Utilisation des subventions

Avant-propos

Les lignes directrices suivantes ont été établies pour aider les représentants autorisés et les administrateurs financiers des établissements à interpréter ce qui constitue une utilisation acceptable des fonds de subvention. Il est à noter que la liste d'exemples n'est pas exhaustive. Les représentants autorisés sont invités à communiquer avec les personnes-ressources compétentes au sein de leur établissement respectif, par exemple, les administrateurs financiers et les responsables des subventions de recherche. Pour obtenir plus de renseignements sur les politiques et les exigences de l'un ou l'autre des organismes, veuillez communiquer avec la Division des finances de l'organisme concerné.

Principes généraux

Le représentant autorisé d'un établissement ne doit détenir aucun intérêt financier ou personnel, direct ou indirect, dans les transactions imputables à une subvention de l'organisme.

Généralement, les fonds accordés en vertu du Programme d’innovation dans les collèges et la communauté (ICC) doivent être affectés aux couts directs de la recherche. Toutefois, une partie des fonds pourrait être consacrée aux couts de fonctionnement et des appareils (au plus 20 % des couts totaux du projet) ainsi qu’aux frais généraux et aux couts d’administration (au plus 20 % du versement annuel de la subvention), selon le type de subvention accordée dans le cadre du Programme d’ICC.

Les fonds doivent être utilisés d'une manière efficiente, efficace et économique, et les dépenses doivent être essentielles aux projets ou aux activités visées par la subvention.

Pour obtenir plus de renseignements sur l'utilisation des fonds de subvention, consultez la rubrique portant sur les dépenses admissibles de chaque type de subvention d'ICC. L'utilisation des fonds énoncée dans les descriptions des subventions indiquées ci-dessous prévaut sur celle décrite dans le présent guide.

• Subventions d’engagement partenarial pour les collèges;
• Subventions de recherche et développement appliquée (RDA);
• Subventions d’outils et d’instruments de recherche appliquée (OIRA);
• Fonds d’innovation sociale destiné aux collèges et aux communautés ;
• Subventions de chaires de recherche industrielle dans les collèges (CRIC);
• Subventions de renforcement de l’innovation (RI);
• Subventions Maillons innovation;
• Prix Synergie pour l’innovation (pour les collèges);
• Subventions d’établissement de centres d’accès à la technologie (ECAT).

L'utilisation des fonds de subvention énoncée dans les descriptions de ces subventions prévaut sur celle décrite dans le présent guide.

Les contributions à des dépenses partagées doivent être directement liées au programme appuyé par la subvention et être acceptées et approuvées par le représentant autorisé.

En l'absence d'une politique écrite de l'organisme, la politique de l'établissement s'applique, par exemple, en ce qui a trait aux taux quotidiens pour les déplacements. Cependant, lorsqu'une politique de l'organisme et une politique d'un établissement coexistent, la politique de l'organisme doit être respectée, même si l'établissement peut être tenu de se conformer à ses politiques.

Les établissements qui désirent utiliser leurs fonds d’une manière qui n’est pas décrite de façon explicite dans les lignes directrices ou les exigences de l’organisme doivent communiquer au préalable avec un administrateur de programme de l’organisme ou un agent d’administration des octrois de l’organisme en composant le 613-995-2694 ou par courriel à utilisationdessubventions@nserc-crsng.gc.ca pour le CRSNG, à utilisationdessubventions@sshrc-crsh.gc.ca pour le CRSH ou à support@cihr-irsc.gc.ca pour les IRSC.

L'organisme compte sur les politiques des établissements concernant l'intégrité en recherche et les conflits d'intérêts pour assurer l'utilisation responsable des fonds de subvention.

Les établissements ont le droit et la responsabilité de refuser d'approuver une dépense proposée par leur représentant autorisé si la dépense n'est pas conforme aux exigences de l'organisme ou aux politiques de l'établissement.

Les dépenses admissibles énoncées dans ce document s’appliquent à tous les types de subventions accordées dans le cadre du Programme d’ICC, à l’exception des subventions d’OIRA. Consultez la description des subventions d'OIRA pour en savoir plus sur les dépenses admissibles pour ce type de subvention.

Frais généraux et couts d'administration

Comme le financement reçu grâce au Programme d’ICC n’est pas admissible au Fonds de soutien à la recherche, les établissements peuvent demander des fonds pour les frais généraux et les couts d’administration liés au programme de recherche appliquée du collège, mais non pour ceux de l’établissement dans son ensemble. Ces couts sont uniquement admissibles dans le cadre des subventions d’engagement partenarial, de RI, de RDA, de CRIC et de Maillons innovation. Les frais généraux et les couts d’administration ne peuvent pas dépasser 20 % du versement annuel de la subvention accordée à un établissement bénéficiaire.

Dépenses admissibles

Les frais généraux admissibles en vertu du  Fonds de soutien à la recherche correspondent aux dépenses admissibles en vertu du Programme d’ICC, sauf en ce qui concerne les dépenses énumérées ci-après.

Dépenses non admissibles

• L’appui pour la création d’entreprises dérivées.
• Les frais relatifs au développement d’incubateurs d’entreprise.

Dépenses rétroactives

Les dépenses engagées entre la date de l'annonce de l'octroi d'une subvention dans le site Web de l'organisme et la date d'entrée en vigueur de la subvention sont admissibles. Cependant, l'organisme ne se portera pas garant des couts s'il survient un changement dans le financement. L'approbation de ces dépenses est laissée à la discrétion de l'établissement.

Dans des circonstances exceptionnelles, déterminées à la seule discrétion de l'organisme, l'organisme acceptera d'examiner l'admissibilité de certaines dépenses rétroactives engagées avant la date officielle d'entrée en vigueur de la subvention.

En cas de refus d'approbation des dépenses ou du projet, l'organisme ne se portera pas garant des dépenses rétroactives.

L'organisme examine les dépenses rétroactives au cas par cas, en fonction des quatre critères suivants :

• les dépenses doivent constituer des dépenses admissibles conformément aux rubriques ci-après ou à la description du programme visé;
• les dépenses doivent être présentées comme des dépenses rétroactives, et une justification doit être fournie au moment de la présentation de la demande initiale;
• les dépenses doivent se rapporter à une demande de subvention d'ICC dont le financement a été approuvé;
• les dépenses doivent être engagées entre la date de présentation de la demande initiale et la date officielle d'entrée en vigueur de la subvention.

Catégories de dépenses

Les lignes directrices suivantes ont été établies pour aider les représentants autorisés et les administrateurs financiers des établissements dans leur interprétation de ce qui constitue une utilisation acceptable des fonds de subvention. La liste des exemples n'est pas exhaustive.

Les fonds de la subvention peuvent être affectés aux éléments énumérés ci-dessous, à condition qu'ils s'inscrivent dans le cadre des projets ou des activités visés par la subvention.

Dépenses liées à la rémunération

Définitions

Salaire : Rémunération pour le travail effectué par le personnel de recherche, conformément aux contrats de travail de l'établissement ou aux ententes collectives, le cas échéant.

Allocation : Soutien financier accordé à un titulaire de bourse de formation, ou fourni par le représentant autorisé à un stagiaire, pour l'appuyer lorsqu'il travaille à des projets de recherche appliquée.

Dépenses admissibles

Salaires :

• Le salaire d’un professeur à temps partiel ayant un contrat de moins de trois ans avec l’établissement pour réaliser les activités de recherche appliquée. La rémunération totale (salaire à temps partiel et montant supplémentaire versé à même la subvention du Programme d’ICC) ne peut dépasser celle d’un professeur à temps plein (calculée sur une base annuelle ou horaire).
• Les salaires et les avantages sociaux non discrétionnaires du personnel technique et professionnel qui réalise les travaux de recherche appliquée, des administrateurs de la recherche ainsi que du personnel chargé du développement commercial ou du transfert des technologies et des connaissances.
• Une partie des couts liés à la réduction de la charge d’enseignement (jusqu’à concurrence de 9 000 $ par cours par semestre pour chaque professeur, soit l’équivalent de 0,1 équivalent temps plein), afin de remplacer les professeurs pour leur permettre de participer aux projets de recherche appliquée.
• Les salaires* des étudiants des collèges, y compris les avantages sociaux non discrétionnaires ou les allocations* pour leur permettre de participer aux projets de recherche appliquée.

Allocations :

• Les allocations des chercheurs invités, jusqu'à concurrence de 2 000 $ par mois pour une période maximale de 125 jours par année (frais de déplacement et de séjour en sus) (CRSNG seulement).

*Les organismes s'en remettent à l'Agence du revenu du Canada pour toutes les questions concernant les impôts.

Remarques

• Les personnes rémunérées à même une subvention de l'organisme ne sont pas considérées comme des employés ou des titulaires d'une subvention ou d'une bourse de cet organisme.
• Au nombre des avantages sociaux non discrétionnaires de l’établissement figurent normalement les régimes d’assurance-invalidité de courte et de longue durée, d’assurance-vie, de retraite, de soins médicaux, de soins de la vue et de soins dentaires, ainsi que les congés parentaux. Les avantages sociaux non discrétionnaires de l’établissement ne doivent pas déroger aux lignes directrices de l’organisme.

Autres dépenses admissibles

• Les sommes versées ou les cadeaux offerts en vue du recrutement de participants, comme les modestes primes à la participation (p. ex., pour établir un bassin de participants éventuels) si elles sont approuvées par un comité d’éthique de la recherche.
• Les salaires pour le travail de bureau directement lié aux activités de diffusion, ce qui comprend la préparation de manuscrits.
• Les honoraires des conférenciers.

Dépenses non admissibles

• Les honoraires d’experts-conseils (ces dépenses doivent être inscrites sous la rubrique Couts de fonctionnement, de matériel et de fournitures [voir ci-dessous]).
• Les salaires des étudiants universitaires.
• Toute partie du salaire d’un professeur de collège à temps plein, ce qui comprend les couts salariaux liés à la participation de membres du corps professoral aux travaux appuyés par une subvention du Programme d’ICC.
• Toute partie du salaire ou des honoraires d’experts-conseils versée aux participants issus des établissements ou à toute autre personne qui est admissible aux subventions de l’organisme en raison de son statut.

Frais de déplacement et de séjour

Dépenses admissibles

• Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) à l’intérieur du Canada et les menues dépenses raisonnables engagées pour les travaux sur le terrain, les voyages effectués aux fins de collaboration, le personnel de recherche, les étudiants des collèges et les collègues pendant une courte période de temps
• Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) à l’extérieur du Canada jusqu’à concurrence de 5 000 $ par année.
• Les frais de voyage aérien correspondant au tarif le plus économique et ne devant pas être supérieurs au plein tarif en classe économique.
• Les primes d’assurance-annulation de voyage et les frais de réservation de siège.
• Les primes d’assurance-maladie de voyage pour le personnel de recherche qui ne reçoit pas ce genre d’avantage de son établissement ou d’autres sources.
• Les frais liés à la sécurité pendant les travaux sur le terrain, par exemple, l’achat d’équipement de protection et les vaccins.

Dépenses non admissibles

• Les frais de déplacement entre la résidence et le lieu de travail, ou entre deux lieux de travail, du représentant autorisé et du personnel de recherche connexe.
• Les frais liés aux passeports et à l'immigration.
• Le cout des billets d'avion qui ont été achetés par l'entremise d'un programme personnel de points de grand voyageur.
• Les frais liés aux déplacements à l'étranger.

Couts de fonctionnement, de matériel et de fournitures

Dépenses admissibles

• Les honoraires d’experts-conseils.
• Les frais d’entretien et de fonctionnement des appareils servant à la recherche appliquée appuyée par l’organisme.
• Les couts des matériaux, des fournitures et des autres produits consommables requis pour mener les travaux de recherche appliquée.
• Les couts des petits appareils pour effectuer de la recherche appliquée.
• Les couts des services professionnels et techniques.
• Les couts de pièces et de matériaux pour l’élaboration d’un prototype, pourvu que le prototype demeure la propriété du collège après la période de validité de la subvention.

Les fonds ne peuvent être utilisés pour effectuer des essais systématiques d'échantillons ou de produits, pour obtenir des conseils techniques ou uniquement pour acheter des appareils. Les demandes d'appareillage doivent être intégrées à la demande de subvention du Programme d'ICC.

Les couts de fonctionnement, de matériel et de fournitures ne peuvent pas dépasser 20 % du cout total du projet pour un établissement bénéficiaire.

Les candidats doivent justifier que les petits appareils sont nécessaires à la réalisation des activités décrites dans la proposition. Les subventions accordées dans le cadre du Programme d'ICC pourront uniquement être affectées aux dépenses liées à l'achat, à l'installation et à la mise au point d'appareils de recherche et au fonctionnement d'une installation de recherche appliquée. Si un appareil financé par le Programme d'ICC est vendu par la suite, l'organisme s'attend à ce que le produit de la vente soit réinvesti dans la recherche. Les dépenses liées à la construction, à l'achat ou à la location d'un bâtiment ne sont pas admissibles.

Autres dépenses admissibles

• Les frais de déplacement à l’occasion des visites aux fabricants en vue d’acheter des appareils importants (y compris les déplacements à l’étranger si les appareils ne sont pas disponibles au Canada).
• Les frais de transport des appareils achetés.
• La garantie prolongée des appareils.
• Les frais de courtage et de douane pour l’importation de matériel et de fournitures.
• Les frais liés à la formation du personnel qui doit utiliser les appareils ou des installations spécialisées (y compris les déplacements à l’étranger si la formation n’est pas offerte au Canada).

Dépenses non admissibles

• Les primes d’assurance pour l’appareillage et les véhicules de recherche.
• Les frais de construction, de rénovation ou de location de laboratoires ou d’installations auxiliaires.
• Les honoraires d’experts-conseils pour réaliser les essais nécessaires à la certification des produits, des procédés ou des services d’une entreprise partenaire.
• Les frais de consultation des fournisseurs qui ont une relation préexistante avec l’entreprise partenaire pour des services professionnels ou techniques.
• Les couts équivalents à la dépréciation de l’appareillage utilisé.
• Les couts de pièces et de matériaux pour l’élaboration d’un prototype si ce prototype demeure la propriété de l’entreprise partenaire après la période de validité de la subvention.

Ordinateurs et communications électroniques

Dépenses admissibles

• Les frais liés aux ordinateurs, aux tablettes, aux modems, aux nouvelles technologies, aux logiciels spécialisés et à d’autres pièces de matériel informatique nécessaires à la recherche appliquée qui ne sont pas habituellement fournis par l’établissement, sous réserve d’une justification adéquate dans laquelle le besoin pour la recherche est clairement défini.
• Les téléphones cellulaires, les téléphones intelligents ou les autres appareils électroniques si ceux-ci sont nécessaires à la recherche (p. ex., la collecte de données) ou pour la sécurité du personnel sous la réserve d’une justification adéquate dans laquelle le besoin pour la recherche est clairement défini.
• Le cout du forfait mensuel pour les appareils électroniques utilisés aux fins de la recherche (p. ex., pour la collecte de données) ou pour la sécurité du personnel uniquement.

Dépenses non admissibles

• Les frais mensuels de location ou de raccordement de téléphones.
• Les frais de raccordement ou d’installation de lignes (téléphoniques ou autres).
• Les frais liés au service de messagerie vocale.
• Les frais liés à l’acquisition de livres pour la bibliothèque, de services informatiques et d’autres services d’information fournis à tous les membres d’un établissement.
• Les frais liés à la connexion Internet à domicile.

Diffusion des résultats de la recherche et réseautage

Dépenses admissibles

• Les couts des activités de communication et de réseautage, notamment l'organisation de conférences et d'ateliers techniques ainsi que la participation à des conférences techniques et professionnelles.
• Les couts des activités visant à faire connaitre aux entreprises locales l'expertise en recherche appliquée au sein de l'établissement, notamment la documentation, les réunions et les ateliers, les conférences, les réunions et les ateliers auxquels la communauté locale peut participer pour se renseigner sur les travaux de l'établissement et les résultats qui pourraient avoir des retombées économiques, sociales ou environnementales.
• Les frais de développement d'un site Web d'information, y compris les frais de mise à jour du site Web.
• Les frais de diffusion des résultats de la recherche, tant au moyen de voies de diffusion traditionnelles que sur vidéo ou CD-ROM ou d'autres supports.
• Les frais de publication d'articles, y compris les frais pour assurer l'accès libre aux résultats (p. ex., les couts de publication dans une revue à accès libre ou les couts engagés pour permettre le libre accès à un article).
• Les frais de traduction associés à la diffusion des résultats de la recherche.
• Les frais liés à la tenue d'un atelier ou d'un séminaire se rapportant directement à la recherche subventionnée (ce qui comprend le cout des rafraichissements non alcoolisés ou du repas).

Couts du soutien du transfert des connaissances et des technologies

Dépenses admissibles

• La planification et la promotion de la recherche ainsi que les relations publiques.
• Les services de soutien à la précommercialisation (par exemple, la protection de la propriété intellectuelle, le cas échéant, les études de marché, l'élaboration d'un plan d'affaires, l'orientation et l'évaluation de technologies).
• L'administration des demandes de brevet pour les inventions.
• L'administration des accords et des partenariats établis avec des entreprises.
• Le soutien de l'octroi de licences d'exploitation des technologies.
• Le marketing des technologies, les ensembles de données et les bases de données, les logiciels, les modèles informatiques et les autres outils, les instruments de sondage, et le matériel d'enseignement issus de la recherche appliquée.

Remarque : Les partenaires doivent prendre en charge conjointement la plupart des dépenses de transfert de technologie.

Services et dépenses diverses

Dépenses admissibles

• Les frais liés au recrutement du personnel de recherche, comme le cout des annonces publicitaires, le cout des billets d’avion pour les candidats et les frais de recrutement à l’étranger.
• Les frais liés à l'élimination sure des déchets.
• Les frais liés à l'achat de livres ou de périodiques, de fournitures de bureau spécialisées, de matériel informatique et de services d'information non fournis officiellement par l'établissement à l'ensemble de son personnel de recherche et d'enseignement.
• Les couts de formation professionnelle ou de perfectionnement du personnel en vue de l’acquisition de techniques novatrices nécessaires pour effectuer le projet de recherche (y compris les frais de déplacements à l’étranger si la formation n’est pas offerte au Canada).
• Les frais d'adhésion à des associations professionnelles ou à des sociétés scientifiques, si cela est nécessaire au programme ou projet de recherche.
• Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules spécifiquement requis pour le travail sur le terrain et uniquement pour les mois pendant lesquels le travail sur le terrain a été effectué.
• Les frais de représentation (cout des rafraichissements non alcoolisés ou du repas) à des fins de réseautage dans un contexte de courtoisie officielle entre le personnel de l'établissement et des chercheurs invités, et pour des activités liées à la recherche dans le cadre d'assemblées qui faciliteront l'atteinte des objectifs des projets ou y contribueront (c.-à-d. des rencontres du représentant autorisé avec des partenaires, des intervenants, des chercheurs invités). Les cadeaux, lorsqu’ils sont approuvés par un comité d’éthique de la recherche, sont aussi admissibles.
• Les couts d’obtention de brevets pour les inventions, y compris les frais juridiques des collèges (pour la partie des brevets détenus par les collèges).

Dépenses non admissibles

• Les frais liés aux boissons alcoolisées.
• Les frais liés aux divertissements et à la représentation, autres que ceux indiqués précédemment; cela comprend, par exemple, les frais liés aux relations régulières avec des collègues de l'établissement et aux rencontres avec le personnel.
• Les frais liés aux primes et à la reconnaissance du personnel.
• Les frais liés à la formation professionnelle ou au perfectionnement, comme le cout de cours en informatique et de cours d'apprentissage linguistique.
• Les frais relatifs à la préparation du matériel d'enseignement.
• Les frais de prestation de services de base, tels que le chauffage, l'éclairage, l'eau, l'air comprimé, l'eau distillée, les appareils de pression sous vide, les services d'entretien fournis à tous les laboratoires faisant partie d'une installation de recherche.
• Les primes d'assurance pour les immeubles et l'appareillage.
• Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules, à moins que les travaux sur le terrain ne l'exigent expressément.
• Les taxes de vente qui sont visées par une exemption ou qui sont remboursables.
• Les dépenses liées aux vêtements de tous les jours.
• Les frais de déménagement d'un laboratoire.