés et qui sont au fait du système d’évaluation par les pairs du CRSNG. En pareil cas, le conseiller transmettra au CRSNG un rapport écrit et une recommandation. Sur réception de la recommandation du conseiller, le CRSNG rendra la décision finale. Le CRSNG fait part de sa décision finale à l’auteur de l’appel et lui transmet le rapport du conseiller sur l’appel. La décision finale fait état de toute divergence d’opinions entre le CRSNG et le conseiller (le cas échéant).

Le niveau ou la durée d’une subvention, ou les deux, peuvent faire l’objet d’une modification (augmentation ou diminution) à la suite d’un appel. Si le CRSNG conclut qu’une erreur a été commise, il accorde le plus souvent une subvention d’un an pour permettre à l’auteur de l’appel de présenter une nouvelle demande dans le cadre du concours suivant. Les appels sont généralement réglés dans les trois mois suivant la date limite pour interjeter appel.  

Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

Le mécanisme d’appel est assujetti à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Avant de transmettre à l’auteur de l’appel tout document concernant l’appel, le CRSNG supprimera le nom du conseiller du rapport, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels en vertu desquelles le CRSNG ne divulgue pas le nom des examinateurs.