Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
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Questions administratives

Propriété des articles achetés à l’aide de fonds de subvention

Tous les articles achetés à l’aide de fonds de subvention sont la propriété de l’établissement et non pas du titulaire individuel, à moins que l’organisme subventionnaire n’en convienne autrement par écrit, ou que cette pratique soit contraire à une exigence établie par la loi. Il incombe à l’établissement, en sa qualité de propriétaire, de veiller à ce que les articles soient utilisés pour appuyer le programme de recherche du titulaire et des cotitulaires. Les décisions relativement à l’utilisation et à la gestion des articles doivent être prises conjointement par l’établissement et le titulaire ou le groupe des utilisateurs.

Afin de connaître les responsabilités de l’établissement à l’égard du matériel et des installations, consultez la section 3.8, Propriété du matériel et des installations de l’This link will take you to another Web site Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.

Réinstallation d’un titulaire d’une subvention dans un établissement canadien admissible

Lorsqu’un titulaire se déplace d’un établissement canadien admissible à un autre, les organismes prendront en considération une demande de transfert de subventions du titulaire à condition que le titulaire ait obtenu un poste admissible à ce nouvel établissement. Si la demande est approuvée, la ou les subventions de recherche détenues à l’ancien établissement seront transférées au nouvel établissement et tous les comptes de subvention correspondants seront fermés à l’ancien établissement.

Vous trouverez des renseignements sur les documents à présenter dans la Liste de contrôle pour la réinstallation d’un titulaire d'une subvention dans un établissement canadien admissible.

Déplacement de l’appareillage ou du solde d’une subvention

Tout appareillage acheté à l’aide de fonds de subvention est la propriété de l’établissement et non du titulaire individuel, à moins que l’organisme subventionnaire n’en convienne autrement par écrit, ou que cette pratique soit contraire à une exigence établie par la loi. Si le titulaire passe à un autre établissement canadien et souhaite transférer le solde d’une subvention d’appareillage (appelée subvention d’outils et d’instruments de recherche au CRSNG) ou déménager de l’appareillage acheté à l’aide de fonds de subvention, l’ancien établissement peut, à sa discrétion, autoriser un tel déménagement. Les organismes encouragent l’établissement à accepter une telle demande à condition que d’autres chercheurs de l’ancien établissement n’en aient pas besoin.

Si un établissement autorise le transfert ou le prêt d’appareillage ou de fonds pour l’appareillage ou les installations à un autre établissement admissible, l’établissement principal en demeure propriétaire. Il faudra fournir une lettre d’entente confirmant la propriété de l’appareillage et des installations et les responsabilités s’y rattachant, à quelles fins l’appareillage et les installations seront utilisés et quel accès sera accordé aux chercheurs de chacun des établissements. Pour connaître les responsabilités de l’établissement relativement au transfert de fonds d’un établissement principal à un établissement secondaire, consultez la section intitulée Transfert de fonds entre établissements.

Un établissement peut transférer la propriété d’appareillage ou d’installations à un autre établissement admissible en procédant à un don ou à une vente. Une lettre d’entente de l’autre établissement s’engageant à respecter les modalités en vertu desquelles les fonds destinés à l’appareillage ou aux installations ont été accordés devrait être en place avant le transfert. Les produits de toute vente de l’appareillage acheté ou des installations mises en place à l’aide des fonds accordés par l’organisme devraient être utilisés à des fins liées à la recherche.

Afin de connaître les rôles et les responsabilités de l’établissement à l’égard du transfert d’appareillage, consultez la section 3.8, Propriété du matériel et des installations de l’This link will take you to another Web site Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.

Report de versements ou d’engagements annuels d’une subvention

La politique gouvernementale interdit aux organismes d’effectuer des versements de subventions avant que le besoin ne se manifeste. Les organismes peuvent verser seulement des fonds d’un montant correspondant en liquidités avec la période la plus rapprochée et la plus pratique des besoins de trésorerie nécessaires au projet de recherche. Le titulaire devrait demander à l’organisme de reporter le versement ou l’engagement annuel prévu pour le prochain exercice s’il a accumulé des fonds dans son compte de subvention en raison d’un ralentissement ou d’un retard dans ses travaux de recherche attribuable, par exemple, à la prise d’un congé prolongé (congé de maladie, congé de maternité ou congé parental) ou à la difficulté à embaucher du personnel, et juge que le versement ou l’engagement annuel ne seront pas nécessaires au cours de l’exercice.

Le report du versement ou des engagements annuels a pour conséquence de prolonger la période de validité de la subvention, de permettre au titulaire de réorganiser ses activités et de repousser d’un an ou deux la date de renouvellement de la subvention ou la date de présentation d’une nouvelle demande. Le total de toutes les périodes de report ne peut pas excéder deux ans. La date de fin initiale de la subvention est modifiée en conséquence.

Les IRSC permettront également à un titulaire d’une subvention d’en reporter la date de début d’au plus un an à compter de la date de début de la subvention qui est indiquée dans la description de la possibilité de financement s’il n’a pas encore résolu les problèmes associés à la demande à cette date. Pour présenter une demande de report d’un versement ou d’un engagement annuel, le titulaire de la subvention doit soumettre une demande écrite aux Le lien suivant vous amène à un autre site Web IRSC aux fins d’examen.

Le report du versement ou des engagements annuels d’une subvention n’a aucune incidence négative sur l’examen de la prochaine demande de subvention. Au contraire, cela montre plutôt que le titulaire administre bien les fonds qui lui sont accordés et permet aux organismes d’appuyer d’autres chercheurs qui, sinon, n’auraient peut-être pas bénéficié de cet appui.

Les organismes pourraient, à leur seule discrétion, reporter ou retenir un versement ou des engagements subséquents d’une subvention s’ils estiment que l’accumulation de fonds dans le compte de subvention du titulaire de la subvention n’a pas été bien justifiée et que le besoin de fonds n’a pas été démontré ou que des problèmes ont été cernés au cours de la période de validité de la subvention.

Pour obtenir plus de renseignements au sujet des reports, des retenues et du report de la date de début (IRSC), communiquez avec la section de l’administration des octrois à administrationdessubventions@nserc-crsng.gc.ca pour le CRSNG, à administrationdessubventions@sshrc-crsh.gc.ca pour le CRSH ou à expense-eligibility@cihr-irsc.gc.ca pour les IRSC.

Cessation de la subvention

Les organismes mettront fin à une subvention lorsque le titulaire n’occupe plus un poste admissible dans un établissement admissible. Toutefois, l’organisme peut approuver le transfert de la subvention à un cotitulaire admissible ou à une autre personne admissible suggérée par l’établissement.

Les organismes peuvent mettre fin à une subvention lorsque les exigences du programme ne sont pas satisfaites (p. ex., progrès insatisfaisants, interruption des contributions du partenaire) ou lorsqu’un titulaire n’est pas en mesure d’effectuer la recherche ou les activités de recherche connexes pour lesquelles la subvention a été accordée. La date de cessation sera déterminée par les organismes.

Vous trouverez des renseignements sur les documents qui doivent être présentés dans la Liste de contrôle pour la cessation d’une subvention.

CRSH uniquement

Si l’affiliation primaire du titulaire n'est plus avec un établissement canadien admissible et si la subvention ne peut être transférée à un co-titulaire admissible, l’organisme mettra fin à la subvention.

Congés de maternité, congés parentaux, congés de maladie ou congés familiaux pour raisons médicales aux titulaires de subventions

Vous trouverez des renseignements sur les documents qui doivent être présentés dans la Liste de contrôle pour les congés de maternité, les congés parentaux, les congés de maladie ou les congés familiaux pour raisons médicales aux titulaires de subventions.

Les politiques générales de l’établissement relatives aux congés de maternité, aux congés parentaux, aux congés de maladie et aux congés familiaux pour raisons médicales s’appliquent.

Les organismes reconnaissent qu’un congé prolongé accordé à un titulaire d’une subvention par un établissement peut avoir une incidence sur le programme de recherche d’une personne et offrent les options ci-après.

  • Lorsqu’un titulaire a pris un congé prolongé, il peut demander :
    • une prolongation de la période autorisée pour utiliser les fonds du soutien accordé dans le cadre de la subvention actuelle pour une période maximale d’un an (IRSC) ou de deux ans (CRSNG et CRSH), à condition qu’il y ait un seul titulaire (p. ex. le candidat principal désigné et aucun autre candidat principal) de la subvention (IRSC uniquement);
    • un montant couvrant les dépenses admissibles durant le congé prolongé pendant au plus un an (IRSC) et au plus deux ans (CRSNG) à un niveau de financement qui peut atteindre, mais ne doit pas dépasser le montant actuel, à condition qu’il y ait un seul titulaire (p. ex. le candidat principal désigné et aucun autre candidat principal) de la subvention (IRSC uniquement).
  • Le titulaire peut reporter la présentation du renouvellement de la demande.
  • Le titulaire peut participer à un concours de subvention de recherche de la façon habituelle.

IRSC uniquement

Les demandes de fonds sont assujetties à la disponibilité des fonds des IRSC et des partenaires, s’il y a lieu, et à l’approbation des IRSC.

Congés de maternité et congés parentaux payés aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux

IRSC et CRSNG uniquement

Les organismes verseront des suppléments pour congés parentaux payés à même les subventions dans les six mois suivant la naissance ou l’adoption de l’enfant aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux admissibles qui sont rémunérés à même les subventions de l’organisme et qui sont les principaux fournisseurs de soins de l’enfant.

Le supplément sera versé aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux selon le taux actuel de leur salaire ou de leur traitement pendant au plus six mois. Si les deux parents reçoivent des fonds de subvention, chacun d’eux peut se prévaloir d’une partie du congé pourvu que la durée totale des deux congés ne dépasse pas six mois. Le supplément sera calculé au prorata si l’étudiant ou le boursier postdoctoral suit une formation en recherche à temps partiel. Les étudiants ou les stagiaires qui sont admissibles à l’assurance-emploi ou à d’autres suppléments de congés parentaux d’autres sources ne sont pas admissibles au supplément de congés parentaux.

Vous trouverez des renseignements sur les documents qui doivent être présentés dans la Liste de contrôle pour les congés de maternité et/ou les congés parentaux payés à même les subventions aux étudiants et aux stagiaires postdoctoraux.

IRSC uniquement

Les demandes de fonds sont assujettis à la disponibilité des fonds des IRSC et des partenaires, s’il y a lieu, et à l’approbation des IRSC.

CRSH uniquement

Les suppléments de congés parentaux ne constituent pas un poste budgétaire admissible pour les subventions du CRSH.

Congés sabbatiques ou de recherche

On trouvera l’information relative aux documents à présenter dans la Liste de contrôle pour les congés sabbatiques ou de recherche pour les titulaires d’une subvention.

Les titulaires peuvent prendre un congé sabbatique ou un congé de recherche pendant une période ne dépassant pas un an sans être obligés d’en avertir l’organisme. Cependant, le titulaire ou l’établissement doit informer l’organisme lorsqu’un titulaire est en congé sabbatique ou en congé de recherche pendant plus d’un an. Les titulaires continueront de recevoir leurs versements ou engagements annuels de la subvention pendant la période du congé sabbatique ou du congé de recherche. Aucuns fonds additionnels ne seront accordés pour couvrir la période du congé sabbatique ou du congé de recherche.

IRSC uniquement

Les titulaires d’une subvention qui sont en congé pendant plus d’un an doivent passer au moins six mois par année dans un établissement canadien admissible afin de continuer d’être admissibles à détenir et à recevoir des fonds tirés de la subvention. Les titulaires d’une subvention qui ne passent pas les six mois dans un établissement canadien admissible ne sont plus admissibles à détenir et à recevoir des fonds tirés de leur subvention (veuillez consulter la Liste de contrôle pour la cessation d’une subvention).

CRSNG et CRSH uniquement

Les titulaires de subvention qui sont en congé sabbatique ou de recherche (payé ou non) pendant plus d’un an ne sont plus admissibles à détenir et à recevoir des fonds de leur subvention, et celle-ci prendra fin. Remarque : Au moins une année doit s’écouler entre deux congés sabbatiques ou de recherche pour qu’une subvention se poursuive.

Transfert de fonds entre établissements

Un transfert de fonds survient habituellement lorsqu’un établissement principal, ayant reçu directement des fonds d’un organisme, transfère, avec l’autorisation du titulaire de la subvention, une partie ou la totalité de ces fonds à un établissement secondaire dans le but de faciliter la collaboration de recherche entre un titulaire de subvention et le cotitulaire de l’établissement secondaire et dans le cas des IRSC, entre le titulaire et des collaborateurs, du personnel de recherche ou des co-chercheurs principaux de l’établissement secondaire.

Le transfert des fonds de recherche peut se faire selon deux scénarios différents. Dans le premier scénario, le transfert se fait entre un établissement principal admissible et un établissement secondaire admissible. Dans le cadre du deuxième scénario, le transfert se fait entre un établissement principal admissible et un établissement secondaire non admissible (IRSC et CRSH uniquement). Les transferts de subventions incluent les transferts de fonds et de responsabilités. Les factures, les contrats et les avances comptables ne sont pas considérés comme des transferts de subventions.

Pour être admissible, un établissement doit satisfaire aux critères d’admissibilité au financement de l’organisme et signer l’This link will take you to another Web site Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche.

Un établissement principal admissible est celui qui reçoit directement les fonds de subvention. Un établissement secondaire est celui auquel les fonds doivent être transférés. Il peut s’agir d’un établissement admissible ou non.

Le CRSNG et le CRSH ne permettent pas les transferts de fonds à des collaborateurs. Les IRSC permettent ces transferts et définissent le terme collaborateur comme une personne dont le rôle est d’offrir un service spécial (p. ex., l’accès à de l'équipement, la fourniture de réactifs particuliers, la formation dans une technique spécialisée, l’analyse statistique, l’accès à un groupe de patients ou autre) dans le cadre d’un projet ou d’un programme de recherche et qui peut obtenir un remboursement à même la subvention pour les coûts réels entraînés par la prestation du service.

En cas de transfert à un établissement secondaire admissible, ce dernier assume les responsabilités de l’établissement principal relativement aux fonds de la subvention ou de la bourse à transférer. Un établissement principal qui transfère des fonds à un établissement secondaire non admissible conserve toutes les responsabilités et obligations redditionnelles relatives aux fonds. L’établissement principal doit également examiner et fusionner le formulaire 300 et veiller à produire une lettre d’entente avec l’établissement secondaire avant de transférer les fonds.

Transfert de fonds d’un établissement principal à un établissement secondaire admissible

À la demande du titulaire de la subvention, l’établissement principal qui souhaite transférer des fonds à un établissement secondaire admissible doit obtenir une lettre d’entente de transfert de fonds signée par l’établissement secondaire dans laquelle les deux parties s’engagent à respecter certaines obligations. On trouvera l’information relative à la lettre d’entente de transfert de fonds et aux exigences à respecter dans la Liste de contrôle pour le transfert de fonds d’un établissement principal à un établissement secondaire admissible.

Transfert de fonds d’un établissement principal à un établissement secondaire non admissible (IRSC et CRSH uniquement)

Un nombre croissant de titulaires de subvention mènent la recherche avec des chercheurs, des étudiants et du personnel de recherche affiliés à des établissements secondaires non admissibles. Ce type de transfert (IRSC et CRSH uniquement) reconnaît la légitimité du transfert de fonds d’établissements principaux à des établissements secondaires non admissibles, à la condition que ces transferts soient effectués de manière responsable et suivent de bonnes pratiques de gestion financière, pour lesquelles les normes minimales sont décrites dans la présente politique.

La responsabilité première de l’établissement principal consiste à utiliser et à surveiller les fonds transférés à un établissement secondaire non admissible. Toutefois, cette responsabilité doit être partagée entre l’établissement principal et l’établissement secondaire non admissible selon les modalités de la lettre d’entente de transfert de fonds.

L’établissement principal qui souhaite transférer des fonds à un établissement secondaire non admissible doit obtenir une lettre d’entente de transfert de fonds signée par l’établissement secondaire non admissible, où les deux parties s’engagent à respecter certaines obligations. On trouvera l’information relative à la lettre d’entente de transfert de fonds et aux exigences à respecter dans la Liste de contrôle pour le transfert de fonds d’un établissement principal à un établissement secondaire non admissible (IRSC et CRSH uniquement).

Fonds non dépensés

Toutes les subventions versées sont réputées comme ayant un détenteur primaire, à savoir le titulaire, dont le nom figure sur l’avis de subvention.

Toutes les subventions qui n’ont pas été renouvelées ou prolongées ou auxquelles on a mis fin, de même que toutes les subventions qui visent des projets qui ont été menés à bien peuvent contenir des fonds non dépensés attribués dans les années antérieures ou accordés au cours de l’exercice en cours, ou ces deux possibilités. Elles peuvent également inclure les subventions pour l’appareillage ou l’établissement d’installations qui peuvent contenir des fonds non dépensés. L’organisme devra ajuster le versement suivant à l’établissement en fonction des fonds de l’exercice en cours qui ne seront pas nécessaires aux fins pour lesquelles ces fonds ont été accordés, ou demander un remboursement si aucun futur versement n’est prévu.

CRSNG et CRSH uniquement

L’organisme permettra que les fonds non dépensés des années antérieures soient retenus par l’établissement selon certaines conditions définies par sa Division des finances et administration des octrois. Ces fonds seront transférés au Fonds général de recherche (FGR). Il autorisera également le transfert au FGR des produits de toute vente de l’appareillage acheté ou des installations établies à l’aide des fonds qu’il a accordés. L’organisme s’attend à ce que l’établissement utilise ces fonds dans le but général de rehausser la qualité des recherches en sciences naturelles et en génie ou dans le domaine des sciences sociales et humaines, selon le cas. Les fonds versés au FGR peuvent servir à accorder de petites subventions de démarrage aux nouveaux professeurs, une aide de transition aux professeurs qui se trouvent entre deux demandes ou des fonds supplémentaires à l’appui des travaux de professeurs. Les fonds dans ces comptes doivent être utilisés dans un délai raisonnable.

Vous trouverez des renseignements supplémentaires dans les This link will take you to another Web site Lignes directrices du Fonds général de recherche (CRSNG et CRSH uniquement).

Conditions requises pour transférer des fonds non dépensés vers le FGR

Les fonds non dépensés considérés comme des soldes résiduels* des subventions dont la période de validité a pris fin et qui n’ont pas été renouvelées ou prolongées sont admissibles à être transférés au FGR de leur établissement avec l’autorisation écrite des organismes (CRSNG et CRSH). Il en va de même pour les subventions auxquelles l’organisme a mis fin pour une raison ou une autre avant la fin de la période de validité de la subvention.

Remarque importante : Les transferts au FGR sont autorisés par les organismes aux conditions suivantes :

  • le montant à transférer correspond à la définition de solde résiduel;
  • l’établissement a terminé l’exercice de rapprochement annuel des subventions actives en présentant les états des dépenses (formulaire 300).

* Un solde résiduel est un montant qui correspond à 50 % ou moins de la subvention octroyée. Tout montant supérieur est considéré comme une subvention non dépensée et un remboursement est exigé.

Exceptions

Il existe certains programmes pour lesquels les fonds non dépensés des subventions ne sont pas admissibles à être transférés au FGR. Le cas échéant, un remboursement est exigé.

Communiquer avec les organismes pour toute question concernant les fonds non dépensés des subventions qui ne peuvent pas être transférés au FGR.

Des mécanismes sont en place pour permettre aux titulaires d’une subvention de planifier efficacement leur budget avant la fin de la période de validité de la subvention. Consultez à ce sujet la section Report de versements ou d’engagements annuels d’une subvention.

IRSC uniquement

Tous les fonds non dépensés à la fin de la période autorisée pour utiliser les fonds doivent être retournés à l’organisme. Lorsque des fonds non dépensés sont retournés à l’organisme, un formulaire 300 signé précisant le solde non dépensé correspondant au montant du remboursement doit accompagner le chèque.

Les IRSC ne permettent pas le transfert de fonds excédentaires (soldes non dépensés des comptes de subventions) entre établissements affiliés pendant la période de prolongation autorisée pour utiliser les fonds. Pour plus de renseignements sur le transfert des subventions aux établissements ou organismes canadiens admissibles, référez-vous à la sous-section intitulée Réinstallation d’un titulaire d’une subvention dans un établissement canadien admissible du présent guide.

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