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Foire aux questions pour les répondants qui remplissent un rapport sur le candidat – Formulaire 201

Questions générales

  1. J’ai reçu un courriel d’un candidat qui me demande de remplir un rapport sur le candidat. Il précise la date limite pour le présenter, mais ne mentionne aucune heure. Puis-je présumer que j’ai jusqu’à minuit pour remplir et présenter ce rapport?
  2. Je ne suis pas en mesure d’évaluer le candidat. Comment dois-je m’y prendre pour l’en informer?
  3. Je ne veux pas cliquer sur le lien que j’ai reçu pour remplir en ligne le rapport sur le candidat. Le CRSNG accepte-t-il les formulaires imprimés ou joints à un courriel?
  4. Je veux commencer ou continuer à remplir un rapport sur le candidat, mais je n’ai plus accès au lien. Que dois-je faire?
  5. On m’a demandé de remplir un rapport sur le candidat, mais le temps alloué pour le faire n’est pas suffisant. Le CRSNG peut-il m’accorder une prolongation?
  6. La date limite est passée, et je n’ai pas pu remplir à temps le rapport sur le candidat. Le CRSNG accepte-t-il les rapports en retard?
  7. J’ai rempli le rapport sur le candidat, mais je ne vois pas le bouton Soumettre. Que se passe-t-il?
  8. Le candidat aura-t-il accès au rapport sur le candidat que j’aurai présenté?
  9. Pourquoi est-il important que je prévisualise mon rapport?
  10. Pour le Programme de BP, dois-je utiliser le deuxième encadré?
  11. J’ai rempli et envoyé le rapport sur le candidat, mais j’ai besoin de modifier le texte. Puis-je le ravoir?
  12. Le candidat peut-il demander une copie de mon rapport?

Questions générales

1. J’ai reçu un courriel d’un candidat qui me demande de remplir un rapport sur le candidat. Il précise la date limite pour le présenter, mais ne mentionne aucune heure. Puis-je présumer que j’ai jusqu’à minuit pour remplir et présenter ce rapport?

Malheureusement, l’invitation ne mentionne aucune heure. Or, il y a diverses dates d’échéance à prendre en compte. Le CRSNG conseille aux candidats d’indiquer à leurs répondants une date d’échéance qui est bien antérieure à la date limite de présentation des demandes afin de vous permettre de remplir et de présenter à temps le rapport sur le candidat dûment rempli (une fois que c’est fait, l’état du rapport passe à Complété dans le compte du candidat). Toutefois, la date limite pour les candidats aux BP et aux bourses ES D qui présentent leur demande directement au CRSNG est le 15 octobre avant 20 h (HE). Pour les candidats aux bourses ES D qui présentent leur demande par l’entremise d’une université canadienne, le département fixe une date limite interne pour la réception des demandes. Pour en savoir plus sur les dates limites fixées par le CRSNG, reportez-vous à la page Programme de bourses d’études supérieures du Canada Alexander-Graham-Bell – doctorat et Programme de bourses d’études supérieures du CRSNG – doctorat.

2. Je ne suis pas en mesure d’évaluer le candidat. Comment dois-je m’y prendre pour l’en informer?

Deux options s’offrent à vous. Vous pouvez envoyer un courriel directement au candidat. Vous pouvez aussi, dans le courriel d’invitation que vous avez reçu, cliquer sur le lien qui mène à la page où remplir le formulaire. Il suffit de sélectionner Que vous n’êtes pas en mesure de remplir le Rapport sur le candidat pour que le système envoie un avis au candidat. Il est important d’en informer le candidat dès que possible afin de lui laisser le temps de trouver un autre répondant.

3. Je ne veux pas cliquer sur le lien que j’ai reçu pour remplir en ligne le rapport sur le candidat. Le CRSNG accepte-t-il les formulaires imprimés ou joints à un courriel?

Non. Vous devez utiliser le lien figurant dans le courriel que vous avez reçu du candidat et respecter la marche à suivre. Ce lien est la seule façon d’avoir accès au formulaire de rapport sur le candidat. Une fois que le rapport est terminé et qu’il est transmis, le formulaire sera joint à la demande lorsqu’il aura été rempli et présenté.

4. Je veux commencer ou continuer à remplir un rapport sur le candidat, mais je n’ai plus accès au lien. Que dois-je faire?

Vous devez communiquer avec le candidat pour lui demander de vous renvoyer le courriel d’invitation. Lorsque vous l’aurez reçu, il serait utile de créer un signet pour le site au cas où vous auriez besoin d’y retourner. Une fois que vous aurez présenté le rapport, le lien ne fonctionnera plus.

5. On m’a demandé de remplir un rapport sur le candidat, mais le temps alloué pour le faire n’est pas suffisant. Le CRSNG peut-il m’accorder une prolongation?

Non. Le CRSNG conseille aux candidats d’indiquer à leurs répondants une date limite qui est bien antérieure à la date limite de présentation des demandes afin de vous permettre de présenter à temps le rapport sur le candidat dûment rempli (une fois que c’est fait, l’état du rapport passe à Complété dans le compte du candidat). Sans votre rapport, le CRSNG considérera la demande comme incomplète, et le rapport ne peut être acheminé sous pli séparé.

6. La date limite est passée et je n’ai pas pu remplir à temps le rapport sur le candidat. Le CRSNG accepte-t-il les rapports en retard?

Non. Les rapports sur le candidat ne seront acceptés en aucun cas après la date et l’heure limites.

7. J’ai rempli le rapport sur le candidat, mais je ne vois pas le bouton Soumettre. Que se passe-t-il?

Après avoir rempli le rapport sur le candidat, vous devez bien vérifier votre formulaire (tous les champs obligatoires doivent être remplis). Dans la page Accepter et envoyer, sélectionnez Vérifier. Dès que le document a été vérifié, vous devez accepter les modalités d’utilisation en sélectionnant J’accepte, ce qui vous permettra de joindre votre rapport à la demande du candidat.

8. Le candidat aura-t-il accès au rapport sur le candidat que j’aurai présenté?

Non. Le candidat ne peut prendre connaissance de ce rapport. Toutefois, il verra, dans son compte, que l’état du rapport est passé à Complété.

9. Pourquoi est-il important que je prévisualise mon rapport?

Il faut que vous prévisualisiez votre rapport avant de le présenter pour vous assurer que le texte n’est pas trop long pour l’espace prévu. Les employés du CRSNG et les membres du comité de sélection ne pourront pas voir le texte qui n’est pas visible dans le rapport prévisualisé.

10. Pour le Programme de BP, dois-je utiliser le deuxième encadré?

Non. Il n’est pas nécessaire d’utiliser le deuxième encadré, mais vous pouvez vous en servir pour formuler des commentaires supplémentaires qui n’entrent pas dans le premier. N’oubliez pas de prévisualiser votre rapport avant de le présenter.

11. J’ai rempli et envoyé le rapport sur le candidat, mais j’ai besoin de modifier le texte. Puis-je le ravoir?

Si le candidat n’a pas encore présenté sa demande au CRSNG, vous pouvez apporter des modifications à votre rapport. Communiquez avec le candidat et demandez-lui de déverrouiller le rapport afin que vous puissiez le mettre à jour et le présenter de nouveau. Il est à noter que le fait, pour le candidat, de déverrouiller un rapport ne lui permet pas d’y avoir accès. Si le candidat a déjà présenté sa demande au CRSNG, vous ne pourrez pas mettre à jour le rapport.

12. Le candidat peut-il demander une copie de mon rapport?

Oui. Après la publication des résultats du concours, le candidat peut avoir accès à une version anonymisée des rapports sur le candidat. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Renseignements personnels des Instructions relatives à la présentation d’un rapport sur le candidat.

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