Utilisation des subventions

Principes généraux

Le candidat principal ne doit détenir aucun intérêt financier ou personnel, direct ou indirect, dans les transactions imputables à une subvention du CRSNG.

Les fonds du programme PromoScience doivent aider à couvrir les frais directs des programmes ou des activités de l’organisme. De son côté, l’organisme doit assumer les coûts indirects ou frais généraux, tels que les coûts des installations et des services de base, les dépenses liées à l'achat et à la réparation du matériel de bureau, les frais d’administration, les primes d’assurance pour l’appareillage et les véhicules, de même que les frais liés aux appareils de communication de base comme les téléphones et les télécopieurs.

Les fonds doivent être utilisés d’une manière efficace et économique, et les dépenses doivent être essentielles à la prestation des activités ou des programmes visés par la subvention.

Le CRSNG compte sur les politiques des organismes concernant l’intégrité et les conflits d’intérêts pour assurer l’utilisation des fonds publics selon les exigences en matière de responsabilité et d’imputabilité. L’organisme a le droit et la responsabilité de refuser d’approuver une dépense proposée par le candidat principal qui n’est pas conforme aux exigences du CRSNG ou aux politiques de l’organisme.

Les organismes qui désirent utiliser leurs fonds d’une manière qui n’est pas décrite de façon explicite dans les lignes directrices ou les exigences du CRSNG doivent communiquer au préalable avec un agent d’administration des octrois du CRSNG par téléphone au 613-995-2694 ou par courriel à awdad@nserc-crsng.gc.ca.

Étant donné qu’il n’est pas possible d’établir des lignes directrices ou des règlements pour tout genre de transaction touchant les fonds du CRSNG, il incombe aux organismes de faire preuve d’un jugement éclairé en tout temps.

En l’absence d’une politique explicite du CRSNG, la politique de l’organisme s’applique, par exemple, en ce qui a trait aux taux quotidiens pour les déplacements. Cependant, lorsqu’une politique du CRSNG et une politique de l’organisme coexistent, la politique du CRSNG doit également être respectée.

Dépenses admissibles

Les lignes directrices suivantes ont été établies pour aider les organismes dans leur interprétation de ce qui constitue une utilisation acceptable des fonds publics. À noter que la liste d’exemples n’est pas exhaustive.

Rémunération

• Les salaires*, de même que les avantages sociaux non discrétionnaires** afférents prévus par les gouvernements fédéral et provincial ainsi que par l’organisme, se rapportant aux employés de l’organisme et à d’autres membres du personnel (c.-à-d. les étudiants, les techniciens);
• Les salaires pour le travail de bureau associé directement à la prestation du programme;
• Les honoraires des experts-conseils.

à l’exception des éléments suivants :

• Les frais d’administration (ou de gestion);
• Les indemnités de départ discrétionnaires ou forfaitaires.

* Le CRSNG s’en remet aux exigences de l’Agence du revenu du Canada à cet égard.

** Au nombre des avantages sociaux non discrétionnaires de l’organisme figurent normalement les régimes d’assurance-invalidité de courte et de longue durée, d’assurance-vie, de retraite, de soins médicaux, de soins de la vue, de soins dentaires et les congés parentaux. Les avantages sociaux non discrétionnaires de l’organisme ne doivent pas contrevenir aux lignes directrices du CRSNG.

Frais de déplacement et de séjour

• Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) comprennent les menues dépenses raisonnables engagées par le personnel de l’organisme aux fins de la prestation et de la promotion des programmes;
• Les frais de déplacement et de séjour des participants aux programmes ou aux activités;
• Les frais de voyage aérien correspondant au tarif le plus bas et ne devant pas être supérieurs au plein tarif de classe économique;
• Les frais liés aux soins aux enfants d’une mère allaitante ou d’un chef de famille monoparentale pendant les déplacements. Dans le cas d’un chef de famille monoparentale, le montant admissible se limite aux dépenses engagées pour les soins prodigués aux enfants en dehors des heures normales de travail pendant les déplacements. Les dépenses admissibles d’une mère allaitante qui voyage en compagnie d’une gardienne se limitent aux frais liés aux soins aux enfants habituellement prévus;
• Les primes d’assurance-annulation de voyage;
• L’assurance-maladie de voyage des membres du personnel de l’organisme, si de tels avantages ne leur sont pas offerts par leur organisme ou d’autres sources.

à l’exception des éléments suivants :

• Les frais de déplacement entre la résidence et le lieu de travail ou entre deux lieux de travail du candidat principal ou du personnel de l’organisme;
• Le coût des billets d’avion achetés avec des points d’un programme personnel pour grands voyageurs.

Appareillage, fournitures et communications

• L’appareillage et les fournitures directement liés à la prestation du programme;
• La garantie prolongée des appareils;
• Les frais d’entretien et de fonctionnement des appareils et des véhicules;
• Les frais liés aux ordinateurs, aux modems, à des logiciels spécialisés et au matériel informatique nécessaires à la prestation du programme, si ceux-ci ne sont pas habituellement fournis par l’organisme. Les frais doivent être adéquatement justifiés;
• Les frais mensuels d’utilisation du réseau Internet, seulement lorsque le service est requis pour les besoins de la prestation du programme et qu’il n’est habituellement pas fourni gratuitement par l’organisme;
• Les frais liés aux téléphones cellulaires ou aux téléphones intelligents, si ceux-ci sont nécessaires à la prestation du programme ou à la sécurité des employés. Les frais doivent être adéquatement justifiés.

à l’exception des éléments suivants :

• Les accessoires de bureau (trombones, stylos, chemises, blocs-notes, reliures à anneaux, agendas, corbeilles à papier, etc.);
• Les frais mensuels de location ou de raccordement de téléphones;
• Les frais de raccordement ou d’installation de lignes (téléphoniques ou autres);
• Les frais liés au service de messagerie vocale;
• Les frais liés à la location ou à l’achat de téléphones cellulaires et d’assistants numériques personnels (BlackBerry^MD, Palm^MD Pilot, Pocket PC, etc.), y compris le coût des plans de service et les frais d’appels interurbains ou locaux;
• Les primes d’assurance pour l’appareillage et les véhicules;
• Les frais de construction, de rénovation ou de location de bureaux ou d’installations auxiliaires.

Diffusion

• Les frais de publicité et de distribution;
• Les frais de production des documents;
• Les frais d’élaboration de renseignements offerts par l’entremise d’un site Web, ce qui comprend les frais de maintenance du site;
• Les frais de publication d’articles, y compris les frais pour assurer l’accès libre aux résultats (p. ex., les coûts de publication dans une revue à accès libre ou les coûts engagés pour permettre le libre accès à un article);
• Les frais de traduction associés aux activités appuyées par le programme PromoScience;
• Les frais liés à la tenue d’un atelier ou d’un séminaire dont les activités se rapportent directement à la promotion des sciences et du génie (ce qui comprend le coût des boissons non alcoolisées ou du repas).

Divers

• Les coûts des récompenses et des prix;
• Les coûts de formation professionnelle ou de perfectionnement du personnel en vue de la prestation des programmes;
• Les frais liés à l’achat de livres, de fournitures de bureau et de services d’information;
• Les frais de représentation (coût des boissons non alcoolisées ou du repas) à des fins de réseautage et de prestation des programmes;
• Les frais d’adhésion à des associations professionnelles si l’adhésion a une incidence positive directe sur les activités appuyées par le programme PromoScience.

à l’exception des éléments suivants :

• Les frais de prestation de services de base, tels que le chauffage, l’éclairage, l’eau, les appareils de pression sous vide et les services d’entretien;
• Les primes d’assurance pour les immeubles et l’appareillage;
• Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules, à moins que la prestation des programmes ne l’exige expressément;
• Les frais liés aux activités de recherche ou d’évaluation de programmes;
• Les frais liés à l’embauche d’enseignants suppléants;
• Les frais liés à la formation professionnelle ou au perfectionnement, comme le coût de cours en informatique et de cours d’apprentissage linguistique.