Politiques et exigences

• Exigences générales
• Acceptation ou refus d'une BESC-SEEMS
• Paiement d'une BESC-SEEMS
• Valeur d’une BESC-SEEMS
• Durée d'une BESC-SEEMS
• Modifications relatives au séjour de recherche à l'étranger proposé
• Exigences en matière de rapports
• Cessation d'une BESC-SEEMS
• Rôles et responsabilités
• Questions liées à l'impôt et questions diverses
  • Impôt
  • Assurances
  • Visas
  • Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

Exigences générales

Pour être titulaire d'une bourse d’études supérieures du Canada – supplément pour études à l’étranger Michael-Smith (BESC-SEEMS), vous devez :

• être titulaire d’une BESC active au niveau de la maîtrise ou du doctorat ou d’une BESC Vanier active (être citoyen canadien ou résident permanent du Canada) et respecter toutes les modalités qui s’y rattachent;
• accepter les modalités de la BESC-SEEMS, telles qu'elles sont décrites dans le présent guide, dans l'avis d'octroi et dans la description du programme;
• respecter les politiques et les lignes directrices qui sont présentées dans les Exigences concernant certains types de recherche, notamment :
  • la recherche avec des êtres humains;
  • la recherche utilisant des cellules souches pluripotentes humaines;
  • la recherche exigeant l’utilisation d’animaux;
  • la recherche comportant des renseignemsents contrôlés;
  • la recherche présentant des risques biologiques;
  • la recherche utilisant des substances radioactives;
  • la recherche pouvant avoir des incidences sur l’environnement;
  • d’autres politiques connexes;
• respecter le  Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche;
• vous engager à faire mention de l’appui financier de l’organisme subventionnaire au séjour de recherche chaque fois que cela est possible;
• être inscrit comme étudiant à temps plein dans un programme d'études supérieures d'un établissement admissible et faire des progrès satisfaisants;
• ne pas accepter ni occuper un emploi à temps plein pendant la période de validité du supplément.

De plus ...

• Les suppléments peuvent être annulés sans préavis si les conditions d'octroi ne sont pas respectées. Si un titulaire reçoit un paiement pendant une période au cours de laquelle il n'est pas admissible à détenir la BESC-SEEMS, il devra le rembourser.

Remarque : Étant donné que l’agent de liaison des bourses (ALB) de votre établissement est responsable de la gestion des BESC-SEEMS, vous devez lui envoyer une copie conforme de toute correspondance concernant votre supplément.

Acceptation ou refus d'une BESC-SEEMS

• Vous devez informer par courriel l’organisme subventionnaire concerné et l’ALB de votre établissement de votre décision d'accepter ou de refuser le supplément en indiquant comme objet du message la mention « BESC-SEEMS ».
• L’organisme subventionnaire concerné annulera tout supplément qui n'est pas accepté dans le délai indiqué dans l’avis d’octroi.
• Les renseignements transmis par téléphone ne seront pas acceptés.

Paiement d’une BESC-SEEMS

• Le paiement de la BESC-SEEMS sera versé séparément de celui de la BESC ou de la BESC Vanier.
• Les fonds seront transférés à votre établissement d’attache.
• Le supplément sera payé en un versement à l’établissement.

Valeur d'une BESC-SEEMS

• Les suppléments peuvent atteindre une valeur maximale de 6 000 $. La valeur du supplément qui vous est offert est indiquée dans votre avis d’octroi.
• La valeur des suppléments est déterminée en fonction de la justification du budget et des renseignements fournis par les étudiants dans leur formulaire de demande. Les suppléments ne sont pas renouvelables.

Durée d'une BESC-SEEMS

• Les étudiants doivent respecter la durée du séjour de recherche à l’étranger qui est indiquée dans la demande. Toutefois, s’ils désirent modifier la durée du séjour, ils doivent communiquer avec l'organisme subventionnaire concerné et consulter la section suivante.
• Les étudiants doivent se prévaloir de leur supplément au cours de l’année suivant la réception de leur avis d’octroi.

Remarque : Les étudiants doivent entreprendre leur séjour de recherche à l’étranger avant la fin de la période de validité de leur BESC ou BESC Vanier.

Modifications relatives au séjour de recherche à l’étranger proposé

• Les étudiants doivent d'abord obtenir l'approbation de l‘organisme subventionnaire concerné avant d'apporter des modifications au séjour de recherche à l’étranger proposé, notamment en ce qui concerne les dates, le directeur de recherche à l'établissement d'accueil, l‘établissement d'accueil à l'étranger et les activités de recherche proposées. Toute demande de modification doit être présentée le plus tôt possible, de préférence quatre semaines avant le départ à l'étranger.
• Les étudiants doivent présenter leur demande par courriel à l'organisme subventionnaire concerné et à l’ALB de leur établissement, en indiquant comme objet du message la mention « BESC-SEEMS », et expliquer brièvement les raisons des modifications demandées. Ils doivent également fournir une lettre ou un courriel à l'appui de leur demande, de leur directeur de recherche actuel et du directeur de recherche de l'établissement d'accueil.

Exigences en matière de rapports

Dans les deux mois suivant la fin de leur séjour de recherche à l’étranger, les étudiants doivent s’assurer que l’organisme subventionnaire concerné reçoive par courriel ou par la poste les documents ci-dessous.

1. Rapport d’activité :

• Le rapport d’activité des étudiants, d’au plus deux pages, doit décrire :
• les activités qu’ils ont menées et les résultats obtenus;
• les activités qu’ils poursuivront à la suite de leur séjour de recherche à l’étranger, telles que les copublications, la mise au point de nouvelles techniques de recherche, etc.;
• les avantages inattendus découlant de leur séjour de recherche à l’établissement d’accueil à l’étranger par rapport à leurs objectifs de recherche à leur établissement au Canada;
• les problèmes éprouvés;
• leurs conseils quant à l’amélioration du Programme de BESC-SEEMS.

De plus, vous devez ajouter un bref résumé public (d’au plus une demi-page) de l’expérience acquise ou des résultats obtenus dans le cadre de votre séjour de recherche. Étant donné que les organismes subventionnaires peuvent utiliser le résumé public pour souligner les avantages du programme, le texte devrait être rédigé dans un langage qui en permet la diffusion au grand public.

2. Lettre du directeur de recherche de l’établissement d’accueil :

• Il s’agit d’une lettre ou d’un courriel dans lesquels le directeur de recherche de l’établissement d’accueil à l’étranger présente l’évaluation du rendement de l‘étudiant titulaire d’une BESC-SEEMS et résume, de son point de vue, les aspects positifs et négatifs du séjour de recherche.

Il incombe aux titulaires d’une BESC-SEEMS de demander à leur directeur de recherche de l’établissement d’accueil de faire parvenir la lettre ou le courriel directement à leur organisme subventionnaire, en indiquant comme objet du message la mention « BESC-SEEMS ».

Cessation d'une BESC-SEEMS

• Si un étudiant n’est plus considéré comme un étudiant à temps plein ou s’il accepte un travail rémunéré à temps plein avant la fin du séjour de recherche à l’étranger, il doit informer immédiatement l'organisme subventionnaire concerné et l’ALB de son établissement pour que les mesures appropriées soient prises.

Remarque : Exceptionnellement, si la durée de votre séjour de recherche est inférieure à la durée minimale requise, soit trois mois, la valeur de votre supplément sera déterminée au prorata en fonction de votre date de cessation.

Rôles et responsabilités

Responsabilité des titulaires d’une BESC-SEEMS :

• se conformer aux modalités de la BESC-SEEMS et de la BESC;
• informer immédiatement l‘organisme subventionnaire concerné et l’ALB de leur établissement de toute modification relative à leur supplément.

Responsabilité des agents de liaison des bourses (ALB) :

• administrer les BESC-SEEMS;
• renseigner les étudiants au sujet des exigences universitaires particulières auxquelles ils doivent se conformer;
• informer les étudiants de toute modification au Programme de BESC-SEEMS;
• communiquer les modifications au bureau des finances de leur établissement.

Responsabilité des organismes subventionnaires :

• communiquer aux étudiants, en temps opportun, la décision concernant leur demande de BESC-SEEMS;
• communiquer aux agents de liaison des bourses la décision qui a été prise à l’égard des demandes de BESC-SEEMS des étudiants de leur établissement et transmettre les renseignements financiers relatifs à ces suppléments au bureau des finances des établissements;
• répondre à toute demande de modifications relatives au séjour de recherche à l’étranger proposé dans les deux semaines suivant la réception de la demande.

Questions liées à l'impôt et questions diverses

Impôt

• Les organismes subventionnaires ne sont pas en mesure de fournir des conseils sur des questions liées à l'impôt aux étudiants et aux titulaires d'une BESC-SEEMS compte tenu de l'unicité de la situation financière personnelle de chacun d’entre eux. Par conséquent, nous vous encourageons à vous adresser à l'Agence du revenu du Canada (ARC) ou à un conseiller fiscal compétent.
• Voici deux documents de référence à ce sujet publiés par l'ARC :
  •  Les étudiants et l'impôt, publication P105(F);
  •  Bourses d'études, bourses de perfectionnement, bourses d'entretien, récompenses, subventions de recherches et soutien financier, bulletin d'interprétation de l'impôt IT-75R4.

Assurances

• Les organismes subventionnaires ne peuvent être tenus responsables en cas d'accident, de maladie ou de pertes qui peuvent survenir pendant le séjour de recherche à l’étranger. C'est à vous qu'il incombe de veiller à contracter les assurances appropriées.
• Nous invitons les étudiants à communiquer avec leur bureau provincial d'assurance-maladie avant de quitter le Canada, car un séjour prolongé à l’étranger pourrait avoir une incidence sur leur couverture d’assurance-maladie à leur retour au pays.

Visas

• Les organismes subventionnaires ne sont pas en mesure de fournir des renseignements au sujet des exigences relatives aux visas. Pour obtenir des renseignements sur les exigences relatives aux visas des pays étrangers concernant les Canadiens ou les résidents permanents du Canada qui voyagent à l’étranger, veuillez consulter la page  Visas dans le site Web d’Affaires étrangères et Commerce international Canada.

Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

• Nous vous encourageons à lire la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) puisqu'elles ont trait aux renseignements fournis dans les demandes.