Administration financière des trois organismes


Rôles et responsabilités

La saine gestion des fonds de l’organisme repose sur la collaboration entre les organismes, les établissements administrateurs et les titulaires de subvention, ainsi que sur une interprétation commune de leurs responsabilités et rôles respectifs. Un aperçu de ces responsabilités est donné ci-après, mais chaque directive dans le Guide d’administration financière des trois organismes (« le GAFTO » ou « le guide ») comprend des responsabilités et des rôles particuliers pour les titulaires de subvention et les établissements administrateurs qui peuvent compléter l’information qui suit. Tous les intervenants sont donc encouragés à lire attentivement le guide au complet et à participer aux séances d’information organisées par les trois organismes ou aux possibilités de formation offertes par leur établissement administrateur.

Titulaires de subvention

En général, les titulaires de subvention :

*Seul le titulaire de subvention peut déléguer à d’autres le pouvoir d’utiliser sa subvention. De même, seuls les titulaires de subvention ou les personnes dûment déléguées par eux peuvent autoriser des dépenses à même la subvention ou d’autres frais portés au compte de subvention du titulaire.

Établissements administrateurs

L’établissement administrateur conserve le contrôle des fonds de subvention, verse les salaires et paye les autres dépenses autorisées par le titulaire ou son délégué, en plus de fournir périodiquement des états de compte de subvention au titulaire et à l’organisme subventionnaire. Les rôles et les responsabilités particuliers sont énoncés dans l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche, la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement et les ententes avec les organismes compétents.

En général, les administrateurs de la recherche ou établissements administrateurs :

  • Élaborent et mettent en œuvre des politiques, des systèmes administratifs, des procédures et des contrôles efficaces, de manière à s’assurer que les activités financées par un organisme sont menées conformément aux exigences établies par la loi, aux politiques et procédures de l’organisme, ainsi qu’aux autres ententes de subvention;
  • Surveillent l’admissibilité de leurs titulaires pendant toute la durée de la subvention et en informent l’organisme compétent sans tarder si l’admissibilité d’un candidat ou titulaire change;
  • Refusent ou retirent l’approbation des dépenses qui contreviennent à une politique de l’organisme ou aux conditions de la subvention;
  • Offrent une formation au personnel et aux titulaires de subvention sur les politiques et les pratiques de l’établissement qui s’appliquent à l’administration des subventions des trois organismes;
  • Fournissent une infrastructure matérielle et organisationnelle adéquate pour les travaux de recherche, la formation en recherche et autres activités financées;
  • Supervisent et soumettent des modifications à la subvention à l’organisme compétent;
  • Tiennent des dossiers exacts et complets pour :
    • Rendre compte de l’utilisation des fonds de l’organisme, ce qui comprend des pistes d’audit vérifiables avec des documents justificatifs complets pour chaque transaction, pendant  au moins sept ans;
    • Rendre compte chaque année de l’utilisation de la subvention.

Remarque : Les titulaires de subvention ou les administrateurs de la recherche ou établissements administrateurs ne peuvent déroger aux principes et aux directives énoncés dans le guide; toutefois, si le guide est muet sur un sujet particulier, les décisions de l’établissement administrateur s’appliqueront.

Les trois organismes

Les responsabilités et les rôles particuliers sont énoncés dans l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche, la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement et les ententes pertinentes de l’organisme. De façon générale, toutefois, l’organisme :

  • énonce les conditions générales régissant l’administration des subventions par l’établissement;
  • dans la mesure du possible, communique avec l’établissement et le consulte au sujet de l’adoption de nouvelles politiques ou de modifications à ses politiques existantes qui pourraient avoir des conséquences importantes pour l’établissement;
  • met les fonds à la disposition des titulaires de subvention en temps utile;
  • procède à des examens périodiques de l’utilisation et de l’administration des subventions;
  • supervise l’approbation des changements à l’administration des subventions qui ont des conséquences financières pour l’organisme;
  • a le droit de mettre fin à une subvention lorsque les exigences de l’organisme ne peuvent plus être respectées.

Renseignements supplémentaires

Le titulaire de subvention doit adresser ses questions d’abord à son établissement administrateur. Il doit donc contacter son établissement avant de s’adresser directement à l’organisme concerné.

L’établissement administrateur doit adresser ses questions à l’organisme concerné (les IRSC, le CRSNG ou le CRSH, soit l’organisme qui a versé la subvention). L’établissement administrateur peut contacter l’organisme par courriel :

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