Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Rapport annuel de 2021-2022 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Du 1er avril 2021 au 31 mars 2022

Sur cette page

1. Introduction
2. À propos du CRSNG
3. Structure organisationnelle
4. Interprétation du rapport statistique
5. Services et activités connexes
6. Plaintes et audits
7. Annexes
• Annexe A - Ordonnance de délégation de pouvoirs de 2021-2022
• Annexe B - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021-2022
• Annexe C - Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021-2022

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1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) (Lois révisées du Canada, chapitre P-21, 1985) a été promulguée le 1er juillet 1983. Elle donne aux personnes ayant la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente le droit de consulter les renseignements personnels les concernant qui relèvent d'une institution fédérale et de demander leur correction en cas d'erreur. La Loi fournit également le cadre juridique régissant la collecte, la conservation, l'utilisation, la communication et le retrait des renseignements personnels par les institutions fédérales assujetties à la LPRP, qui doivent également veiller à l'exactitude des renseignements personnels qu'elles utilisent aux fins de l'administration des programmes et des activités.

En vertu de l'article 72 de la LPRP, le responsable de chaque institution fédérale doit établir et présenter au Parlement un rapport annuel sur l'application de la Loi au sein de son institution. Le présent rapport donne un aperçu des activités du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) pour la période allant du 1er avril 2021 au 31 mars 2022.

2. À propos du CRSNG

2.1 Mandat

Établissement public créé en 1978, le CRSNG est un organisme fédéral qui a le statut d'employeur distinct en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. Il reçoit son financement directement du Parlement et lui présente des rapports par l'intermédiaire du ministre de l'Innovation, des Sciences et de l'Industrie.

Le CRSNG est chargé de promouvoir et d'appuyer la recherche en sciences naturelles et en génie, à l'exception des sciences de la santé. Il est le principal organisme fédéral qui investit dans la recherche et la formation postsecondaires dans les domaines des sciences naturelles et du génie.

Le Conseil du CRSNG comprend un président et au plus 18 autres membres nommés par le gouverneur en conseil. Il établit les stratégies et les politiques générales de l'organisme et examine et évalue le rendement de ce dernier. Les décisions de financement sont prises par le président du CRSNG ou sa remplaçante ou son remplaçant désigné à la lumière des recommandations formulées par les comités d'évaluation par les pairs.

2.2 Responsabilités

Le CRSNG favorise et soutient la recherche et la formation en recherche dans le domaine des sciences naturelles et du génie. Il attribue à cette fin des subventions et des bourses afin de développer les compétences, de stimuler les découvertes et d'appuyer l'innovation qui génère des retombées économiques et sociales pour la population canadienne. L'organisme collabore avec les universités, les collèges, les entreprises et les organismes sans but lucratif pour éliminer les obstacles, créer des possibilités et attirer de nouveaux talents en recherche afin de permettre à la communauté scientifique du Canada d'exceller.

3. Structure organisationnelle

3.1 Structure organisationnelle

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division de la gouvernance, des risques et de la conformité, qui relève de la Direction des affaires stratégiques, organisationnelles et publiques du CRSNG.

Au cours de la période visée par le présent rapport, une coordonnatrice de l'AIPRP à temps plein relevant de la directrice générale, Gouvernance, risques et conformité a été épaulée par une analyste de l'AIPRP à partir de janvier 2022 et par deux agentes de l'AIPRP et du Secrétariat de septembre 2021 à mars 2022 (soit la moitié de l'exercice). Deux conseillères en matière d'AIPRP (un poste à temps plein et un poste temporaire à temps partiel) ont aussi appuyé les activités dans le domaine.

3.2 Bureau de l'AIPRP

Le Bureau de l'AIPRP coordonne les réponses aux demandes présentées au CRSNG en vertu de la LPRP. Il offre également aux membres du personnel du CRSNG des interprétations, des conseils et des recommandations concernant l'incidence de la Loi sur leurs activités ainsi que des séances de formation, d'éducation et de sensibilisation. En 2021-2022, le Bureau de l'AIPRP a donné au personnel du CRSNG des avis et des orientations en matière de protection des renseignements personnels portant sur une vaste gamme de programmes et d'activités. Il mène également les activités suivantes :

• traiter et gérer les plaintes relatives à la protection de la vie privée;
• donner des conseils et des orientations au personnel et à la haute direction concernant la protection des renseignements personnels et assurer la mise en œuvre du cadre de gestion des renseignements personnels;
• préparer des rapports hebdomadaires sur l'AIPRP à l'intention de la haute direction du CRSNG, des rapports statistiques et des rapports supplémentaires annuels à l'intention du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et un rapport annuel au Parlement;
• mettre à jour l'information portant sur la protection des renseignements personnels dans le site Web du CRSNG;
• documenter et résoudre les cas d'atteinte à la vie privée;
• coordonner les mises à jour de l'information publiée dans Info Source;
• fournir au ministère de la Justice des commentaires sur la modernisation de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• participer à des tribunes pour le milieu de l'AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail du milieu de l'AIPRP du SCT.

3.3 Ordonnance de délégation de pouvoirs

Aux termes de l'article 3 de la LPRP, le président du CRSNG est désigné comme responsable d'institution fédérale aux fins de l'application de la Loi.

Conformément à l'article 73 de la LPRP, les administrateurs généraux peuvent, par décret, déléguer à des cadres ou à des employés de l'institution qui occupent un poste au niveau approprié certaines des attributions que leur confère la Loi. On trouvera la délégation de pouvoirs à l'annexe A.

4. Interprétation du rapport statistique

Le rapport statistique de 2021-2022 du CRSNG sur la LPRP figure à l'annexe B.

Le CRSNG a demandé aux établissements d'indiquer en quoi la pandémie de COVID-19 avait nui à leur capacité de recevoir les demandes et de traiter les dossiers. On trouvera à l'annexe C le rapport statistique supplémentaire concernant la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour 2021-2022.

4.1 Demandes présentées en vertu de la LPRP

En 2021-2022, le CRSNG a reçu deux nouvelles demandes d'accès à des renseignements personnels, soit beaucoup moins qu'en 2020-2021 (22 nouvelles demandes). Vingt-trois demandes ont été reportées de l'exercice précédent (cinq avaient été présentées en 2018-2019, une en 2019-2020 et 17 en 2020-2021). Au total, 13 demandes ont été fermées en 2021-2022 et 12 demeurent en suspens.

Parmi les demandes en suspens, cinq ont été présentées en 2018-2019, une en 2019-2020, quatre en 2020-2021 et deux en 2021-2022. Les deux demandes en suspens présentées en 2021-2022 demeurent dans les délais de traitement prévus par la loi, contrairement aux 10 autres demandes.

Au cours de la période visée, le CRSNG a traité au total 5 074 pages, dont 1 251 ont été communiquées. Il s'agit d'une hausse considérable par rapport à 2020-2021, où il avait traité 464 pages, dont 268 ont été communiquées. L'organisme a aussi traité plus de demandes qu'en 2020-2021 (13 demandes en 2021-2022, comparativement à sept en 2020-2021).

Figure 1 : Nombre de demandes d'accès à des renseignements personnels reportées, reçues et fermées (de 2017 à 2022)

Figure 2 : Nombre de pages traitées et de pages communiquées (de 2017 à 2022)

4.2 Résultat des demandes fermées

Le CRSNG a fermé 13 demandes d'accès à des renseignements personnels. Des renseignements ont été communiqués intégralement pour six de ces demandes et en partie pour cinq d'entre elles; dans deux cas, il n'y avait aucun dossier.

4.3 Exceptions invoquées

En ce qui concerne les demandes d'accès à des renseignements personnels pour lesquelles des renseignements partiels ont été communiqués, le CRSNG a invoqué cinq exceptions en vertu de l'article 26 (Renseignements concernant un autre individu) et une exception en vertu de l'article 27 (Renseignements protégés : avocats et notaires).

4.4 Prorogation des délais

Sur les 13 demandes d'accès à des renseignements personnels fermées, 13 prolongations de 30 jours ont été accordées au-delà de la période initiale de 30 jours. Le CRSNG a invoqué 13 exemptions en vertu de l'alinéa 15(a)i), indiquant que l'observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution. (Une demande mentionnait le grand nombre de pages et 12 demandes, le grand nombre de demandes.)

4.5 Délai de traitement

Aucune des 13 demandes d'accès à des renseignements personnels fermées ne l'a été dans les délais prévus par la loi. Dans tous les cas, le délai a été prorogé de 30 jours. Une demande a été fermée dans un délai de 121 à 180 jours et 12 demandes, dans un délai de 181 à 365 jours.

4.6 Consultations

Tout comme en 2020-2021, le CRSNG n'a reçu en 2021-2022 aucune demande de consultation en matière de protection des renseignements personnels d'une autre institution fédérale.

4.7 Répercussions de la COVID-19

Entre le 1er avril 2021 et le 31 mars 2022, le CRSNG a fait face à des défis opérationnels causés par la pandémie de COVID-19. Les membres de l'équipe chargée de l'AIPRP au CRSNG ont continué de travailler à distance pendant tout l'exercice. Au début de la pandémie, ils n'ont pas pu utiliser le logiciel spécialisé de traitement des demandes d'accès à l'information ni les autres ressources à leur disposition à l'administration centrale. Le problème a été résolu en 2021-2022, mais l'arriéré de dossiers causé par ces difficultés ne s'est pas résorbé.

Même lorsque les membres de l'équipe ont eu pleinement accès au logiciel d'AIPRP spécialisé, les difficultés liées au travail à distance ont rendu d'autant plus compliqué le traitement des dossiers, ce qui a eu des répercussions sur la prestation des services.

De plus, étant donné que les employées et employés du CRSNG travaillaient à distance, il leur était impossible de traiter les documents papier et les documents secrets. Toutefois, depuis novembre 2021, l'équipe de la salle du courrier est en mesure de recevoir des documents protégés en format papier. En mars 2022, le CRSNG a lancé une nouvelle plateforme extranet permettant de fournir les documents de façon efficace et sécuritaire aux demandeurs plutôt que de leur communiquer un grand nombre de documents PDF protégés par mot de passe dans une série de courriels.

5. Services et activités connexes

Tout au long de l'exercice, le Bureau de l'AIPRP a donné des conseils et aidé le personnel de l'organisme en examinant divers documents, par exemple les réponses aux questions parlementaires, les protocoles de protection des renseignements personnels, les protocoles d'entente, les audits, les évaluations et les rapports de sécurité. En 2021-2022, le Bureau a offert une formation ponctuelle sur les dispositions de la LPRP et leur incidence sur les programmes et les initiatives du CRSNG. En outre, il a présenté chaque semaine à la haute direction du CRSNG un rapport d'étape portant sur toutes les demandes d'accès à des renseignements personnels.

5.1 Info Source, information accessible au public et centres de demandes de renseignements

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit de l'information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source donne aux fonctionnaires (actuels et anciens) et à l'ensemble de la population une information pertinente leur permettant d'avoir accès aux renseignements personnels les concernant qui sont détenus par les institutions fédérales assujetties à la LPRP et d'exercer leurs droits en vertu de cette loi.

Les politiques de financement, les descriptions de programme, la structure organisationnelle et les coordonnées des personnes-ressources du CRSNG se trouvent dans le site Web de l'organisme. Conformément à la politique fédérale sur la divulgation proactive, le site Web du CRSNG donne aussi accès aux rapports d'évaluation et d'audits internes. La page sur l'AIPRP fournit des renseignements généraux concernant la Loi sur l'accès à l'information ainsi que des renseignements sur les services offerts.

Par ailleurs, le CRSNG communique de manière proactive de l'information dans le site Web Gouvernement ouvert du gouvernement fédéral, entre autres les sommaires mensuels sur l'AIPRP et les renseignements sur les subventions accordées, les marchés attribués ainsi que les dépenses de voyages, d'accueil et de conférences.

5.2 Pratiques informelles et divulgation proactive

Le CRSNG encourage l'adoption de pratiques informelles consistant à fournir les renseignements demandés en dehors du processus d'AIPRP, pour autant que les renseignements communiqués ne concernent de toute évidence que la personne à l'origine de la demande.

En outre, le CRSNG communique de manière proactive aux candidates et candidats les commentaires issus de l'évaluation de leur demande de subvention ou de bourse par les pairs. En 2021-2022, il a communiqué de manière proactive 13 706 rapports et lettres de recommandation caviardés d'évaluatrices et évaluateurs externes bénévoles pour tous les programmes faisant appel à des rapports externes, ce qui représente 5 739 demandes de subventions et de bourses. Ces rapports fournissent une évaluation préliminaire de la proposition par une ou un spécialiste impartial de la question, des recommandations au sujet de la candidate ou du candidat fondées sur des collaborations ou une supervision antérieure et une rétroaction à l'intention de la candidate ou du candidat sur l'évaluation de sa proposition par rapport aux critères du programme. Les employées et employés du programme ayant suivi la formation donnée par le personnel de l'AIPRP caviardent ces rapports dans l'esprit de la LPRP.

5.3 Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

Les renseignements personnels recueillis et utilisés par les institutions fédérales sont régis par la LPRP et les règlements connexes ainsi que par une série de politiques du SCT. Le CRSNG doit se conformer à plusieurs politiques, directives et lignes directrices, et le président de l'organisme doit rendre des comptes à cet égard. Ce cadre de conformité est complexe et souvent très exigeant pour les petits organismes. Il évolue et est mis à jour pour refléter la réalité des préoccupations actuelles en matière de protection de la vie privée dans notre monde numérique.

En vertu de la Politique sur la protection de la vie privée publiée par le SCT, toutes les institutions fédérales doivent établir un protocole de protection des renseignements personnels énonçant les règles et les lignes directrices à l'intention des employées et employés qui utilisent ce type de renseignements. Le CRSNG et le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) ont accepté d'élaborer un cadre conjoint de gestion de la protection de la vie privée et un protocole connexe dans le cadre de leur vaste engagement à renforcer la culture de protection de la vie privée et de respect des lois. La mise en œuvre de protocoles de ce type est particulièrement importante pour le CRSNG étant donné qu'il recueille davantage de renseignements de déclaration volontaire. Le cadre conjoint et le protocole ont été finalisés en 2021-2022 et approuvés par la haute direction au printemps 2022.

Le CRSNG n'a pas reçu d'autorisation concernant toute nouvelle collecte de renseignements personnels ou toute nouvelle utilisation uniforme de numéros d'assurance sociale en 2021-2022.

5.4 Formation

Le Bureau de l'AIPRP a poursuivi ses activités de formation et de perfectionnement structurées en 2021-2022. Tous les membres du personnel ayant besoin d'un accès direct aux données sur l'équité, la diversité et l'inclusion (EDI) devaient suivre une formation sur le traitement des renseignements personnels de nature délicate. Au total, 94 employées et employés du CRSNG ont participé à neuf séances de formation sur les données relatives à l'EDI organisées par le CRSNG ou conjointement avec le CRSH. Vingt employées et employés du CRSNG ont participé à la formation sur le caviardage.

5.5 Coûts

En 2021-2022, le coût total des salaires, des biens et des services professionnels associés au programme de protection des renseignements personnels s'élevait à 215 542 $, comparativement à 182 356 $ en 2020-2021 (soit une augmentation de plus de 18,2 %) et à 109 649 $ en 2019-2020.

Ce coût n'inclut pas le traitement des demandes de divulgation proactive aux candidates et candidats mentionnées au point 5.2 ci-dessus.

5.6 Atteintes importantes à la vie privée

Le CRSNG n'a fait état d'aucune atteinte importante à la vie privée en 2021-2022.

5.7 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le CRSNG n'a réalisé aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en 2021-2022.

5.8 Communication dans l'intérêt du public

L'alinéa 8(2)m) de la LPRP s'applique aux cas où, de l'avis du responsable de l'institution, des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée pouvant découler de la communication de renseignements ou encore aux cas où l'individu concerné tirerait un avantage certain de la communication de renseignements.

Pendant la période visée par le présent rapport, le CRSNG n'a communiqué aucun renseignement en vertu de cet alinéa de la LPRP.

5.9 Corrections

L'alinéa 12(2)a) de la LPRP confère aux individus le droit de demander la correction des renseignements personnels que détient le gouvernement fédéral à leur sujet.

Trois demandes de correction déposées en 2018-2019, cinq en 2019-2020 et trois en 2020-2021 avaient été reportées à 2021-2022. Ces demandes provenaient toutes de la même personne et demeurent toutes en suspens. Le CRSNG n'a reçu aucune nouvelle demande de correction de renseignements personnels au cours de la période visée par le présent rapport.

5.10 Défis

Au début de 2021-2022, le CRSNG avait un arriéré de 23 dossiers reportés des exercices précédents. Cet arriéré, auquel s'ajoutent deux nouvelles demandes d'accès à des renseignements personnels à traiter, a mis à rude épreuve au cours de la première moitié de l'exercice les ressources limitées dont dispose le CRSNG en matière d'AIPRP. En raison de cette situation, l'équipe de l'AIPRP a dû établir les priorités opérationnelles et demander des prorogations suffisantes. Le CRSNG est demeuré déterminé à aider les demandeurs à peaufiner leur demande, mais le problème d'arriéré subsistera en raison du report de 12 demandes à l'exercice 2022-2023.

Selon les estimations, les ressources humaines affectées à la protection de la vie privée se chiffraient à 2,205 ETP en 2021-2022 comparativement à 1,505 ETP en 2020-2021, ce qui représente une augmentation de 46,5 %. La charge de travail assumée par les 2,505 ETP était répartie entre des employées et employés travaillant à temps plein (1,455 ETP), des consultantes et consultants et du personnel d'agences de placement (0,07 ETP) et des employées et employés occasionnels ou travaillant à temps partiel et des étudiantes et étudiants (0,68 ETP).

Le CRSNG continue d'éprouver des difficultés à pourvoir aux postes liés à l'AIPRP, mais a pu doter deux postes d'agente ou agent au secrétariat de l'AIPRP et un poste d'analyste de l'AIPRP de manière permanente. L'organisme s'est engagé à solidifier à l'interne son équipe et son expertise en matière d'AIPRP afin d'accroître la stabilité et d'améliorer la prestation de services.

6. Plaintes et audits

6.1 Plaintes

Demandeurs ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au sujet du traitement d'une demande.

Le CRSNG avait reporté une plainte relative à la protection de la vie privée déposée en 2020-2021. Cette plainte a été fermée en 2021-2022. L'organisme a reçu quatre nouvelles plaintes au cours de l'exercice et ces plaintes ont été fermées la même année. Aucune plainte relative à la protection de la vie privée n'a été reportée à l'exercice 2022-2023.

6.2 Audits, conformité et appels

Aucun audit ni aucune surveillance de la protection de la vie privée n'a été réalisé pendant la période visée par le présent rapport.

En outre, il n'y a eu aucune requête ni aucun appel devant la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale en vertu de la LPRP au cours de l'exercice.

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7. Annexes

• Annexe A - Ordonnance de délégation de pouvoirs de 2021-2022
• Annexe B - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021-2022
• Annexe C - Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2021-2022