Administration financière des trois organismes


Foire aux questions

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En quoi le Guide d’administration financière des trois organismes (GAFTO) de 2019 diffère-t-il de sa version de 2017.

Le GAFTO prévoit des responsabilités et des rôles distincts pour les organismes, les établissements et les titulaires de subvention. L’accent y est mis sur des principes et des directives plutôt que sur des exigences, ce qui permet de mieux tenir compte du contexte changeant de la recherche, réduit le fardeau administratif des établissements et des titulaires de subvention, et guide les établissements de façon plus claire et uniforme.

Pourquoi les trois organismes ont-ils décidé d’adopter une approche d’administration financière fondée sur des principes?

Le but de l’approche fondée sur des principes était de rationaliser et de simplifier l’administration et l’utilisation des subventions et d’adopter une approche moins normative et moins lourde pour les établissements et les titulaires de subvention. Le projet a été lancé, en partie, en réponse aux commentaires des intervenants au sujet des inefficiences du Guide d’administration financière existant et du fardeau inutile qu’il imposait, et en appui aux efforts d’harmonisation des trois organismes.

Quand le GAFTO entre-t-il en vigueur?

Douze établissements ont participé à la mise à l’essai du nouveau guide à la fin de 2018. Pour les établissements, énumérés ci‑après, le guide est entré en vigueur le 1er novembre 2019 :

  • Université Brock
  • Université du Cap-Breton
  • Université Dalhousie
  • Université McMaster
  • Hôpital pour enfants de Toronto
  • Université du Québec à Montréal
  • Université Laval
  • Université de l’Alberta
  • Université de la Colombie-Britannique
  • Université de Waterloo
  • Université Western
  • Université York

Le guide entrera en vigueur dans tous les autres établissements administrateurs admissibles (n’ayant pas participé à la mise à l’essai) le 1er avril 2020. Cette période de transition (jusqu’à avril 2020) laissera du temps aux établissements pour analyser les lacunes de leurs politiques, élaborer leurs propres plans de communication, pleinement comprendre le contenu, et se préparer à mettre en œuvre le guide.

Les intervenants des établissements qui ont participé ou non à la mise à l’essai sont encouragés à lire attentivement le guide au complet et à participer aux séances d’information organisées par les trois organismes et aux possibilités de formation offertes par leur établissement administrateur.

Quelles sont mes responsabilités maintenant comme titulaire d’une subvention? Ou comme établissement administrateur ou administrateur de la recherche?

Les rôles et responsabilités de chaque partie sont énoncés dans une page distincte. Il importe de noter, toutefois, que chaque directive dans le Guide d’administration financière des trois organismes détaille des responsabilités et des rôles particuliers pour les titulaires de subvention et les établissements administrateurs. Les intervenants sont donc encouragés à lire attentivement le guide au complet et à participer aux séances d’information organisées par les trois organismes ou aux possibilités de formation offertes par leur établissement administrateur.

Comment dois-je déterminer si un article ou un service représente une dépense admissible pouvant être faite à même la subvention?

Il incombe au titulaire de subvention et à l’établissement administrateur de déterminer l’admissibilité de la dépense. Les quatre grands principes énoncés dans le guide qui régissent l’« utilisation appropriée des subventions » doivent être appliqués pour déterminer la faisabilité et la viabilité d’une dépense.

Les dépenses sur la subvention :

  • doivent s’inscrire dans les coûts directs de la recherche ou des activités pour lesquelles les fonds ont été alloués et engendrer des avantages directement attribuables à la subvention;
  • ne doivent pas être prises en charge par l’établissement pour son personnel de recherche;
  • doivent respecter les principes d’efficacité et d’économie;
  • ne doivent procurer aucun gain personnel aux membres de l’équipe de recherche.

Un outil de guidage est en cours d’élaboration et sera disponible d’ici au 1er avril 2020. Entre‑temps, les titulaires de subvention sont aussi encouragés à lire attentivement le guide au complet et à participer aux séances d’information organisées par les trois organismes ou aux possibilités de formation offertes par leur établissement administrateur.

Qu’est-ce qui rend une dépense « efficace et judicieuse »?

Une dépense est considérée comme « efficace et judicieuse » lorsqu’elle permet d’atteindre les résultats désirés en prenant soin de limiter les coûts par l’évitement des dépenses inutiles. Il s’agit d’une utilisation optimale des fonds, ce qui ne signifie pas nécessairement d’acheter au coût « le plus bas ».

Par exemple, une dépense inutile peut survenir quand un article ou un service, peu importe son coût, ne permet pas d’atteindre efficacement le résultat désiré (c’est-à-dire qu’il en découle un fardeau indu sur les activités financées comme des retards,  des dépenses supplémentaires, des pertes de temps ou d’efforts en raison de la lourdeur du fardeau administratif).

Comment les trois organismes définissent‑ils la notion de « profit personnel »?

La notion de « profit personnel » renvoie à l’utilisation d’une subvention pour servir les intérêts d’une personne ou obtenir un avantage personnel ou un profit qui l’emporte sur les avantages pour la recherche ou les activités financées par la subvention.

Si un article ou un service représentait une dépense admissible dans le Guide d’administration financière de 2017, est‑il encore une dépense admissible dans le GAFTO?

Si l’article ou le service répond aux quatre grands principes et aux directives énoncés dans le GAFTO, la dépense continuera de représenter une utilisation appropriée des subventions (soit une dépense admissible).

À qui dois-je adresser mes questions?

Le titulaire de subvention doit adresser ses questions d’abord à son établissement administrateur. Il doit donc contacter son établissement avant de s’adresser directement à l’organisme concerné.

L’établissement administrateur doit adresser ses questions à l’organisme concerné (les IRSC, le CRSNG ou le CRSH, soit l’organisme qui a versé la subvention). L’établissement administrateur peut contacter l’organisme par courriel :

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