Responsabilités et obligation de rendre compte

Rôles et responsabilités

L’administration des fonds accordés par un organisme relève du titulaire de la subvention, de l’établissement et de l’organisme. Pour plus de détails sur l’administration des fonds accordés, consultez le Protocole d'entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales.

Conformément aux lois et aux politiques fédérales concernant les subventions, l’organisme vérifie l’admissibilité des candidats à une subvention.

Les subventions sont accordées à des chercheurs universitaires admissibles et sont administrées par l’entremise des systèmes d’administration de l’établissement. Le titulaire autorise les dépenses conformément aux politiques et aux exigences de l’organisme, telles qu’elles sont définies dans le guide de programme pertinent de l’organisme qui est publié dans son site Web, ou telles qu’elles sont précisées à titre de modalités d’une subvention, et aux politiques de l’établissement. Personne ne peut initier ni autoriser des dépenses imputées à un compte de subvention sans obtenir l’autorisation déléguée du titulaire.

Chaque établissement définit des politiques, des contrôles et des systèmes pertinents afin d’assurer le respect des politiques et des exigences de l’organisme. L’établissement est investi du droit et de la responsabilité de refuser l’approbation des dépenses proposées par un titulaire si celles-ci contreviennent aux exigences de l’organisme ou aux politiques de l’établissement et, si cela convient, peut demander conseil à l’organisme ou lui demander de se prononcer sur l’admissibilité des dépenses.

Les procédures relatives à l’administration, au personnel et à la comptabilité doivent être conformes aux normes, aux pratiques et aux politiques de l’établissement du titulaire.

Dérogation aux activités ou au budget proposés, ou les deux

Il y a lieu de respecter toutes les modalités précisées dans l’avis de subvention officielle et dans les exigences pertinentes du programme. À moins d’avis contraire, les titulaires peuvent en général déroger aux activités ou aux calendriers de recherche proposés, ou les deux. Par ailleurs, ils ne sont pas tenus de respecter à la lettre l’attribution des fonds définie dans la demande aussi longtemps qu’ils utilisent leur subvention aux fins générales pour lesquelles elle avait été accordée à l’origine. 

Surveillance financière des comptes

Des représentants des organismes se rendront périodiquement dans les établissements afin :

• d’évaluer si les titulaires disposent des outils financiers ou administratifs nécessaires pour gérer de façon convenable et efficace leurs fonds provenant des subventions;
• de passer en revue l’efficacité des procédures, des contrôles et des systèmes en place dans l’établissement afin de veiller au respect des politiques et des exigences de l’organisme et à ce que les fonds soient gérés de façon saine;
• de passer en revue les dépenses des comptes de subvention afin de vérifier si elles ont été effectuées conformément aux politiques et aux exigences établies et aux fins générales prévues;
• de partager et de diffuser de l’information sur les politiques, les exigences et les attentes relatives à la responsabilité financière.

Non-respect

Le non-respect des exigences dont les grandes lignes ont été dressées dans les guides pertinents des organismes, qui sont publiés dans leur site Web, pourrait entraîner le gel ou la fermeture du ou des comptes de subvention d’un titulaire. Si les fonds de subvention servent à acquitter des dépenses qui vont à l’encontre des politiques des organismes, ces fonds doivent être remboursés dans le compte de subventions ou à l’organisme. Dans les cas où les titulaires ne tiennent pas compte des exigences présentées dans les guides des organismes, dans les politiques organisationnelles ou dans les principes de saine gestion financière, l’organisme peut alors décider de prendre certaines mesures, notamment mettre fin à la subvention ou interdire au chercheur de présenter à l’avenir une demande de financement.

Dans les cas d’allégation de non-respect des dispositions du Guide d’administration financière des trois organismes, le Processus des trois organismes pour l’examen des allégations de non-conformité avec les politiques des trois organismes s’applique.

Les cas de mauvaise gestion financière pour lesquels il y a des preuves de fraude ou d’activité criminelle sont transférés aux autorités judiciaires pertinentes, conformément à la  Directive sur les pertes de fonds et de biens du Conseil du Trésor.

Reconnaissance

L’appui accordé par les organismes pour la recherche constitue un investissement de la part des contribuables canadiens. La responsabilité de l’organisme en ce qui a trait à l’utilisation des fonds de subvention comprend l’obligation d’informer le public du nom des personnes qui reçoivent un soutien, du type de recherche qui sera effectué et de la façon dont les fonds seront administrés.

Les titulaires sont tenus de reconnaître l’appui de l’organisme dans les publications découlant des recherches subventionnées, dans les documents de conférences et de congrès ainsi que sur l’appareillage et dans les installations achetés ou mis au point grâce aux fonds de subvention.

Propriété intellectuelle et brevets

Les organismes :

• ne détiennent ni ne revendiquent aucun droit de propriété intellectuelle ou d’exploitation relativement à toute propriété intellectuelle, tout droit d’auteur ou toute invention découlant de la recherche financée par les organismes;
• ne portent pas de jugement sur la réussite commerciale possible de la recherche.

L’établissement doit divulguer aux titulaires de subvention ses politiques sur les droits de propriété intellectuelle et sur la propriété des résultats découlant de la recherche qu’il appuie. Cette exigence en matière de divulgation ne vise pas à remplacer les politiques de divulgation déjà en vigueur à l’établissement.

Si les titulaires décident de commercialiser des résultats de la recherche, y compris toute initiative en partenariat, ils doivent respecter les politiques de l’établissement et de l’organisme régissant l’attribution des droits de propriété intellectuelle.

Les bénéficiaires de financement du CRSNG doivent se conformer à la Politique sur la propriété intellectuelle du CRSNG.

Les bénéficiaires de financement du CRSH doivent se conformer à la  Politique sur la propriété intellectuelle et droits d'auteurs du CRSH.

Les bénéficiaires de financement des IRSC doivent se conformer aux  exigences en matière de propriété intellectuelle et de brevets des IRSC.

Archivage des données de recherche (CRSH et IRSC uniquement)

CRSH uniquement

Le CRSH s’est engagé à respecter le principe selon lequel les données de recherche recueillies à l’aide de fonds de subvention sont du domaine public. Par conséquent, le CRSH a adopté une politique visant à faciliter l’accès à ces données pour les autres chercheurs. Tous les bénéficiaires de financement du CRSH doivent se conformer à la  Politique du CRSH sur l'archivage des données de recherche.

IRSC uniquement

Les titulaires de subventions doivent consigner les coordonnées bioinformatiques, atomiques et moléculaires dans les bases de données publiques appropriées immédiatement après la publication des résultats de la recherche (p. ex., consigner les séquences d’acides nucléiques dans GenBank). Voir l’  Annexe de cette politique pour des exemples de produits de recherche et bases de données ou dépôts correspondants publiquement accessibles.

À l’instar de la majorité des établissements, les IRSC exigent aussi que les données soient conservées. Les titulaires de subventions doivent conserver les ensembles de données originaux découlant de la recherche financée par les IRSC pendant un minimum de cinq ans après la fin de la subvention. Cette exigence s’applique à toutes les données, publiées ou non. L’établissement du titulaire de la subvention et le comité d’éthique de la recherche peuvent avoir des politiques et des pratiques additionnelles à respecter en ce qui a trait à la préservation, à la conservation et à la protection des données de recherche.

Propriété des collections et spécimens

Les collections de spécimens animaux, botaniques, géologiques ou de cultures ou les artéfacts archéologiques (collections) qui sont recueillis par un titulaire à l’aide de fonds de subvention sont la propriété de l’établissement. Ces collections obtenues avec les fonds de subvention des organismes seront mises à la disposition du milieu de la recherche. De telles collections devraient être déposées le plus tôt possible dans un dépôt approprié.

Les titulaires de subvention sont tenus de respecter toutes les lois ainsi que le Cadre à l’intention des chercheurs travaillant avec les collections universitaires des trois organismes. En cas de conflit entre la loi et les politiques de l’organisme, la loi aura préséance.

L’organisme ne vise pas à restreindre les procédures normalisées et reconnues d’échange d’appareillage et de spécimens entre les titulaires de subvention et les établissements, mais plutôt à veiller à les conserver en bon état et à en assurer l’accessibilité future.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le soin approprié, l’entretien, la propriété et le transfert possible des collections universitaires, consultez le Cadre à l’intention des chercheurs travaillant avec les collections universitaires.