Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
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Rapports et pièces justificatives

Activités de recherche

Il se peut que des rapports d’activités de recherche, un rapport d’étape ou un rapport final, soient exigés dans le cas de certaines subventions. Pour prendre connaissance des exigences particulières propres à chaque programme, reportez-vous à la description du programme.

Rapports financiers

  • Les établissements sont tenus de présenter à l’organisme un état des dépenses annuel, signé par le représentant officiel désigné par l’établissement, relativement à chaque subvention pour l’exercice prenant fin le 31 mars de chaque année en utilisant le formulaire 300, Subventions de recherche – État des dépenses, de l’organisme.
  • Si la copie du formulaire 300 qui a été envoyée à l'organisme n'a pas été signée par le titulaire de la subvention, l'établissement doit alors conserver une copie du formulaire 300 signée par le titulaire de la subvention.
  • En plus du formulaire 300 du titulaire, chaque établissement doit passer en revue un rapport de rapprochement fourni par la division des finances de l’organisme. L’établissement doit retourner le formulaire 300 du titulaire de même que le rapport de rapprochement avant le 30 juin pour l’exercice se terminant le 31 mars.
    Remarque :
    Les établissements qui présentent le formulaire 300 et qui examinent le rapport de rapprochement fourni par la division des finances de l’organisme à l’aide du système de présentation et de rapprochement des données financières (PRDF) ne sont pas tenus de présenter un rapport de rapprochement.
  • Les établissements sont tenus de soumettre d’autres rapports financiers si l’organisme l’exige.

Pièces justificatives

Pour chaque subvention, l’établissement ou le titulaire de la subvention doit maintenir des dossiers complets et précis sur l’utilisation du financement accordé par l’organisme, y compris des pistes de vérification vérifiables, ainsi que des documents justificatifs complets pour chaque opération, et ce, pendant une période d’au moins sept ans.

Il incombe au titulaire d’autoriser les dépenses imputées conformément aux exigences et aux modalités des subventions et aux politiques de l’établissement ou de l’organisme. Aucune autre partie ne peut initier ni autoriser des dépenses imputées sans que le titulaire n’ait autorisé une telle dépense par écrit. Toutes les demandes doivent porter la signature du titulaire ou de son représentant. Les signatures permettent de confirmer :

  • que toutes les dépenses figurant sur la demande ont servi aux fins pour lesquelles la subvention a été accordée;
  • que toutes les dépenses figurant sur la demande sont des dépenses admissibles;
  • que tous les biens ou services ont été reçus;
  • que les montants compris n’ont pas fait l’objet d’une demande de remboursement auprès d’autres sources;
  • que les remboursements de dépenses reçus d’autres sources ou établissements doivent être divulgués à l’établissement responsable.

Les titulaires doivent être en mesure de fournir des documents justificatifs pour toutes les dépenses imputées à leur compte de subvention. Si le lien entre les dépenses et les coûts directs de la recherche n’est pas clair dans les documents justificatifs, des renseignements ou des explications supplémentaires doivent être fournis pour démontrer que les dépenses constituent des coûts directs de la recherche financée.

Il faut notamment bien expliquer le lien avec les dépenses suivantes :

  • les salaires ou les paiements versés au personnel de recherche :
    • les registres signés relatifs au personnel rémunéré à même des subventions, y compris le nom des personnes, les catégories, les niveaux de rémunération et le lien avec la subvention;
    • la durée de l’appui accordé à chacune d’elles;
    • les renseignements sur les avantages sociaux accordés et les calculs appropriés.
  • les appareils et les fournitures :
    • les factures des fournisseurs comportant des renseignements sur les achats;
    • le prix d’achat.
  • les allocations pour frais et les frais partagés :
    • les documents indiquant le montant exact des dépenses imputées;
    • la méthode de calcul ou d’attribution;
    • l’autorisation du titulaire en ce qui concerne les frais imputés.
  • la représentation à des fins de réseautage et pour des activités liées à la recherche :
    • les documents indiquant la date de l’activité;
    • le nombre de participants;
    • l’objectif de l’activité;
    • la signature du directeur de département ou du doyen pour les dépenses d’accueil pour lesquelles le remboursement est demandé par le titulaire de la subvention;
  • les incitatifs payés pour le recrutement et la participation à la recherche :
    • les factures des fournisseurs indiquant en détail les achats effectués en vue d’offrir des incitatifs;
    • la demande à un comité d’éthique de la recherche expliquant en détail le plan d’incitation (méthode de distribution, valeur des incitatifs, nombre de personnes qui en bénéficieront);
    • l’approbation de l’incitatif par le comité d’éthique de la recherche;
    • la preuve de paiement des incitatifs (p. ex., reçus signés, liste codée des bénéficiaires, attestation du chercheur ou d’autres personnes visées par le versement de l’incitatif).

Les personnes qui présentent une demande de remboursement pour des frais de déplacement tirés à même une subvention doivent remplir une demande distincte pour chaque voyage. Les demandes de remboursement de frais de déplacement doivent aussi être conformes aux politiques et procédures normalisées sur les déplacements de l’établissement du titulaire. Dans le cas des demandeurs autres que le titulaire, il y a lieu de préciser l’appartenance au groupe de recherche du titulaire. Si les déplacements ont été effectués par un étudiant, la demande de remboursement des frais de déplacement doit être signée par le titulaire. Si les déplacements ont été effectués par le titulaire ou un chercheur invité, la demande de remboursement doit être contresignée par le directeur du département ou le doyen pour confirmer la pertinence du déplacement relativement à la recherche financée.

La demande de remboursement de frais de déplacement doit comprendre l’information suivante :

  • l’objectif du voyage et le rapport avec la recherche appuyée;
  • les dates et les destinations (personnes ou lieux visités);
  • la documentation d’appui officielle (p. ex., prospectus ou programme précisant les dates des conférences ou des ateliers);
  • des détails sur les demandes de remboursement quotidiennes des dépenses reliées à ces visites;
  • des précisions sur tout véhicule utilisé;
  • les reçus d’origine, p. ex., les factures d’hôtel, les contrats de location de véhicules (les bordereaux de cartes de crédit ou les messages de confirmation de réservations ne sont pas des reçus valides);
  • les reçus d’origine des billets d’avion et les cartes d’embarquement (le cas échéant) ou toute autre pièce justificative attestant les frais de déplacement pour lesquels on demande le remboursement (p. ex., attestation écrite du titulaire de la subvention).
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