Questions administratives

Propriété des articles achetés à l’aide de fonds de subvention

Tous les articles achetés à l’aide de fonds de subvention est la propriété de l’établissement et non pas du titulaire individuel. Il incombe à l’établissement, en sa qualité de propriétaire, de veiller à ce que les articles soient utilisés pour appuyer le programme de recherche du titulaire et des cotitulaires. Les décisions relativement à l’utilisation et à la gestion des articles doivent être prises conjointement par l’établissement et le titulaire ou le groupe des utilisateurs.

Afin de connaître les politiques des organismes sur la propriété de l’équipement et des installations, ainsi que les responsabilités de l’établissement à l’égard de l’équipement et des installations, consultez l’Annexe 12 : Possession d’équipement et d’installations du Protocole d’entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales des trois organismes (IRSC, CRSNG et CRSH).

Réinstallation d’un titulaire d’une subvention dans un établissement canadien admissible

Lorsqu’un titulaire se déplace d’un établissement canadien admissible à un autre, les organismes prendront en considération une demande de transfert de subventions du titulaire à condition que le titulaire ait obtenu un poste admissible à ce nouvel établissement. Si la demande est approuvée, la ou les subventions de recherche détenues à l’ancien établissement seront transférées au nouvel établissement et tous les comptes de subvention correspondants seront fermés à l’ancien établissement.

Vous trouverez des renseignements sur les documents à présenter dans la Liste de contrôle pour la réinstallation d’un titulaire d'une subvention dans un établissement canadien admissible.

Déplacement de l’appareillage ou du solde d’une subvention

Tout appareillage acheté à l’aide de fonds de subvention est la propriété de l’établissement et non du titulaire individuel. Si le titulaire passe à un autre établissement canadien et souhaite transférer le solde d’une subvention d’appareillage (appelée subvention d’outils et d’instruments de recherche au CRSNG) ou déménager de l’appareillage acheté à l’aide de fonds de subvention, l’ancien établissement peut, à sa discrétion, autoriser un tel déménagement. Les organismes encouragent l’établissement à accepter une telle demande à condition que d’autres chercheurs de l’ancien établissement n’en aient pas besoin.

Afin de connaître les responsabilités de l’établissement à l’égard du transfert d’équipement, consultez l’Annexe 12 : Possession d’équipement et d’installations du Protocole d’entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales des trois organismes (IRSC, CRSNG et CRSH).

Report de versements ou d’engagements annuels d’une subvention

La politique gouvernementale interdit aux organismes d’effectuer des versements de subventions avant que le besoin ne se manifeste. Les organismes peuvent verser seulement des fonds d’un montant correspondant en liquidités avec la période la plus rapprochée et la plus pratique des besoins de trésorerie nécessaires au projet de recherche. Le titulaire devrait demander à l’organisme de reporter le versement ou l’engagement annuel prévu pour le prochain exercice s’il a accumulé des fonds dans son compte de subvention en raison d’un ralentissement ou d’un retard dans ses travaux de recherche attribuable, par exemple, à la prise d’un congé prolongé (congé de maladie, congé de maternité ou congé parental) ou à la difficulté à embaucher du personnel, et juge que le versement ou l’engagement annuel ne seront pas nécessaires au cours de l’exercice.

Le report du versement ou des engagements annuels a pour conséquence de prolonger la période de validité de la subvention, de permettre au titulaire de réorganiser ses activités et de repousser d’un an ou deux la date de renouvellement de la subvention ou la date de présentation d’une nouvelle demande. Le total de toutes les périodes de report ne peut pas excéder deux ans. La date de fin initiale de la subvention est modifiée en conséquence.

Les IRSC permettront également à un titulaire d’une subvention d’en reporter la date de début d’au plus un an à compter de la date de début de la subvention qui est indiquée dans la description de la possibilité de financement s’il n’a pas encore résolu les problèmes associés à la demande à cette date. Pour présenter une demande de report d’un versement ou d’un engagement annuel, le titulaire de la subvention doit soumettre une demande écrite aux  IRSC aux fins d’examen.

Le report du versement ou des engagements annuels d’une subvention n’a aucune incidence négative sur l’examen de la prochaine demande de subvention. Au contraire, cela montre plutôt que le titulaire administre bien les fonds qui lui sont accordés et permet aux organismes d’appuyer d’autres chercheurs qui, sinon, n’auraient peut-être pas bénéficié de cet appui.

Les organismes pourraient, à leur seule discrétion, reporter ou retenir un versement ou des engagements subséquents d’une subvention s’ils estiment que l’accumulation de fonds dans le compte de subvention du titulaire de la subvention n’a pas été bien justifiée et que le besoin de fonds n’a pas été démontré ou que des problèmes ont été cernés au cours de la période de validité de la subvention.

Pour obtenir plus de renseignements au sujet des reports, des retenues et du report de la date de début (IRSC), communiquez avec la section de l’administration des octrois du CRSNG, du CRSH ou des  IRSC.

Cessation de la subvention

Les organismes mettront fin à une subvention lorsque le titulaire n’occupe plus un poste admissible dans un établissement admissible. Toutefois, l’organisme peut approuver le transfert de la subvention à un cotitulaire admissible ou à une autre personne admissible suggérée par l’établissement.

Les organismes peuvent mettre fin à une subvention lorsque les exigences du programme ne sont pas satisfaites (p. ex., progrès insatisfaisants, interruption des contributions du partenaire) ou lorsqu’un titulaire n’est pas en mesure d’effectuer la recherche ou les activités de recherche connexes pour lesquelles la subvention a été accordée. La date de cessation sera déterminée par les organismes.

Vous trouverez des renseignements sur les documents qui doivent être présentés dans la Liste de contrôle pour la cessation d’une subvention.

CRSH uniquement

Si le titulaire déménage dans un autre pays avant d’avoir terminé un programme ou un projet de recherche pour lequel l’établissement a reçu des fonds de subvention, l’organisme mettra fin à toute subvention individuelle du titulaire.

Congés de maternité, congés parentaux, congés de maladie ou congés familiaux pour raisons médicales aux titulaires

Vous trouverez des renseignements sur les documents qui doivent être présentés dans la Liste de contrôle pour les congés de maternité, les congés parentaux, les congés de maladie ou les congés familiaux pour raisons médicales aux titulaires de subventions.

Les politiques générales de l’établissement relatives aux congés de maternité, aux congés parentaux, aux congés de maladie et aux congés familiaux pour raisons médicales s’appliquent.

Les organismes reconnaissent qu’un congé prolongé accordé à un titulaire d’une subvention par un établissement peut avoir une incidence sur le programme de recherche d’une personne et offrent les options ci-après.

• Lorsqu’un titulaire a pris un congé prolongé, il peut demander :
  • une prolongation de la période autorisée pour utiliser les fonds du soutien accordé dans le cadre de la subvention actuelle pour une période maximale de deux ans, à condition qu’il y ait un seul titulaire (p. ex. le candidat principal désigné et aucun autre candidat principal) de la subvention (IRSC uniquement);
  • un montant couvrant les dépenses admissibles durant le congé prolongé pendant au plus un an (IRSC) et au plus deux ans (CRSNG) à un niveau de financement qui peut atteindre, mais ne doit pas dépasser le montant actuel, à condition qu’il y ait un seul titulaire (p. ex. le candidat principal désigné et aucun autre candidat principal) de la subvention (IRSC uniquement).
• Le titulaire peut reporter la présentation du renouvellement de la demande.
• Le titulaire peut participer à un concours de subvention de recherche de la façon habituelle.

IRSC uniquement

Les demandes de fonds sont assujettis à la disponibilité des fonds des IRSC et des partenaires, s’il y a lieu, et à l’approbation des IRSC.

Congés de maternité et congés parentaux payés aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux

IRSC et CRSNG uniquement

Les organismes verseront des suppléments pour congés parentaux payés à même les subventions dans les six mois suivant la naissance ou l’adoption de l’enfant aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux admissibles qui sont rémunérés à même les subventions de l’organisme et qui sont les principaux fournisseurs de soins de l’enfant.

Le supplément sera versé aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux aux taux courant de son salaire/allocation pendant une période maximale de quatre mois (CRSNG) ou de six mois (IRSC). Si les deux parents reçoivent des fonds de subvention, chacun d’eux peut se prévaloir d’une partie du congé pourvu que la durée totale des deux congés ne dépasse pas quatre mois (CRSNG) ou six mois (IRSC). Le supplément sera calculé au prorata si l’étudiant ou le boursier postdoctoral suit une formation en recherche à temps partiel. Les étudiants ou les stagiaires qui sont admissibles à l’assurance-emploi ou à d’autres suppléments de congés parentaux d’autres sources ne sont pas admissibles au supplément de congés parentaux.

Vous trouverez des renseignements sur les documents qui doivent être présentés dans la Liste de contrôle pour les congés de maternité ou les congés parentaux payés à même les subventions aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux.

IRSC uniquement

Les demandes de fonds sont assujettis à la disponibilité des fonds des IRSC et des partenaires, s’il y a lieu, et à l’approbation des IRSC.

CRSH uniquement

Les suppléments de congés parentaux ne constituent pas un poste budgétaire admissible pour les subventions du CRSH.

Congés sabbatiques

CRSNG et IRSC uniquement

Les titulaires peuvent prendre un congé sabbatique pendant une période ne dépassant pas un an sans être obligés d’en avertir l’organisme. Cependant, le titulaire ou l’établissement doit informer l’organisme lorsqu’un titulaire est en congé sabbatique pendant plus d’un an. Les titulaires continueront de recevoir leurs versements ou engagements annuels de la subvention pendant la période de congé sabbatique. Aucuns fonds additionnels ne seront accordés pour couvrir la période du congé sabbatique.

Les titulaires d’une subvention qui sont en congé pendant plus d’un an doivent passer au moins six mois par année dans un établissement canadien admissible afin de continuer d’être admissibles à détenir et à recevoir des fonds tirés de la subvention.

Les titulaires d’une subvention qui ne passent pas les six mois dans un établissement canadien admissible ne sont plus admissibles à détenir et à recevoir des fonds tirés de leur subvention (veuillez consulter la Liste de contrôle pour la cessation d’une subvention).

Vous trouverez des renseignements sur les documents à présenter dans la Liste de contrôle pour les congés sabbatiques pour les titulaires d’une subvention.

CRSNG uniquement

Les fonds pour la deuxième année de congé seront calculés au prorata à partir de la date anniversaire de la première année de congé et la portion restante sera reportée. Tous les versements ultérieurs seront gelés jusqu’à ce qu’il y ait confirmation que le titulaire est retourné à l’établissement.

CRSH uniquement

Le CRSH n’exige aucun avis de congé sabbatique des titulaires, et ceux-ci peuvent continuer à détenir et à recevoir des fonds tirés de leur subvention pendant un tel congé.

Fonds non dépensés

• Toutes les subventions versées sont réputées comme ayant un détenteur primaire, à savoir le titulaire, dont le nom figure sur l’avis de subvention.
• Toutes les subventions qui n’ont pas été renouvelées ou prolongées ou auxquelles on a mis fin, de même que toutes les subventions de projets terminés peuvent contenir des fonds non dépensés attribués dans les années antérieures ou accordés au cours de l’exercice en cours, ou ces deux possibilités. L’organisme doit ajuster le versement suivant à l’établissement en fonction des fonds de l’exercice en cours qui ne seront pas nécessaires aux fins pour lesquelles ces fonds ont été accordés, ou dans les cas où aucuns futurs versements ne sont prévus, doit demander un remboursement.

CRSNG et CRSH uniquement

• L’organisme permettra que les fonds non dépensés des années antérieures soient retenus par l’établissement selon certaines conditions définies par sa Division des finances et de l’administration des octrois. Ces fonds seront transférés au Fonds général de recherche (FGR). L’organisme s’attend à ce que le recteur ou le président de l’établissement utilise ces fonds dans le but général de rehausser la qualité des recherches en sciences naturelles et en génie ou dans le domaine des sciences sociales et humaines, selon le cas. Les fonds versés au Fonds général de recherche peuvent servir à accorder de petites subventions de démarrage aux nouveaux professeurs, une aide de transition aux professeurs qui se trouvent entre deux demandes ou des fonds supplémentaires à l’appui des travaux de professeurs, etc. Les fonds dans ces comptes doivent être utilisés dans un délai raisonnable.

IRSC uniquement

Tous les fonds non dépensés à la fin de la période autorisée pour utiliser les fonds doivent être retournés à l’organisme. Lorsque des fonds non dépensés sont retournés à l’organisme, un formulaire 300 signé précisant le solde non dépensé correspondant au montant du remboursement doit accompagner le chèque.

Les IRSC ne permettent pas le transfert de fonds excédentaires (soldes non dépensés se trouvant dans les comptes de subventions) entre établissements affiliés pendant la période de prolongation autorisée pour utiliser les fonds. Pour plus de renseignements sur le transfert des subventions aux établissements ou organismes canadiens admissibles, référez-vous à la sous-section intitulée Réinstallation d’un titulaire d’une subvention dans un établissement canadien admissible du présent guide.