Archivée en janvier 2013 Annexe 1 : Gestion financière

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1. Responsabilité financière

1.1 Politique

L’Organisme est assujetti à la  Loi sur la gestion des finances publiques et à ses règlements afférents tels que la  Politique sur les paiements de transfert (conditions).

2. Responsabilités

2.1 Responsabilités de l'Établissement

L'Établissement accepte :

1. de mettre en place et de maintenir des politiques, des systèmes, des procédures et des moyens de contrôle qui demandent aux Titulaires de subvention et aux Titulaires de bourse de se conformer aux politiques et aux exigences que l’Organisme publie dans ses guides officiels et dans la documentation sur ses programmes. L'Établissement devra au minimum adopter des systèmes et des procédures relatives :
   1. au suivi des comptes de subventions individuels dans lesquels sont inscrits toutes les dépenses et tous les crédits portés aux comptes;
   2. aux pistes de vérification, accompagnées de toute la documentation justificative, concernant toutes les transactions financières effectuées dans les comptes;
   3. aux frais de déplacements portés aux comptes;
   4. à la délégation du pouvoir de signer propre aux comptes;
   5. à la cessation des subventions et des bourses;
   6. aux transferts de subventions entre les Établissements.
2. de ne pas accorder ou de retirer l'approbation des dépenses proposées par le Titulaire de subvention qui, à la connaissance de l'Établissement, contreviennent aux exigences de l’Organisme ou aux politiques de l'Établissement;
3. d'aviser un Organisme le plus rapidement possible lorsqu'il a connaissance que les subventions et bourses attribuées par l’Organisme sont utilisées de manière inappropriée;
4. d'effectuer les paiements de bourses rapidement;
5. de mettre en place et de maintenir des politiques, des systèmes, des procédures et des moyens de contrôle efficaces qui assurent – avant de dégager les fonds de recherche – qu'ont été satisfaites toutes les conditions et exigences réglementaires en matière du certificat déontologique relatif à la recherche avec des êtres humains, des animaux et des matières présentant un danger biologique;
6. d'aider les chercheurs à administrer leurs fonds de recherche en leur offrant des conseils de travail adéquats et de l'information sur les finances et les programmes, et en les encourageant à adopter des pratiques de gestion financière professionnelles;
7. d'adhérer à l'obligation de rendre compte énoncée dans les guides officiels de l’Organisme ainsi qu'à toute autre exigence spéciale associée à une subvention ou à une bourse;
8. de donner accès à tous les comptes, dossiers ou renseignements relatifs à des subventions ou bourses que l’Organisme pourrait raisonnablement demander pendant une visite de suivi ou une enquête sur les lieux; de répondre ouvertement et avec franchise aux demandes de renseignements soumises par l’Organisme concernant des comptes de subventions particuliers.

2.2 Responsabilités des Organismes

Les Organismes acceptent :

1. de dégager les fonds en temps opportun selon les méthodes et les calendriers de paiement décrits dans les guides officiels des programmes de l’Organisme;
2. de fournir les documents justificatifs pour chaque paiement, lesquels indiquent, au moins, la subvention ou la bourse (incluant le numéro de la demande ou de la subvention et sa durée), le montant et le nom des chercheurs à qui le paiement est fait;
3. de donner aux Établissements, aux Titulaires de subvention et aux Titulaires de bourse des renseignements clairs et concis quant aux fins auxquelles les subventions ou les bourses sont accordées et aux dépenses admissibles;
4. de répondre rapidement et avec cohérence aux demandes de renseignements, de questions ou d'interprétation de politiques relatives à l'administration des subventions et des bourses;
5. de consulter les Établissements suffisamment de temps à l'avance des changements importants apportés aux politiques relatives aux finances et aux autres exigences concernant l'administration financière des subventions et des bourses;
6. de consulter et d'avertir les Établissements suffisamment à l'avance des visites sur les lieux du suivi des subventions et des bourses; de coordonner les visites de suivi avec les autres Organismes, dans la mesure du possible; de fournir en temps opportun des rapports sur le résultat des visites de suivi et des examens connexes;
7. de promouvoir une bonne relation de travail avec les Établissements et les chercheurs afin d'améliorer de façon continue la responsabilité en matière de fonds et d'assurer l'adoption de pratiques de gestion financière exemplaires.

3. Bonnes pratiques

Le Recueil de bonnes pratiques observées au cours des visites de suivi financier, produit par les Organismes, est disponible au www.nserc.gc.ca/institution/Manuel-Recueildesbonnespratiques.pdf.

4. Résolution des cas d'inobservation

Si un désaccord survient entre un Organisme et un Établissement, l'Organisme suit la procédure décrite à l'annexe 8, à l'étape appropriée à la situation.

5. Transfert de fonds

Lorsqu’un Établissement principal transfert des fonds de subvention ou de bourse à un Établissement secondaire, l’annexe 9 s’applique.