Programme pilote Dimensions : équité, diversité et inclusion Canada

Instructions pour rédiger une lettre d’intention

• Information générale
• Rédaction de la lettre d’intention
• Aperçu des attentes relatives à la demande

Information générale

À propos du programme pilote

Lisez la description du programme pilote Dimensions : équité, diversité et inclusion Canada (ci-après appelé « Dimensions ») avant de rédiger votre lettre d’intention. Celle-ci devrait fournir au comité de sélection tous les renseignements dont il a besoin pour l’évaluer en fonction des critères de sélection énoncés dans la description du programme.

Qui doit rédiger la lettre d’intention?

La lettre d’intention et les documents connexes doivent être préparés et acheminés par une représentante autorisée ou un représentant autorisé de l’établissement admissible à ce programme pilote (ci-après la candidate ou le candidat), conformément à la description du programme.

À l’exception des coordonnées personnelles ou de celles de l’établissement, aucun changement à votre lettre d’intention ni aucune mise à jour ne seront acceptés après qu’elle aura été présentée. Vous pouvez mettre à jour les coordonnées en envoyant un courriel à dimensionsEDI@nserc-crsng.gc.ca.

Lettre d’intention

Pour être complète, la lettre d’intention présentée au programme pilote doit comprendre les deux documents suivants :

• le formulaire d’adhésion à la charte Dimensions, signé par la rectrice ou le recteur de l’établissement ou une personne occupant un poste équivalent, en format PDF;
• le formulaire de lettre d’intention dument rempli, y compris les modalités de présentation de la demande, signé par la candidate ou le candidat, en format PDF.

Rédaction de la lettre d’intention

Formulaire d’adhésion à la charte

La rectrice ou le recteur, ou une personne occupant un poste équivalent, doit, au nom de l’établissement, souscrire à la charte Dimensions en signant le formulaire et en s’engageant à en adopter les principes dans les politiques, les pratiques, les plans d’action et la culture de l’établissement.

Formulaire de lettre d’intention

Renseignements généraux

La représentante officielle autorisée ou le représentant officiel autorisé de l’établissement qui transmet la lettre d’intention doit donner le nom de l’établissement et fournir des renseignements sur la candidate ou le candidat. Cette personne doit également confirmer si l’établissement a déjà en place un plan d’EDI accessible au public (comme le  Plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion du Programme des chaires de recherche du Canada).

Description générale de l’établissement (maximum de 250 mots)

Donnez un aperçu général présentant votre établissement. Vous pourriez y expliquer la mission de votre établissement, les points saillants de vos programmes, le nombre de campus, etc. Vous devriez également décrire la composition du milieu de la recherche dans votre établissement. Pour les besoins du programme pilote, le terme « milieu de la recherche » désigne les étudiants et les étudiantes, le personnel de soutien et le personnel non enseignant, le personnel enseignant (à temps plein ou à temps partiel), les stagiaires postdoctoraux, les chercheurs et les chercheuses ainsi que les partenaires. 

Engagement de l’établissement (maximum de 500 mots)

Exposez en détail l’engagement de votre établissement à l’égard de la mise en œuvre des principes de la charte Dimensions. Décrivez le niveau d’engagement de la haute direction et expliquez comment les engagements de l’établissement seront intégrés aux politiques et aux pratiques.

Donnez des renseignements détaillés sur les ressources humaines et financières que votre établissement consacrera à ce travail.  

Équipe chargée de l’autoévaluation (maximum de 500 mots)

Décrivez le plan adopté par votre établissement pour mettre sur pied une équipe d’autoévaluation (EAE). Ce groupe équitable, diversifié et inclusif doit comprendre des représentantes et des représentants de toutes les facultés ou de tous les programmes et de divers types de postes dans le milieu de la recherche de l’établissement. La composition de l’EAE doit également tenir compte de la question de l’intersectionnalité qui sera le gage d’une mobilisation à grande échelle à l’appui de la promotion de l’EDI. Il est essentiel que la composition de l’EAE n’impose pas un fardeau démesuré aux groupes sous-représentés. Expliquez en détail comment l’EAE fera partie intégrante de la structure redditionnelle de l’établissement.

Incluez une description des ressources disponibles (financement alloué et ressources humaines), des mécanismes de soutien (allègement de la charge d’enseignement ou d’autres charges de travail, rémunération spéciale, heures supplémentaires, indemnités de congé annuel, crédit ou rémunération pour les étudiantes et les étudiants, etc.) et les systèmes de reconnaissance (inclusion dans les évaluations de rendement, prix de reconnaissance des étudiantes et des étudiants, etc.) pour tous les membres siégeant au sein de l’EAE. Donnez une description détaillée du mécanisme employé pour surveiller et régler les plaintes et les signaler à la haute direction.

Description de la collecte et de l’utilisation des données (maximum de 1 000 mots)

Donnez un aperçu des activités de collecte des données sur l’EDI en cours à votre établissement. Veuillez noter que vous n’avez pas à fournir de données à l’étape de la lettre d’intention. Indiquez plutôt sur quoi portent les données actuellement recueillies et utilisées. Vous devez décrire la collecte des données quantitatives et qualitatives. Les données quantitatives pourraient inclure, par exemple, l’auto-identification des membres du milieu de la recherche et les données qualitatives, l’information relative aux politiques, aux pratiques, aux systèmes, aux rapports sur l’expérience vécue, aux changements dans la culture de la recherche et au renforcement de la culture d’inclusion.

Pour les besoins du programme pilote Dimensions, il faut recueillir des données désagrégées concernant les groupes sous-représentés suivants : les femmes, les peuples autochtones, les personnes en situation de handicap, les membres de minorités visibles ou de groupes racisés et membres de la communauté LGBTQ2+. On encourage les établissements à reconnaitre d’autres groupes sous-représentés et défavorisés dans leur milieu, en plus de ceux mentionnés ci-dessus, et de les inclure. Les établissements qui participent au programme pilote recevront des orientations sur la collecte normalisée de données quantitatives et les pratiques exemplaires pour cette collecte.

La collecte de données par les établissements participant au programme pilote doit porter sur l’accès, la représentation, l’admission, le recrutement, le perfectionnement professionnel et la sécurité d’emploi, la rémunération, les conditions et l’environnement de travail et d’apprentissage, les ressources, le maintien en poste et l’avancement des membres du milieu de la recherche dans divers postes et à divers niveaux. Il faut recueillir et évaluer les données désagrégées ayant trait à ces éléments communs, qui jetteront les bases du plan d’action, dans la mesure du possible. Expliquez si et comment ces données contribuent aux politiques et aux pratiques de votre établissement.

Vous devez également inclure une description des stratégies employées par l’établissement pour recueillir, protéger et utiliser les données et y avoir accès ainsi que pour encourager les individus à s’autodéclarer comme membres de groupes sous-représentés.

Si votre établissement ne recueille pas à l’heure actuelle les données susmentionnées, expliquez-en les raisons et fournissez un plan général pour montrer comment il acquerra la capacité de recueillir et d’analyser ces données au cours des deux prochaines années. 

Description des mesures liées à l’EDI (maximum de 1 000 mots)

Décrivez brièvement les mesures et les politiques en place dans votre établissement pour promouvoir et rehausser l’EDI. Donnez au moins deux exemples d’initiatives, de projets, de politiques ou de mécanismes redditionnels qui ont été mis en œuvre dans ce domaine au cours des deux dernières années. Il pourrait s’agir de mesures prises pour déterminer et aplanir les obstacles, mettre fin aux préjugés et apporter des changements systémiques durables, en adoptant une perspective intersectionnelle. Il pourrait également s’agir de stratégies pour faire face à la résistance et obtenir l’appui du milieu de l’établissement. Décrivez les progrès et le succès de ces initiatives à ce jour et expliquez les mesures prises pour accroitre le succès de l’établissement après qu’il a relevé ces problèmes.   

Si aucune mesure n’est en place pour l’instant, décrivez les initiatives prévues.

Si votre établissement a déjà un plan d’EDI accessible au public (comme le  Plan d’action en matière d’équité, de diversité et d’inclusion du Programme des chaires de recherche du Canada), résumez-le et donnez un lien menant à ce plan. 

Modalités de présentation de la demande

Il faut télécharger et signer les modalités de présentation de la demande dans le formulaire de lettre d’intention.

Date limite pour l’envoi de la lettre d’intention

Les lettres d’intention doivent être présentées avant 20 h (HE) le 8 juillet 2019.

Comment présenter la lettre d’intention

La lettre d’intention dument remplie, qui comprend le formulaire de lettre d’intention dument rempli et la charte Dimensions signée, doit être téléversée dans le  site de téléchargement sécurisé Dimensions.

Aide

Pour en savoir plus, envoyez un courriel à dimensionsEDI@nserc-crsng.gc.ca.

Pour les demandes de renseignements techniques, communiquez avec le Service de dépannage des services électroniques à webapp@nserc-crsng.gc.ca ou au 613-995-4273 ou remplissez une demande de soutien en ligne.

Aperçu des attentes relatives à la demande

S’il est sélectionné pour le programme pilote, votre établissement devra recueillir des données pendant deux ans, puis présenter une demande qui sera évaluée en vue de l’obtention d’une distinction. Un guide détaillé vous sera remis afin de vous aider dans la préparation de votre demande. Le tableau ci-après fournit une orientation initiale concernant ces exigences. Veuillez noter que la limite de mots exclut les grilles, les graphiques et les tableaux. Ces attentes sont provisoires et peuvent changer.