Lignes directrices sur la composition des comités de sélection¹

Les lignes directrices et les critères suivants régissent la nomination des membres aux comités de sélection du CRSNG.

On peut faire des exceptions aux lignes directrices ci-dessous afin de s’assurer de pouvoir répondre aux besoins en expertise des comités. Les exceptions doivent être bien justifiées et appliquées de façon sélective et seront évaluées au cas par cas. Les recommandations qui ne respectent pas les lignes directrices et les recommandations visant un changement du nombre de membres d’un comité doivent être entièrement documentées. Les membres des comités de sélection sont nommés à la suite de l’approbation du directeur du programme et de la secrétaire du Conseil.

Composition

Pour s’acquitter de sa tâche de manière satisfaisante et équitable, chaque comité de sélection doit disposer d’une compétence diversifiée dans les domaines de recherche qu’il couvre, d’un bon jugement et d’une connaissance générale de ces domaines, y compris les nouveaux domaines et les domaines en émergence qui sont souvent à la frontière entre les disciplines. Chaque comité de sélection doit pouvoir évaluer les contributions possibles des propositions en fonction des objectifs du programme.

Le travail des comités de sélection repose sur un processus d’évaluation par les pairs. Les membres doivent provenir d’universités canadiennes, d’établissements étrangers et de laboratoires de l’industrie ou du gouvernement. Les personnes qui ont pris leur retraite et qui continuent de participer activement à des travaux de recherche constituent également une bonne source de membres potentiels.

Les membres de l’extérieur du système universitaire canadien apportent des contributions précieuses et des idées nouvelles au processus et assurent une plus grande profondeur de l’évaluation, particulièrement dans les domaines où l’expertise canadienne se concentre dans un petit nombre d’établissements. Les membres étrangers apportent une perspective différente des normes internationales d’excellence provenant de leur expérience précieuse d’autres systèmes d’évaluation par les pairs et d’autres communautés de recherche.

Les membres œuvrant au sein des secteurs public et privé canadiens apportent une perspective importante à l’évaluation des demandes. Leur participation peut contribuer à sensibiliser davantage le comité à la recherche appliquée et à l’application de concepts fondamentaux en vue de transfert de technologie ou encore, s’il y a lieu, à la commercialisation. Ces membres apportent une compréhension du potentiel d’exploitation des résultats de recherche dans les activités commerciales.

Compte tenu de la diversité de la population canadienne et du milieu de la recherche, d’autres facteurs doivent être pris en considération afin d’assurer une représentation équilibrée parmi les divers groupes, par exemple, les hommes et les femmes doivent participer au processus d’évaluation par les pairs; les divers domaines de recherche relevant d’un comité doivent être représentés adéquatement au fil des années; les diverses régions du Canada doivent participer pleinement à l’évaluation par les pairs; et chaque comité doit être en mesure d’évaluer les demandes dans les deux langues officielles du Canada.

Même si chaque comité doit représenter la communauté qu’il dessert, les membres ne sont pas des représentants de l’université, de la société ou du ministère gouvernemental auquel ils sont rattachés.

Les membres potentiels comprennent des chercheurs chevronnés, de nouveaux scientifiques ou ingénieurs de tous les secteurs et de toutes les universités, petites ou grandes, mais ne doivent pas nécessairement bénéficier de l’appui du CRSNG. Les comités de sélection des bourses doivent aussi comprendre des boursiers postdoctoraux.

Roulement

Dans le but de maintenir une certaine stabilité parmi les membres participant aux divers comités et de permettre aussi le renouvellement de ces personnes, le CRSNG a établi un système de roulement fondé sur des mandats de trois ans. La durée de ces mandats représente un juste équilibre, donnant aux membres le temps de se familiariser avec les politiques et les procédures et le temps de s’attaquer à la charge de travail. Des mandats de trois ans assurent aussi le renouvellement des membres afin que ce ne soit pas les mêmes personnes qui participent au processus d’évaluation. Autant que possible, le tiers des membres doit être remplacé chaque année. D’autres membres peuvent également être invités à participer aux travaux des comités pour de plus courtes périodes, par exemple lorsqu’une expertise particulière est requise.

Rôles et responsabilités

Le directeur ou le vice-président du programme approprié nomme les membres des comités de sélection, à la suite de l’approbation des nominations par le chef d’équipe du programme approprié. En préparant ses recommandations, le personnel doit exercer une diligence raisonnable dans la détermination de membres potentiels. Ce processus peut inclure ce qui suit, sans y être limité :

• étudier les recommandations des universités, des sociétés professionnelles et savantes, des comités de sélection et d’autres sources;
• consulter les comités de sélection (y compris les futurs présidents) pour connaître leurs besoins à court terme et à moyen terme et vérifier auprès d’eux si les personnes recommandées sont les plus indiquées;
• solliciter des références, notamment auprès du président de groupe et du président du comité permanent approprié et d’autres conseillers concernant les aptitudes des personnes pressenties.

Chaque président de comité est nommé par le CRSNG, généralement parmi les membres en fonction du comité.

Lignes directrices à l'intention des personnes qui soumettent des recommandations, des comités et du personnel du CRSNG

Il est essentiel que les comités examinent les tendances de la recherche et qu’ils accordent une attention particulière à la planification de leurs besoins en matière de compétence pour les trois prochaines années en tenant compte des pressions particulières ou des changements dans les orientations de la recherche. Il est important de recommander de nouveaux membres pour couvrir les nouveaux domaines ou les domaines prioritaires. Le remplacement d’un membre sortant par une personne du même domaine n’est pas toujours la meilleure solution.

Les points les plus importants à considérer dans la recommandation de nouveaux membres sont la renommée de la personne au sein du milieu de la recherche, son domaine de spécialisation et l’ampleur de ses centres d’intérêt, un jugement sûr et son aptitude à travailler au sein d’un comité. En plus des critères liés à la compétence et au caractère représentatif de la personne par rapport à la communauté de recherche desservie par le comité, on doit respecter les lignes directrices suivantes :

1. Chaque comité doit être en mesure d’évaluer les demandes dans les deux langues officielles du Canada. Les comités doivent comprendre assez de membres bilingues pour assurer une évaluation appropriée des demandes rédigées en français. Au moins 20 p. 100 des membres doivent être francophones².
2. Chaque comité devrait refléter la représentation hommes-femmes du milieu qu’il représente; il doit comprendre, si possible, au moins deux femmes et deux hommes.
3. La prolongation d’un mandat pour une année supplémentaire ne sera acceptée que dans des circonstances exceptionnelles, par exemple, lorsqu’un trop grand nombre de membres doivent être remplacés ou que la perte d’un membre particulier risque de compromettre l’évaluation par les pairs.
4. Les personnes qui ont déjà fait partie d’un comité de sélection peuvent être nommées de nouveau à ce comité pour en rehausser la qualité si nécessaire, ou pour suivre d’autres lignes directrices. Il devrait cependant s’écouler au moins quatre ans avant qu’un membre ne puisse être nommé de nouveau.
5. La représentation continue d’un établissement donné et particulièrement d’un même département doit être limitée ou évitée. On peut faire des exceptions si les chercheurs d’excellence ne se trouvent que dans quelques grands départements ou si d’autres lignes directrices ou les besoins du comité en termes de renommée et d’expertise des membres ne peuvent être autrement satisfaits. On peut également faire des exceptions dans des circonstances exceptionnelles (par exemple, lorsqu’un membre change d’université ou lorsque la responsabilité d’un domaine de recherche passe d’un comité à un autre). Une certaine souplesse est requise particulièrement pour les comités les plus importants. Pour les comités plus importants (16 membres ou plus), les cas de représentation continue ne devraient pas représenter plus de 10 p. 100 du nombre de membres.
6. La présence simultanée de deux personnes d’une même université, et particulièrement d’un même département, à un comité qui se réunit en assemblée plénière doit être évitée. Étant donné les lignes directrices sur les conflits d’intérêts qui interdisent aux membres de participer à l’évaluation de demandes provenant de leur propre établissement, le comité serait alors à court de deux membres pour l’évaluation des demandes de cet établissement. On peut faire des exceptions si les chercheurs d’excellence ne se trouvent que dans quelques grandes universités ou si d’autres lignes directrices ou les besoins du comité en termes de renommée et d’expertise des membres ne peuvent être autrement satisfaits. On peut également faire des exceptions dans des circonstances exceptionnelles (par exemple, lorsqu’un membre change d’université ou lorsque la responsabilité d’un domaine de recherche passe d’un comité à un autre).

Les exceptions doivent être approuvées par un vice-président. Il faut savoir faire preuve de souplesse, surtout en ce qui concerne les grands comités ou groupes.

1. On peut faire une exception pour les petits comités (de 4 à 15 membres) qui se réunissent en assemblée plénière pour la durée des des travaux. Les exceptions seront évaluées au cas par cas et doivent être justifiées. Les petits comités ou groupe de sélection qui fonctionnent selon le modèle de conférence peuvent être composés de membres provenant d’un même établissement si ces membres ne participent pas aux mêmes séances. Les membres ne doivent pas faire partie du même département.
2. Pour les grands comités (16 membres ou plus), les membres provenant d’un même établissement ne doivent pas représenter plus de 10 p. 100 des membres. Les grands comités ou groupe de sélection qui fonctionnent selon le modèle de conférence peuvent être composés de membres provenant d’un même établissement.

7. La candidature des personnes du secteur universitaire qui, au nombre de leurs fonctions, participent à des campagnes de financement pour la recherche et coordonnent des contrats de recherche, ou encore prennent part au processus de sélection des demandes de bourses d’études supérieures présentées au CRSNG, ne peut pas être considérée pour pourvoir aux postes de membres des comités de sélection, car ces fonctions les placeraient dans une situation réelle ou perçue de conflits d’intérêts. Les agents responsables des subventions de recherche, les directeurs de centres de recherche et les vice-recteurs à la recherche dans le cas des comités de sélection des subventions ainsi que les agents de liaison de bourses et les doyens d’études supérieures dans le cas des comités de bourses, ne peuvent donc proposer leur candidature. Ces personnes peuvent toutefois être considérées pour faire partie des comités permanents du CRSNG, puisque la fonction principale de ces comités est l’élaboration de politiques.
8. Les membres des comités canadiens devraient provenir de diverses régions du pays et de grands et petits établissements.
9. Les comités devraient comprendre au moins une personne, ou 10 p. 100 de leurs membres, provenant d’un établissement autre qu’une université canadienne. La représentation relative des secteurs universitaire, public et privé varie d’un comité à un autre et reflète la nature des domaines couverts par chaque comité ou le besoin de considérer l’application de résultats de recherche. Certains comités ont besoin d’une participation plus importante que d’autres de personnes de l’extérieur du réseau universitaire.
10. Les comités devraient comprendre au moins une personne, ou au moins 15 p. 100 de leurs membres (d’ici 2011), provenant d’un établissement à l’extérieur du Canada. Les Canadiens et les ex-Canadiens travaillant et vivant à l’étranger sur une base permanente constituent généralement de bons candidats au processus d’évaluation par les pairs du CRSNG et sont considérés comme des membres internationaux.
11. La candidature des personnes qui doivent répondre à des allégations officielles d’inconduite ne peut pas être prise en considération.

Date de la prochaine révision : juin 2012 (Conseil)

¹  Les comités comprennent les groupes
²  Un francophone est défini comme une personne dont la langue maternelle est le français ou qui travaille dans un environnement francophone.