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IRSC, CRSNG et CRSH

ARCHIVÉE - Processus des trois organismes pour l’examen des allégations de non-conformité avec les politiques des trois organismes

ARCHIVÉE

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Table des matières

Acronymes
Définitions
Préambule
Accessibilité
Transparence et reddition des comptes
Processus
Amélioration continue

Acronymes

CRSH – Conseil de recherches en sciences humaines du Canada

CRSNG – Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada

IRSC – Instituts de recherche en santé du Canada

PE – Protocole d’entente des trois Conseils sur les rôles et les responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales

Définitions

Dans ce document :

Les « mesures » désignent les décisions prises par les organismes en fonction des cas confirmés d’inconduite ou de non-conformité.

Les mesures prises à l’égard des chercheurs peuvent comprendre (sans toutefois s’y limiter) :

  • une lettre de réprimande;
  • une déclaration indiquant qu’un chercheur est inadmissible à présenter une demande de financement pour une période déterminée ou indéterminée;
  • la cessation des versements à venir de la subvention ou de la bourse;
  • une demande de remboursement, en tout ou en partie, des fonds déjà versés pour appuyer les travaux de recherche ou d’érudition, selon un échéancier établi;
  • l’inadmissibilité de siéger aux comités des organismes (p. ex., comités d’évaluation par les pairs, comités consultatifs).

Les mesures prises à l’égard des établissements peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter, (conformément aux modalités énoncées à l’annexe 8 du PE) :

  • la suspension temporaire du financement de programmes ou de projets particuliers jusqu’à la mise en œuvre des mesures correctives nécessaires qui ont été jugées acceptables;
  • le gel ou la fermeture du ou des comptes de subvention d’un chercheur en particulier ou de tous les comptes de subvention de l’établissement. Si les fonds de subvention servent à acquitter des dépenses contrairement aux politiques des organismes, ces fonds devront être remboursés dans le compte de subvention ou à l’organisme;
  • une déclaration indiquant qu’un établissement n’est plus admissible au financement de l’organisme.

Les « organismes » ou les « trois organismes » ou les « trois conseils » désignent les IRSC, le CRSNG et le CRSH.

Le « comité d’intégrité de l’organisme » désigne chaque comité de l’organisme chargé d’examiner les allégations de non-conformité par rapport aux politiques des trois organismes et de formuler des recommandations sur les mesures à prendre. Il s’agit d’un terme générique puisque chaque organisme a un nom précis pour son comité.

Les « politiques des organismes » comprennent, sans toutefois s’y limiter, les versions les plus récentes des documents suivants :

  • l’Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains;
  • la Politique inter-conseils sur l’intégrité dans la recherche et les travaux d’érudition;
  • les Lignes directrices en matière de recherche sur les cellules souches pluripotentes humaines;
  • les guides des subventions et des bourses des organismes;
  • le Guide d’administration financière des trois organismes;
  • le Manuel sur le soin et l’utilisation des animaux d’expérimentation du Conseil canadien de protection des animaux;
  • le Protocole d’entente sur les rôles et les responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales et les annexes s’y rapportant.

Le « plaignant » désigne la source d’une allégation.

Les « cas confirmés d’inconduite » désignent les cas d’inconduite constatés par un établissement et documentés dans un rapport d’enquête conformément aux politiques et aux processus de l’établissement et où l’organisme est satisfait que l’enquête de l’établissement a été menée d’une manière conforme aux politiques des organismes.

Le « représentant désigné de l’organisme » désigne la personne dans chaque organisme chargée de recevoir les allégations de non-conformité avec les politiques pertinentes.

Les « établissements » désignent les universités, les hôpitaux, les collèges, les instituts de recherche, les centres et les autres organisations admissibles à administrer les subventions et les bourses au nom des organismes.

Le « Protocole d’entente sur les rôles et les responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales (PE) » désigne l’entente entre le CRSNG, le CRSH, les IRSC et les établissements financés. Le PE et les annexes s’y rapportant indiquent les exigences de base auxquelles les établissements doivent satisfaire afin d’être admissibles à administrer des fonds des organismes subventionnaires et de maintenir cette admissibilité.

La « non-conformité » désigne une dérogation aux politiques pertinentes de l’organisme, notamment en ce qui concerne, sans toutefois s’y limiter, les éléments suivants :

  • l’éthique en recherche (p. ex., les travaux de recherche faisant appel à des sujets humains);
  • l’intégrité dans la recherche et les travaux d’érudition;
  • la gestion financière des fonds publics.

Le « processus » désigne les principes et le processus décrits dans le présent document.

Le « répondant » désigne la personne ou l’établissement visé par l’allégation.

Préambule

Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), à titre de sources principales de financement de la recherche universitaire, sont tenus d’observer les normes d’intégrité et d’éthique les plus élevées dans la recherche, l’érudition et la responsabilité financière, appelées « intégrité en recherche » dans le présent document.

Les organismes n’effectuent pas d’enquêtes et ne prennent aucune décision en ce qui concerne les allégations d’inconduite. Dans les cas où une enquête est justifiée, l’établissement est responsable de mener l’enquête, conformément à ses propres politiques, et de communiquer les résultats de l’enquête à l’organisme. L’organisme doit faire un suivi mensuel auprès de l’établissement afin d’obtenir des mises à jour sur l’état d’avancement de l’enquête.

Le présent document vise à servir de guide afin de traiter de manière efficace les allégations de non-conformité transmises aux organismes. Les organismes reconnaissent que ce document évoluera au fil du temps, et s’engagent à le mettre à jour de façon continue.

Le processus des organismes repose sur les principes suivants :

  • l’accessibilité;
  • la transparence et la reddition des comptes;
  • le processus;
  • l’amélioration continue.

Ces principes correspondent aux mandats respectifs, aux lois habilitantes et aux valeurs des organismes.

Accessibilité

Les organismes s’engagent à mettre en place un processus ouvert et facilement accessible pour toute personne qui fait part d’une allégation de non-conformité.

Le présent processus sera affiché dans les sites Web respectifs des organismes, dans les documents publics et dans les serveurs de listes de diffusion pertinents, selon le cas. Il doit être transmis sur demande aux employés, aux établissements, aux chercheurs, aux participants aux recherches et au public.

Les organismes doivent nommer un représentant désigné de l’organisme.

Il incombe au représentant désigné de l’organisme de communiquer directement avec la source de l’allégation et de faciliter son accès à l’organisme.

Les coordonnées des représentants désignés des organismes seront accessibles au public, de même que la documentation du processus.

Transparence et reddition des comptes

La promotion de l’intégrité en recherche est une responsabilité partagée des organismes. Les organismes s’engagent à faire en sorte qu’une hiérarchie des responsabilités soit clairement établie à tous les paliers des organismes respectifs, au besoin, pour la mise en œuvre de ce processus.

Il faut veiller à ce que les processus décisionnels liés à ce processus soient justes, ouverts et communicables et puissent satisfaire à un examen approfondi du public.

Les organismes mettront sur pied leur propre comité d’intégrité de l’organisme qui sera chargé d’examiner les allégations de non-conformité aux politiques des trois organismes qui leur ont été transmises.

Le comité d’intégrité de l’organisme peut consulter d’autres employés ou membres externes, au besoin, de façon ponctuelle.

Le comité d’intégrité de l’organisme se réunit au besoin afin d’examiner les allégations de non-conformité et de déterminer les prochaines étapes.

Dans les cas confirmés d’inconduite, les recommandations sur les mesures à prendre doivent être présentées aux membres de la haute direction ou au président de l’organisme aux fins d’approbation finale.

Les cas de mauvaise gestion financière pour lesquels il y a des preuves de fraude ou d’activité criminelle doivent être transférés aux autorités judiciaires pertinentes, conformément à la Directive sur les pertes de fonds et de biens du Conseil du Trésor.

Assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux autres lois relatives au respect de la vie privée en vigueur, le représentant désigné de l’organisme doit recueillir et consigner les données statistiques sur le nombre d’allégations (et sur le résultat des enquêtes) :

  • qui ont été reçues par l’organisme au cours d’une année donnée, ainsi que sur leur nature;
  • qui sont restées sans suite, avec les explications pertinentes;
  • qui ont été acceptées et pour lesquelles il y a eu enquête;
  • qui ont été réglées, ainsi qu’une brève caractérisation des résultats;
  • qui sont en cours.

Conformément au principe d’accessibilité, ces données statistiques doivent être affichées dans les sites Web respectifs des organismes et mises à jour annuellement, sous réserve des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des autres lois relatives au respect de la vie privée en vigueur.

Processus

Grâce à la mise en œuvre du présent processus, les organismes examineront les allégations de non-conformité de façon équitable, en temps opportun.

Les allégations sont examinées par chaque organisme afin de déterminer les prochaines étapes. Au cours de l’examen, les organismes feront, au besoin, un suivi auprès des plaignants et des établissements. En raison des restrictions de la This link will take you to another Web site Loi sur la protection des renseignements personnels, il faut indiquer aux plaignants que l’organisme ne peut fournir aucun autre renseignement concernant l’enquête ou les résultats de l’enquête.

Tel qu’il a été mentionné, les organismes n’effectuent pas d’enquêtes et ne prennent aucune décision en ce qui concerne les allégations d’inconduite. Dans les cas où une enquête est justifiée, l’établissement est responsable de mener l’enquête, conformément à ses propres politiques, et de communiquer les résultats de l’enquête à l’organisme dans les 30 jours qui suivent la fin de l’enquête.

Dès que l’organisme reçoit le rapport d’enquête et qu’il est satisfait que l’enquête et les processus de l’établissement se conforment aux politiques de l’organisme, il examine le rapport afin de déterminer les mesures à prendre. L’organisme pourrait faire un suivi auprès de l’établissement aux fins de clarification. Si l’établissement détermine qu’il n’y a pas eu d’inconduite, le dossier est fermé. Si l’établissement confirme qu’il y a eu inconduite (toutes les voies d’appel aux établissements ont été épuisées ou sont expirées), le cas est transféré au comité d’intégrité de l’organisme afin que ce dernier puisse formuler des recommandations. Si le comité ne recommande aucune mesure à l’organisme, le dossier est fermé.

Si le comité recommande des mesures à l’organisme, le représentant désigné de l’organisme doit présenter les recommandations aux membres de la haute direction ou au président de l’organisme aux fins d’approbation finale. Lorsqu’on a déterminé les mesures à prendre, le dossier est fermé et le représentant désigné de l’organisme communique avec le répondant et l’établissement.

Dans les cas où l’établissement est le répondant, les organismes doivent déterminer les mesures appropriées à prendre, au cas par cas et selon l’annexe 8 du PE.

Si l’allégation ne concerne aucun établissement, les organismes pourraient examiner le dossier et traiter directement avec les personnes concernées afin de régler la question, en ayant recours à un processus qui est conforme à celui décrit ci-dessus.

Amélioration continue

Les organismes et leurs employés s’engagent à tirer profit de leur expérience de l’examen des cas d’allégations de non-conformité, à partager les leçons apprises et les pratiques exemplaires et à continuer d’améliorer le processus. Par conséquent, le processus est un document évolutif qui devra être révisé régulièrement pour faire en sorte que les organismes puissent répondre aux allégations de non-conformité de façon juste et en temps opportun.

  1. Chaque organisme doit établir chaque année un rapport statistique et diffuser les renseignements recueillis sur les leçons apprises et les pratiques exemplaires.
  2. Le processus sera examiné tous les trois ans. Le prochain examen est prévu en 2012-2013.
  3. Les politiques connexes des organismes seront examinées et mises à jour régulièrement.

Pour obtenir de l’aide ou de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec :

IRSC
Instituts de recherche en santé du Canada
160, rue Elgin, 9e étage
Indice de l’adresse 4809A
Ottawa (Ontario) K1A 0W9
Tél. : 613-954-1383
Téléc. : 613-946-0885
Courriel : integrite.en.recherche@irsc-cihr.gc.ca

CRSNG
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
350, rue Albert
Ottawa (Ontario) K1A 1H5
Tél. : 613-996-7559y
Téléc. : 613-943-1222
Courriel :  sectr@nserc-crsng.gc.ca

CRSH
Conseil de recherches en sciences humaines du Canada
350, rue Albert
C.P. 1610
Ottawa (Ontario) K1P 6G4
Tél. : 613-992-1058
Téléc. : 613-996-4824
Courriel :  secretariat@sshrc-crsh.gc.ca

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