Information sur le Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise et instructions à l'intention des agentes et agents de liaison des bourses

Table des matières

• Définitions
• Rôles et responsabilités
• Processus d’inscription pour les agentes et agents principaux de liaison des bourses
• Rôles et privilèges d’accès
• Attribuer ou supprimer des rôles
• Processus du concours
• Portail de recherche Bienvenue
• Quotas et sommaire de l’état des demandes
• Réception des demandes (1er décembre)
• Visualisation des demandes (état des demandes)
• État des demandes
• Vérification de l’admissibilité
• Processus de sélection
• Constitution du ou des comités de sélection au sein des établissements
• Protection de la vie privée, confidentialité et conflits d’intérêts
• Loi sur les langues officielles
• Évaluation
• Résultats du concours (de la mi-mars au 1er avril)
• Offres aux personnes candidates substituts (du 1er avril au 31 janvier)
• Nouvelle répartition des bourses non utilisées
• Appels
• Administration après l’octroi
• Politiques
• Administration des bourses
• Produire le rapport financier et de bourses
  • Identification
  • Inscription
  • Congés
  • Cessation
  • Commentaires ou circonstances particulières
  • Paiement des bourses
  • Changement d’établissement
  • Surveillance
  • Communication publique
• Coordonnées
• Information sur le programme
• Soutien technique

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Définitions

BESC M : Bourse d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise
Bourse : Financement offert ou directement détenu (au nom de la ou du titulaire de la bourse) par le CRSNG, le CRSH ou les IRSC
CRSH : Conseil de recherches en sciences humaines
CRSNG : Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
Établissement : Établissement postsecondaire canadien qui reçoit un quota dans le cadre du Programme de BESC M
Exercice : Période du 1er avril au 31 mars
IRSC : Instituts de recherche en santé du Canada
Organisme : Chacun des trois organismes subventionnaires fédéraux, soit le CRSNG, le CRSH et les IRSC
Quota : Nombre de bourses que l’établissement pourrait offrir au nom des organismes subventionnaires au cours d’un cycle de financement
RFB : Rapport financier et de bourses
Titulaire d’une bourse : Personne qui détient une bourse active du CRSNG, du CRSH ou des IRSC

Rôles et responsabilités

Les établissements sont responsables de ce qui suit :

• respecter l’ Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche;
• respecter les politiques, les lignes directrices et les dates limites du Programme de BESC M;
• administrer le processus de sélection pour octroyer les BESC M;
• gérer l’état des demandes dans le  Portail de recherche, y compris, dans le cas des demandes pour lesquelles un financement a été recommandé, régler l’état des demandes à Offert;
  • Remarque : La décision finale en matière de recommandations de financement revient aux organismes. Une fois que les offres de BESC M ont été acceptées, les établissements doivent confirmer la liste des bourses dont ils recommandent l’approbation en utilisant le rapport financier et de bourses (RFB) dans l’Extranet des bourses des trois organismes.
• administrer les bourses une fois qu’elles ont été approuvées par les organismes;
• administrer les reports de BESC M et les fonds connexes;
• rendre compte aux organismes de l’utilisation des fonds du Programme de BESC M et des résultats liés à celui-ci.

Processus d’inscription pour les agentes et agents principaux de liaison des bourses

Le Portail de recherche offre un guichet unique aux personnes candidates et aux établissements. Il sert à gérer les demandes, offrir des bourses et afficher les annonces des résultats.

Chaque établissement doit désigner une agente ou un agent principal de liaison des bourses. Ce dernier peut donner des droits d’accès spécifiques aux agentes et agents de liaison des bourses et aux agentes et agents adjoints de liaison des bourses afin qu’ils contribuent au processus de sélection, tel qu’il est indiqué ci-dessous.

Pour vous inscrire à titre d’agente ou agent principal de liaison des bourses, suivez les étapes suivantes :

• Si vous n’avez pas de compte dans le  Portail de recherche, vous devez d’abord Créer votre profil de compte.
• S’il y a eu des changements de personnel à l’établissement récemment, il faut en informer les organismes et créer un nouveau compte dans le Portail de recherche.
• Imprimez, remplissez et signez le Formulaire d’inscription au Portail de recherche, à l’Extranet des bourses des trois organismes et au rapport financier et de bourses. Le formulaire d’inscription doit être approuvé par la doyenne ou le doyen des études supérieures de votre établissement.
• Envoyez par courriel une copie numérisée du formulaire d’inscription rempli et signé à harmonization@cgs-besc.gc.ca.

L’organisme vous accordera le rôle d’agente ou agent principal de liaison des bourses une fois que vous aurez créé votre compte et qu’il aura reçu votre formulaire d’inscription.

Le portail des établissements au sein du Portail de recherche est un espace de travail électronique sécurisé offert aux agentes et agents de liaison des bourses afin que ces derniers puissent :

• visualiser, imprimer et enregistrer les demandes en format PDF;
• gérer le processus de quotas;
• visualiser les résultats des offres relatives aux bourses;
• visualiser les avis d’octroi en format PDF.

Remarque : Il ne faut pas utiliser l’adresse de courriel associée au compte d’agent de liaison des bourses dans le Portail de recherche pour présenter des lettres de recommandation relatives à une demande de BESC M, car les agentes et agents de liaison des bourses ne pourront pas visualiser ces lettres dans le Portail de recherche.

Rôles et privilèges d’accès

Le portail des établissements confère les trois rôles suivants.

Attribuer ou supprimer des rôles

Cette tâche peut être réalisée uniquement par l’agente ou l’agent principal de liaison des bourses. Avant de commencer, assurez-vous que la personne à qui vous voulez attribuer un rôle possède un compte dans le Portail de recherche.

Attribuer un rôle

1. À la page Établissements du Portail de recherche, cliquez sur Agent de liaison des bourses dans le menu au haut de la page, puis cliquez sur Pouvoir d’attribution de rôles, et la page apparaitra.
2. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
3. Indiquez l’adresse de courriel de la nouvelle agente ou du nouvel agent de liaison des bourses dans le champ Courriel.
   Remarque : Les rôles attribués aux agentes et agents de liaison des bourses ne sont pas propres à chaque organisme. Les agentes et agents de liaison des bourses pourront voir les demandes présentées aux trois organismes.
4. Dans la liste déroulante, sélectionnez l’un ou l’autre des rôles suivants:
   • Agent de liaison des bourses
   • Agent adjoint de liaison des bourses
     Remarque : Les rôles attribués aux agents de liaison des bourses ne sont pas propres à chaque organisme. Les agents de liaison des bourses pourront voir les demandes présentées aux trois organismes.
5. Cliquez sur Ajouter.

Répétez les étapes 2 à 5 pour ajouter d’autres agentes et agents de liaison des bourses autorisés à l’établissement.

Supprimer un rôle

• À la page Pouvoir d’attribution de rôles, sélectionnez le nom de l’agente ou agent de liaison des bourses que vous voulez supprimer de la liste et cliquez sur Supprimer. Un message de confirmation apparaitra.
• Cliquez sur OK pour supprimer le nom de la liste. La page sera actualisée et le nom de la personne ne figurera plus dans la liste.

Processus du concours

Portail de recherche – Bienvenue

Vous aurez accès à la plateforme de présentation des demandes dans les cinq jours ouvrables suivant le début du concours.

Ouvrez une session dans le  Portail de recherche au moyen de votre adresse de courriel et de votre mot de passe. Les deux onglets suivants apparaitront : Personne candidate et Établissement (ALB). Dans l’onglet Établissement (ALB), vous pouvez consulter la liste de toutes les demandes présentées à votre établissement.

La page Établissement (ALB) est divisée en trois sections :

1. Quotas
2. Sommaire de l’état des demandes
3. État des demandes

Remarque : La première fois que vous accédez au portail des établissements (ALB), vous devez accepter les modalités pour l’agent de liaison des bourses avant de pouvoir visualiser les demandes. Il vous incombe de conserver une copie des modalités acceptées pour vos dossiers.

Quotas et sommaire de l’état des demandes

Chaque établissement admissible reçoit de chaque organisme un quota distinct. Pour en savoir plus, consultez la page Quotas de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise. Cependant, veuillez noter que les reports antérieurs peuvent réduire le quota de l’exercice en cours en dépit de ce qui est affiché sur la page.

Les établissements doivent offrir les bourses en fonction du quota de BESC M qu’ils reçoivent de chaque organisme à chaque année de concours. Les quotas ne peuvent pas être transférés à une année de concours ultérieure ni d’un organisme à l’autre.

La section Quotas du Portail de recherche comporte deux parties : Quotas par organisme subventionnaire et Quotas qui restent.

Les quotas par organisme subventionnaire représentent le nombre de bourses que l’établissement pourrait offrir au nom des organismes au cours d’un cycle de financement.

Les quotas qui restent représentent le solde des quotas à mesure que les offres sont présentées aux personnes candidates retenues au nom des organismes. À mesure que les offres sont présentées, le total des quotas de chaque organisme diminue en conséquence. S’il ne reste plus de bourses à offrir, le total des quotas sera de zéro.

Réception des demandes (1er décembre)

Les personnes candidates doivent remplir et présenter leur demande au moyen du Portail de recherche au plus tard à la date limite de présentation des demandes, soit le 1er décembre, avant 20 h (HE). Si la date limite tombe un jour de fin de semaine, les demandes doivent être présentées au plus tard le prochain jour ouvrable avant 20 h (HE). Les établissements ont accès aux demandes en format électronique (PDF) dans le Portail de recherche.

Visualisation des demandes (état des demandes)

Pour visualiser une demande (état = Reçu par l’administrateur), cliquez sur le titre de la demande que vous souhaitez visualiser. La page Aperçu de la demande apparaitra. Dans la page Aperçu de la demande, vous pouvez exécuter les opérations suivantes.

• Sous la rubrique Demande, cliquez sur Visualiser, et une version imprimable de la demande apparaitra. Vous ne pouvez pas visualiser les pièces jointes à cette étape.
• Sous la rubrique Pièces jointes, cliquez sur Visualiser pour visualiser les pièces jointes en format PDF.
• Sous la rubrique Pièces jointes, cliquez sur Exporter la demande et les pièces jointes en PDF pour visualiser l’ensemble de la demande, y compris les formulaires de recommandation de la personne répondante.
• Sous la rubrique CV communs canadiens téléchargés, cliquez sur Visualiser et une version en format PDF du CV commun canadien (CVC) de la personne candidate pour le concours de BESC M apparaitra.
• Sous la rubrique CV communs canadiens téléchargés, cliquez sur Visualiser – version de l’évaluateur et une version en format PDF du CVC de la personne candidate pour le concours de BESC M apparaitra. Les renseignements personnels (comme l’adresse postale ou l’adresse de courriel) ne figurent pas dans le CVC. L’établissement doit se servir de cette version du CVC aux fins de l’évaluation.
• Sous la rubrique Invitations, cliquez sur Visualiser et une version imprimable du Formulaire de recommandation de la personne répondante apparaitra.

Remarque : Le bouton Inadmissible est actif à ce stade pour permettre aux ALB d’attribuer l’état Inadmissible à une demande au cours de la vérification de l’admissibilité des demandes, le cas échéant.

Téléchargement des demandes en bloc

Pour télécharger plus d’une demande à la fois, suivez la marche à suivre ci-dessous :

• Sélectionnez les demandes que vous voulez télécharger en cochant la case à côté du nom de chaque personne candidate et cliquez sur Télécharger les demandes sélectionnées. (Vous pouvez sélectionner jusqu’à cinq demandes à la fois.)
• Un message de vérification s’affichera. Cliquez sur OK.
• Attendez que le système télécharge les demandes dans un dossier ZIP. Le temps de téléchargement variera en fonction du nombre de demandes que vous avez sélectionnées et du navigateur Web que vous utilisez.
• Une fois le téléchargement terminé, le message suivant s’affichera dans le haut de l’écran : Vos fichiers compressés sont maintenant présents sur la page Téléchargement de demandes en bloc.
• Cliquez sur le lien de la page Téléchargement des demandes en bloc.
• Sélectionnez le dossier que vous voulez ouvrir et cliquez sur Télécharger.
• Attendez que le système télécharge le dossier ZIP dans votre ordinateur. Le temps de téléchargement variera et les messages qui s’afficheront seront différents selon le navigateur Web que vous utilisez.
• Une fois le téléchargement terminé, doublecliquez dans le chemin d’accès aux fichiers : ALB_Votre nom_date.zip>Téléchargement des demandes en BLOC>BESCM-année
• Dans le dossier BESCM-année, il y aura un sous-dossier pour chacune des demandes que vous avez sélectionnées.
• Dans le sous-dossier de chaque demande, vous trouverez un document unique en format PDF contenant la demande, les pièces jointes, les lettres de recommandation et la version abrégée du CVC.

Les dossiers ZIP affichés seront automatiquement supprimés pendant la nuit. Pour les supprimer vous-même de la page Téléchargement des demandes en bloc, suivez la marche à suivre ci-dessous :

• Sélectionnez les dossiers ZIP que vous voulez supprimer en cochant la case à côté de chaque dossier ZIP.
• Cliquez sur Effacer les fichiers choisis.
• Un message de vérification s’affichera. Cliquez sur OK.

Utilisation de filtres

Pour filtrer les demandes, entrez une valeur dans le champ de la colonne pertinente, puis sélectionnez le type de filtre en cliquant sur l’icône de filtre. Vous pouvez filtrer plus d’une colonne à la fois. Par exemple, on peut voir toutes les demandes qui ont été présentées au CRSNG et dont l’état est Offert en suivant les étapes suivantes :

• Dans la colonne Organisme subventionnaire, entrez CRSNG, puis sélectionnez le type de filtre (p. ex., Contient). Toutes les demandes figureront sur la liste.
• Ensuite, dans la colonne État, entrez le mot Offert, puis sélectionnez le type de filtre (p. ex., Égal à) et toutes les demandes pertinentes figureront sur la liste.

Pour effacer les filtres, cliquez sur l’icône de filtre, puis sélectionnez Pas de filtre. La page s’actualisera.

Remarque : Dans la section État des demandes, la liste des demandes affichée est par défaut celle des demandes présentées dans le cycle de financement en cours. Pour visualiser les demandes d’un cycle de financement antérieur, sélectionnez l’année pertinente dans la liste déroulante Cycle de financement et la page s’actualisera. Les demandes peuvent être filtrées ou triées selon :

• le nom de famille
• le prénom
• le titre de la demande
• la dernière mise à jour
• l’état
• le département
• l’organisme

Pour trier les demandes, cliquez simplement sur l’un des entêtes de colonne susmentionnés.

État des demandes

Reçu par l’administrateur : La demande dument remplie a été présentée à l’établissement par la personne candidate.
Offert : L’établissement a présenté une offre de bourse à la personne candidate.
Personne candidate substitut : Dans le cadre du concours de l’établissement, la demande a été jugée méritoire. Toutefois, en raison de son classement, elle se trouve en deçà du seuil d’attribution. Par conséquent, le nom de la personne candidate figure dans la liste des personnes candidates substituts. Si une personne candidate refuse une offre de bourse, les personnes dont le nom figure sur la liste des personnes candidates substituts pourraient recevoir une offre de bourse.
Non offert : La demande n’a pas été jugée méritoire à l’issue du concours de l’établissement. Aucune offre subséquente ne sera faite à la personne candidate.
Inadmissible : Selon les critères d’admissibilité énoncés dans la description de la possibilité de financement, la demande présentée a été jugée inadmissible.
Accepté : L’offre de bourse a été acceptée par la personne candidate.
Décliné : (a) L’offre de bourse de l’établissement a été refusée par la personne candidate; ou (b) Une offre de bourse d’un autre établissement a été acceptée par la personne candidate. Par conséquent, l’état de toutes les autres offres passe automatiquement à Décliné; ou (c) L’offre de bourse n’a pas été acceptée par la personne candidate dans les 21 jours suivant la date de l’offre.
Reporté : Avant de se prévaloir de la bourse, la personne candidate peut en demander le report pour une période maximale de trois ans, une année à la fois. Certaines conditions s’appliquent. Pour en savoir plus, consultez le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche.
Retiré : L’acceptation de l’offre a été retirée à la demande de la personne candidate.

Vérification de l’admissibilité

L’établissement doit s’assurer que la personne candidate est admissible en se fondant uniquement sur l’information présentée dans la demande. Pour en savoir plus sur l’admissibilité, consultez la description du Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise ainsi que les instructions connexes.

Les établissements prennent des décisions concernant l’admissibilité de la personne candidate en se fondant sur les lignes directrices du Programme de BESC M. La personne candidate doit veiller à ce que sa demande soit complète et à ce qu’elle réponde aux normes de l’établissement à qui elle la présente. Les établissements sont tenus de vérifier que la personne candidate n’a pas déjà été titulaire dans le passé d’une BESC M attribuée par le CRSNG, le CRSH ou les IRSC.

Admissibilité selon la moyenne de première classe
Les établissements peuvent offrir, à leur discrétion, une BESC M aux personnes candidates qui n’ont pas obtenu une moyenne de première classe. Cette décision doit toutefois être documentée et signalée aux organismes dans le RFB.

Admissibilité du programme d’études
Une demande peut être jugée inadmissible si la personne candidate n’a pas présenté une demande d’admission à un programme d’études admissible à l’établissement d’accueil proposé au plus tard à la date limite ou si sa demande d’admission a été refusée. Si une personne candidate se trouve sur la liste des personnes candidates substituts, sa demande de BESC M ne devient pas nécessairement inadmissible. Dans ce cas, l’offre de bourse est conditionnelle à l’admission de la personne candidate au programme d’études auquel elle a présenté une demande.

Demandes inadmissibles
Lorsqu’une demande est jugée inadmissible, l’établissement en informe la personne candidate en modifiant l’état de la demande dans le Portail de recherche. Cela peut se faire dès le jour suivant la date limite de présentation des demandes. Dès que l’état de la demande change, le système envoie automatiquement un courriel à la personne candidate afin de l’aviser de ce changement d’état. Les établissements peuvent modifier la date d’envoi de l’avis en sélectionnant la date à laquelle l’état de la demande est modifié dans le Portail de recherche.

Sujet de recherche (champ de recherche)
Une demande ne peut pas être jugée inadmissible en raison du sujet de la recherche. Le sujet de recherche proposé doit correspondre au mandat de l’un des organismes tel qu’il est prescrit par la loi. Vous trouverez des renseignements supplémentaires sur l’admissibilité du sujet de recherche dans le site Web  science.gc.ca. Les établissements doivent tenir compte de ces lignes directrices pour évaluer l’admissibilité des demandes et déterminer dans quel domaine elles s’inscrivent, c.-à-d. les sciences naturelles et le génie (CRSNG), les sciences humaines (CRSH) ou la santé (IRSC).

Les agentes et agents de liaison des bourses peuvent modifier le choix de la personne candidate pour la section Champ de recherche si ce choix semble incorrect.

Les organismes se réservent le droit de vérifier l’admissibilité des demandes pour s’assurer que les lignes directrices applicables sont respectées.

Processus de sélection

Constitution du ou des comités de sélection au sein des établissements

La constitution du ou des comités de sélection de l’établissement doit être gérée par la Faculté des études supérieures (ou son équivalent). Chaque établissement doit établir le nombre de comités de sélection requis pour mener l’évaluation. On s’attend à ce que les comités soient de nature multidisciplinaire et organisés en fonction du domaine de recherche (c.-à-d. la santé, les sciences naturelles et le génie et les sciences humaines) selon les besoins et lorsque cela est justifié (en fonction des quotas de l’établissement).

Des personnes non affiliées à l’établissement d’accueil peuvent être membres des comités de sélection, en particulier lorsqu’il s’agit de combler des lacunes dans les sujets de recherche en raison de conflits d’intérêts et d’assurer l’évaluation des demandes dans les deux langues officielles.

Protection de la vie privée, confidentialité et conflits d’intérêts

Les établissements doivent disposer de règles en matière de conflits d’intérêts qui s’appliquent à l’évaluation des demandes de BESC M et à la sélection des personnes candidates. Les membres des comités de sélection doivent accepter de respecter les règles des établissements relatives à la protection de la vie privée, à la confidentialité et aux conflits d’intérêts. Pour en savoir plus, les établissements peuvent consulter la  Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche, la Loi sur l’accès à l’information et la  Loi sur la protection des renseignements personnels.

Loi sur les langues officielles

En vertu de la  Loi sur les langues officielles, les organisations fédérales, dont les organismes, doivent respecter le droit des Canadiennes et Canadiens à recevoir, dans la langue officielle de leur choix, les services qu’elles offrent directement ou par l’entremise d’autres organisations.

Les organismes sont déterminés à promouvoir un accès équitable grâce aux mesures suivantes :

• s’assurer que leurs possibilités de financement permettent une participation de la collectivité respective de chacune des deux langues officielles;
• offrir aux personnes candidates un accès équitable aux renseignements et aux ressources dans la langue officielle de leur choix;
• promouvoir et effectuer un suivi de la participation d’organisations de langue officielle minoritaire, de chercheuses et chercheurs et d’étudiantes et étudiants à leurs programmes.

Les demandes peuvent être présentées dans l’une ou l’autre des langues officielles. Par conséquent, les établissements doivent disposer de mécanismes pour être en mesure d’évaluer les demandes qui sont présentées en français et en anglais. Toutes les personnes candidates ont le droit de recevoir des services dans la langue officielle de leur choix.

Au besoin, les établissements peuvent obtenir de l’appui des organismes pour les aider à satisfaire aux normes en matière de prestation de services dans les deux langues officielles.

Déclaration de San Francisco sur l’évaluation de la recherche (DORA)

En 2019, le CRSNG, le CRSH et les IRSC ainsi que d’autres organismes canadiens de financement de la recherche ont signé la Déclaration de San Francisco sur l’évaluation de la recherche (DORA). De ce fait, les organismes se sont engagés à assurer l’évaluation rigoureuse de l’excellence dans le financement de la recherche ainsi que la prise en compte et la valorisation d’un vaste éventail de résultats de la recherche dans le processus d’évaluation. Ils poursuivront leurs efforts afin de s’assurer que leurs stratégies, politiques et orientations sont conformes à la DORA.

Évaluation

L’objet de l’évaluation est de déterminer à quelles personnes candidates une BESC M sera offerte et d’établir une liste classée de personnes candidates substituts méritoires. Les établissements devraient dresser une liste de personnes candidates substituts suffisamment longue pour qu’il y ait assez de personnes candidates substituts par rapport au quota attribué, tout en tenant compte des offres refusées.

Les établissements doivent mener une évaluation du mérite rigoureuse et transparente pour déterminer à quelles personnes candidates ils doivent offrir une bourse. Seuls les documents présentés au moyen du Portail de recherche sont pris en compte dans le cadre de l’évaluation du mérite. Les pages excédant le nombre limite sont retirées avant le début du processus de sélection. On demande aux membres des comités d’évaluation de ne pas consulter de sites Web ni de publications pour obtenir des renseignements supplémentaires.

L’évaluation du mérite doit reposer sur les critères de sélection ci-dessous. Chaque critère est pondéré, et les membres de comité doivent en tenir compte au moment d’attribuer une note globale à une demande. Les établissements peuvent utiliser leur propre formule de notation pour attribuer une note aux demandes, à condition que la pondération proportionnelle de chaque critère soit respectée. Les établissements ne peuvent pas ajouter de critères à cette liste.

Considérations : Les membres du comité doivent tenir compte des circonstances particulières qui pourraient avoir eu une incidence sur les travaux de recherche, la carrière, le dossier de rendement en matière de recherche ou de réalisations universitaires ou l’obtention du diplôme de la personne candidate. Les personnes candidates doivent expliquer leurs circonstances particulières dans la section Circonstances particulières de la demande.

Résultats du concours (de la mi-mars au 1er avril)

Pour chaque concours, les établissements doivent dresser une liste de personnes candidates à qui une bourse sera offerte. Le nom de toutes les personnes candidates admissibles dont la demande, bien qu’elle soit jugée méritoire, s’est classée en deçà du seuil d’attribution des bourses est inscrit sur une liste de personnes candidates substituts. On s’assure ainsi qu’il y aura tout au long de l’année un nombre adéquat de personnes candidates substituts auxquelles une bourse pourrait être offerte et qui seront prises en considération dans la répartition des bourses non utilisées.

Chaque année, au plus tard à la mi-mars, les agentes et agents de liaison des bourses sont en mesure d’inscrire les résultats du concours de BESC M dans le Portail de recherche. Les organismes communiquent en avance et par courriel la date exacte à laquelle les agentes et agents de liaison des bourses peuvent accéder au portail des établissements.

En plus du bouton Inadmissible, trois nouveaux boutons sont affichés dans le Portail : Offert, Personne candidate substitut et Non offert. Il incombe à l’agente ou agent de liaison des bourses de changer l’état de chaque demande, qui indique Reçu par l’administrateur, en cliquant sur un de ces quatre boutons.

Les agentes et agents de liaison des bourses doivent s’assurer de sélectionner l’état de la demande qui convient pour chaque personne candidate. Le système demandera confirmation de chaque sélection, et les changements apportés à l’état ne pourront être annulés.

Les personnes candidates dont la demande a reçu l’état Inadmissible ou Non offert ne pourront pas recevoir d’offres de bourse même si des bourses deviennent disponibles. Après avoir accompli cette tâche, aucune demande ne devrait avoir l’état Reçu par l’administrateur.

Lorsque l’état d’une demande est établi, le système envoie un courriel à la personne candidate lui indiquant de vérifier l’état de sa demande. Les modifications à l’état des demandes doivent être apportées au plus tard le 1er avril, date à laquelle les résultats sont annoncés. Le Portail de recherche est le seul moyen par lequel les établissements sont autorisés à faire des offres de bourse officielles.

Les établissements (ou les départements) ne doivent diffuser d’aucune manière les résultats du concours avant le 1er avril (sauf dans le cas des demandes considérées comme étant inadmissibles, puisque les personnes candidates ayant présenté ces demandes sont avisées automatiquement). Les établissements peuvent décider de la date de l’avis en sélectionnant la date à laquelle ils effectueront les changements de statut dans le Portail de recherche.

État : Offert
Lorsqu’un établissement souhaite offrir une bourse à une personne candidate, l’agente ou agent de liaison des bourses doit cliquer sur Offert.

Les personnes candidates disposent de 21 jours à partir de la date de l’offre pour accepter ou refuser celle-ci. Une fois l’offre acceptée, toutes les autres offres actuelles ou éventuelles (le cas échéant) sont refusées automatiquement dans le Portail de recherche, et ces personnes candidates ne sont plus admissibles à d’autres offres.

Lorsqu’une personne candidate accepte une offre de BESC M au moyen du Portail de recherche, elle doit sélectionner une date de début de la bourse. Le système génère un avis d’octroi des trois organismes qui comprend une lettre de félicitations, les renseignements sur la bourse et les modalités de la bourse. L’avis d’octroi est disponible en format PDF et constitue le document officiel de la ou du titulaire de la bourse. De plus, l’avis d’octroi est affiché dans la page Aperçu de la demande de la personne candidate ainsi que dans le portail des établissements. Les documents officiels sont générés uniquement lorsqu’une personne candidate accepte une bourse.

Remarque : Si la personne candidate sélectionne une date de début incorrecte à l’étape de l’acceptation de l’offre de bourse, l’erreur ne pourra être corrigée dans le Portail de recherche. Au moment d’enregistrer la bourse, l’agente ou agent de liaison des bourses doit entrer la bonne date dans le RFB.

Il incombe aux personnes candidates de consulter régulièrement le Portail de recherche à compter du 1er avril pour voir si les résultats du concours y sont affichés.

L’offre de bourse est considérée comme étant conditionnelle jusqu’à ce que la personne candidate ait officiellement été acceptée dans le programme d’études auquel elle a présenté une demande (consultez la section Admissibilité du programme d’études). Si la personne candidate n’est pas admissible à se prévaloir de la bourse à la dernière date de début possible et si elle n’est pas admissible à un report, l’état de sa demande devra être fixé à Inadmissible

État : Retiré
Si une personne candidate souhaite retirer son acceptation d’une offre de bourse, l’agente ou agent de liaison des bourses doit cliquer sur Retiré. Elle doit le faire avant l’activation de la bourse; une fois qu’une offre est acceptée et que la bourse est activée, il n’est plus possible de retirer l’acceptation de la bourse. L’état de la demande Retiré sera affiché dans le portail de l’établissement et dans la page Aperçu de la demande. L’état Décliné ne s’applique pas dans ce cas-ci.

Télécharger la liste des demandes en format Excel
Dans le portail des établissements, les agentes et agents de liaison des bourses peuvent télécharger le sommaire de l’état des demandes et la liste des personnes candidates en format Excel. Le téléchargement sera effectué en fonction du dernier filtre ou du dernier tri (p. ex., état : Offert). Pour télécharger, cliquez sur l’icône .

Offres aux personnes candidates substituts (du 1er avril au 31 janvier)

Les établissements peuvent faire des offres aux personnes candidates substituts admissibles si certaines de leurs offres initiales ont été refusées ou retirées après avoir été acceptées (mais avant l’activation de la bourse), jusqu’à ce qu’ils aient épuisé leur quota. Ce processus doit être terminé avant le 31 janvier de l’année civile suivante. Après cette date, les établissements ne peuvent plus faire d’offre aux personnes candidates substituts, et ce, même si certaines offres ont été refusées. Les établissements devraient donc inciter les personnes candidates à accepter ou à refuser leur offre dans le Portail de recherche dans les plus brefs délais.

Nouvelle répartition des bourses non utilisées

Les organismes détermineront le nombre de bourses non utilisées avant la date limite, c’est-à-dire le 31 janvier. Afin de maximiser le nombre de BESC M accordées, les bourses non utilisées seront mises à la disposition d’établissements sélectionnés selon la formule approuvée de répartition des fonds afin qu’ils puissent les offrir aux personnes candidates substituts admissibles avant le 31 janvier. Les établissements devraient demander de façon proactive aux personnes candidates d’accepter ou de refuser rapidement l’offre afin de pouvoir offrir les bourses refusées aux prochaines personnes sur la liste de personnes candidates substituts avant le 31 janvier

Appels

Les appels relatifs aux processus du concours de BESC M sont gérés au niveau de l’établissement conformément à ses propres politiques en la matière.

Administration après l’octroi

Politiques

Le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche comprend les politiques d’après-octroi qui s’appliquent aux BESC M.

Administration des bourses

Les établissements et les organismes partagent des renseignements et des mises à jour à propos des demandes de BESC M au moyen du RFB, qui est un outil d’établissement de rapports. Bien que le Portail de recherche soit le site officiel pour consigner tous les renseignements, la plupart des changements et l’administration après l’octroi s’effectuent au moyen du RFB. Dans certains cas, les établissements doivent mettre à jour l’état de la personne candidate dans le Portail de recherche avant d’ajouter ou de modifier les renseignements dans le RFB. Un tutoriel donnant un aperçu des étapes de base pour produire le RFB est affiché dans l’ Extranet des bourses des trois organismes.

Les établissements n’ont accès qu’à leur propre RFB. Les agentes et agents de liaison des bourses peuvent accéder à une liste préalablement établie des demandes présentées à votre établissement à la fin du mois d’avril en sélectionnant le menu déroulant Établissements dans l’ Extranet des bourses des trois organismes, puis en sélectionnant le RFB du concours courant. Cette liste est basée sur l’information contenue dans le Portail de recherche à la fin du mois d’avril et est mise à jour au besoin par les organismes. Les organismes confirmeront par courriel la date à laquelle le RFB sera accessible pour le concours actuel. Chaque entrée relative aux BESC M du concours en cours doit être saisie et mise à jour par l’établissement d’accueil avant que l’organisme puisse transférer les fonds de la bourse.

Les établissements sont invités à terminer le plus tôt possible l’entrée des données relatives aux titulaires d’une BESC M, dont la date d’entrée en vigueur est le 1er mai, dans le RFB. Après juin, les organismes compilent les données uniquement une fois par mois le premier jour ouvrable de chaque mois.

Remarque : Toutes les demandes dont l’état indique Accepté, Personne candidate substitut ou Reçu par l’administrateur ont été ajoutées aux listes des établissements et les informations de base ont été préalablement saisies pour faciliter l’entrée de données.

Produire le rapport financier et de bourses

Le RFB comprend cinq sections :

1. Identification
2. Inscription
3. Congés
4. Cessation
5. Commentaires ou circonstances particulières

Identification

La plupart des champs dans la section Identification sont remplis au préalable et doivent être mis à jour seulement s’il y a modification des modalités de la bourse.

Changement d’organisme
Si l’établissement détermine, au cours du processus de vérification de l’admissibilité, qu’une demande n’a pas été présentée au bon organisme subventionnaire, l’agente ou agent de liaison des bourses devrait choisir le bon organisme au moyen du menu déroulant.

Changement de nom
Si la ou le titulaire de la bourse indique que son nom a changé, modifiez son nom dans la section Commentaires ou circonstances particulières et assurez-vous qu’il a effectué les mêmes changements dans l’onglet Profil du Portail de recherche.

État de la bourse
Accepté, Refusé, Interruption, Congé parental payé, Cessation, Substitut, Reportée, Retirée

1. Modifiez l’état dans le  Portail de recherche (uniquement pour les demandes dont l’état est Accepté ou Décliné). Ne changez pas l’état dans le Portail de recherche en cas d’interruption ou de cessation de la bourse (après l’entrée en vigueur de la bourse, ceci devrait être fait dans le RFB;
2. Au moyen du RFB, sélectionnez le nouvel état au moyen du menu déroulant État de la bourse.

Remarque : L’état Décliné est destiné aux personnes candidates qui avaient antérieurement accepté l’offre de bourse et qui l’ont refusée à une date ultérieure (avant son activation).

Reporté
Une bourse ne peut pas être reportée après que le paiement a été demandé.

L’état Reporté dans le Portail de recherche peut être sélectionné à tout moment au cours de l’année universitaire, ce qui a une incidence sur les quotas des établissements. Les agentes et agents de liaison des bourses devraient s’assurer que l’état des titulaires de bourse de leur établissement est exact et que l’état de la demande dans le Portail de recherche correspond à celui dans le RFB. Lorsqu’une bourse est reportée, elle peut être offerte à la personne candidate ayant la meilleure cote sur la liste des personnes candidates substituts dans le même cycle de concours.

La bourse reportée sera comptée dans le quota de l’année au cours de laquelle elle est acceptée. L’établissement doit tenir compte des bourses reportées avant d’offrir des bourses dans le cadre de prochains concours.

Étapes pour reporter une bourse

1. Changer l’état de la personne candidate dans le  Portail de recherche :
   • L’agente ou agent de liaison des bourses doit changer l’état à Reporté, puis sélectionner une nouvelle date de début.
     • La personne candidate peut demander le report pour une période maximale de trois ans, une année à la fois.
     • L’état de la demande indiquera Reporté jusqu’au 15 mars du cycle de financement suivant. À cette date, l’état de la demande sera automatiquement modifié à Accepté. La personne candidate recevra alors un courriel automatisé lui demandant de confirmer auprès de l’établissement si elle veut reporter la bourse d’une autre année. Si la personne candidate souhaite reporter la bourse d’une autre année, l’agente ou agent de liaison des bourses doit reporter la bourse de nouveau une fois qu’il a reçu les documents nécessaires.
     • Si la personne candidate ne souhaite pas reporter la bourse d’une autre année, l’état de la demande indiquera Accepté.
   • La personne candidate doit accepter la bourse (état : Accepté) trois ans après le premier report, sans quoi l’agente ou agent de liaison des bourses doit retirer l’acceptation de l’offre (état : Retiré)
     
     
2. Au moyen du rapport financier et de bourses, sélectionnez l’état Reporté pour la ou le titulaire de la bourse au moyen du menu déroulant État de la bourse
   • Entrez la date de début prévue et la raison du report dans la section Commentaires ou circonstances particulières.
     
     
3. Au moyen du Portail de recherche, offrez une bourse à la personne candidate la mieux classée dans la liste des personnes candidates substituts selon la liste des quotas récemment diffusée.

Département
Entrez le nom du département de la ou du titulaire de la bourse.

Le changement de département ou de faculté au sein du même établissement doit être approuvé par celui-ci. Si le changement de département implique une modification des travaux de recherche, veuillez consulter la page Changement de programme d’études, de projet de recherche ou de diplôme pour connaitre les mesures à prendre.

Inscription

À l’aide du menu déroulant, sélectionnez l’état de l’inscription correspondant (Non inscrit, Temps partiel, Temps plein). Consultez le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche pour connaitre les raisons valables de détenir une bourse à temps partiel. Les modalités à temps partiel doivent être décrites dans la section Commentaires ou circonstances particulières du rapport financier et de bourses.

L’établissement doit vérifier si la ou le titulaire de la bourse a satisfait à tous les critères d’admissibilité avant de commencer à lui verser les fonds de la bourse.

Est-ce que toutes les exigences en matière d’admissibilité sont satisfaites?

À l’aide du menu déroulant :

1. Sélectionnez Oui si la ou le titulaire de la bourse a satisfait à TOUTES les exigences en matière d’admissibilité.
2. Sélectionnez Non si la ou le titulaire de la bourse n’a pas satisfait à TOUTES les exigences en matière ou si la bourse a été reportée.

Exigences en matière d’admissibilité :

• La ou le titulaire de la bourse a la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente au Canada ou est une personne protégée en vertu du paragraphe 95(2) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.
• La ou le titulaire de la bourse a été admis sans réserve à son programme d’études au plus tard à la date de début de la BESC M.
• La ou le titulaire de la bourse est inscrit à temps plein (ou à temps partiel pour une raison valable énoncée dans le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche) selon l’un des scénarios relatifs à l’obtention du diplôme présentés dans la description du Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise.

Date de début
À l’aide du menu déroulant, sélectionnez la date de début de la bourse. Indiquez dans cette section du rapport financier et de bourses tout changement ayant trait à la date de début de la bourse.

Date de fin
À l’aide du calendrier, sélectionnez la date de fin prévue de la bourse. Vous pouvez également entrer la date manuellement dans le format prescrit (mois/jour/année).

Congés

Les titulaires d’une BESC M sont admissibles à des congés payés et non payés, tel qu’il est indiqué dans le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche.

Date de début et date de fin du congé
Au moyen du calendrier, indiquez la date de début (réelle) et la date de fin (prévue) du congé. Vous pouvez également entrer la date manuellement dans le format prescrit (mois/jour/année).

Est-ce que toutes les exigences en matière de congé parental sont satisfaites?
À l’aide du bouton radio :

1. Sélectionnez Oui si la ou le titulaire de la bourse a satisfait à toutes les exigences en matière de congé parental pour recevoir le supplément.
2. Sélectionnez Non si la ou le titulaire de la bourse N’a PAS satisfait à toutes les exigences en matière de congé parental pour recevoir le supplément.

Raison pour le congé
Saisissez la raison du congé.

Cessation

À l’aide du calendrier, sélectionnez la date à laquelle la bourse a pris fin (requis uniquement dans le cas d’une cessation prématurée). Vous pouvez également entrer la date manuellement dans le format prescrit (mois/jour/année).

Commentaires ou circonstances particulières

Tous les commentaires ou toutes les circonstances particulières (p. ex., moyenne de première classe), les congés ou les changements de nom doivent être consignés dans cette section. La date de début prévue et la raison doivent être indiquées dans cette section.

Paiement des bourses

Les organismes transfèrent les fonds aux établissements pour les bourses approuvées. Les établissements administrent les bourses tout au long de leur cycle de vie.

Les établissements doivent veiller à ce que toutes les exigences en matière d’admissibilité aient été satisfaites avant de demander un paiement.

Après l’annonce des résultats le 1er avril, il y a un délai pendant lequel les organismes captent et transfèrent toutes les offres acceptées du Portail de recherche à leurs bases de données respectives pour créer le rapport financier et de bourses. Les établissements doivent saisir les données dans le rapport financier et de bourses au plus tard le premier de chaque mois pour que le paiement soit effectué à la fin du mois.

Veuillez noter que le premier paiement après le concours BESC M sera effectué en juin.

Changement d’établissement

Les personnes candidates doivent se prévaloir de leur bourse à l’établissement qui a fait l’offre. Les bourses ne sont pas transférables, mais à la discrétion de l’établissement d’accueil et avec l’approbation de l’organisme, des transferts peuvent être autorisés dans des circonstances exceptionnelles (p. ex., responsabilités parentales, raisons médicales, obligations familiales, raisons liées à la pandémie ou circonstances exceptionnelles liées à la supervision).

Pour se renseigner sur la possibilité d’autoriser un changement d’établissement, l’agente ou agent de liaison des bourses de l’établissement d’accueil doit communiquer avec l’organisme compétent et lui présenter la raison du changement.

Surveillance

Les organismes effectueront des examens périodiques des processus de sélection des établissements. Ils peuvent communiquer avec les établissements afin de demander que des mesures correctives soient prises s’ils le jugent nécessaire.

Communication publique

Les personnes candidates retenues, les établissements et les organismes bénéficient tous de la sensibilisation du public à la recherche et à la formation en recherche financées par le gouvernement fédéral ainsi que de la promotion de la richesse de cet investissement pour les Canadiennes et Canadiens.

La liste des membres des comités de sélection ainsi que des lignes directrices claires sur les conflits d’intérêts et le processus de sélection doivent être établies par l’établissement et affichées dans le site Web de celui-ci.

Les établissements ne doivent pas dévoiler publiquement le nom des personnes candidates retenues pour une BES CM avant que le gouvernement du Canada en ait fait l’annonce officielle. Les personnes candidates retenues sont autorisées à faire part de la nouvelle de manière confidentielle à leurs amies et amis, aux membres de leur famille et à leurs collègues. La  Politique de communication publique des organismes fédéraux de financement de la recherche s’applique aux BESC M.

Coordonnées

Information sur le programme

Les organismes demandent aux agentes et agents de liaison des bourses d’utiliser les adresses de courriel suivantes pour communiquer avec eux à propos de toutes les questions liées aux demandes et à l’octroi des bourses :

Soutien technique

Pour les questions techniques au sujet du Portail de recherche ou de l’extranet, communiquez avec le Service de dépannage des services électroniques à webapp@nserc-crsng.gc.ca au 1-855-275-2861, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30 (HE).