Foire aux questions pour les personnes répondantes qui préparent une lettre de recommandation – formulaire 201

Questions générales

1. J’ai reçu un courriel d’une personne candidate qui me demande de présenter une lettre de recommandation. On y indique la date limite pour présenter cette lettre, mais aucune heure n’est mentionnée. Puis-je présumer que j’ai jusqu’à minuit pour préparer et présenter la lettre?
2. Je ne suis pas en mesure d’évaluer la personne candidate. Comment dois-je m’y prendre pour l’en informer?
3. Je ne veux pas cliquer sur le lien que j’ai reçu pour préparer en ligne ma lettre de recommandation. Le CRSNG accepte-t-il les formulaires imprimés ou joints à un courriel?
4. Je veux commencer ou continuer à préparer une lettre de recommandation, mais je n’ai plus accès au lien. Que dois-je faire?
5. On m’a demandé de présenter une lettre de recommandation, mais le temps alloué pour le faire n’est pas suffisant. Le CRSNG peut-il m’accorder une prolongation?
6. La date limite de présentation des demandes est passée, et je n’ai pas pu présenter à temps ma lettre de recommandation. Le CRSNG accepte-t-il les lettres en retard?
7. J’ai préparé ma lettre de recommandation, mais je ne vois pas le bouton Soumettre.
8. Une fois que j’aurai présenté ma lettre de recommandation, la personne candidate y aura-t-elle accès dans le Système en ligne du CRSNG?
9. La personne candidate peut-elle demander une copie de ma lettre?
10. Pourquoi est-il important que je prévisualise ma lettre?
11. Pour le Programme de bourses postdoctorales, dois-je utiliser la deuxième zone de texte?
12. J’ai préparé et envoyé ma lettre de recommandation, mais j’ai besoin de modifier le texte. Puis-je la ravoir?

Questions générales

1. J’ai reçu un courriel d’une personne candidate qui me demande de présenter une lettre de recommandation. On y indique la date limite pour présenter cette lettre, mais aucune heure n’est mentionnée. Puis-je présumer que j’ai jusqu’à minuit pour préparer et présenter la lettre?

Malheureusement, l’invitation ne mentionne aucune heure. Or, il y a diverses dates d’échéance à prendre en compte. Le CRSNG conseille aux personnes candidates d’indiquer à leurs personnes répondantes une date d’échéance qui est bien antérieure à la date limite de présentation des demandes afin qu’elles puissent préparer et présenter à temps la lettre de recommandation dument remplie (une fois que c’est fait, l’état de la lettre passe à Formulaire complété dans le compte de la personne candidate). Toutefois, la date limite pour les personnes candidates aux bourses ES D et aux BP qui présentent leur demande directement au CRSNG est le 17 octobre avant 20 h (HE). Pour les personnes candidates aux bourses ES D qui présentent leur demande par l’entremise d’un établissement canadien, le département fixe une date limite interne pour la réception des demandes. Pour en savoir plus sur les dates limites, reportez-vous aux pages Web du Programme de BESC D, du Programme de bourses ES D et du Programme de BP.

2. Je ne suis pas en mesure d’évaluer la personne candidate. Comment dois-je m’y prendre pour l’en informer?

Si vous n’êtes pas en mesure d’évaluer la personne candidate, il est important de l’en informer le plus rapidement possible afin de lui laisser le temps de trouver une autre personne répondante.

Les deux options suivantes s’offrent à vous :

• envoyer un courriel directement à la personne candidate;
• dans le courriel d’invitation que vous avez reçu, cliquer sur le lien qui mène à la page où se trouve le formulaire de lettre de recommandation. Il suffit de sélectionner Vous n’êtes pas en mesure de remplir la lettre de recommandation pour que le système envoie un avis à la personne candidate.

3. Je ne veux pas cliquer sur le lien que j’ai reçu pour préparer en ligne ma lettre de recommandation. Le CRSNG accepte-t-il les formulaires imprimés ou joints à un courriel?

Non. Vous devez utiliser le lien figurant dans le courriel que vous avez reçu de la personne candidate et respecter la marche à suivre. Ce lien est la seule façon d’avoir accès au formulaire de lettre de recommandation. Une fois que la lettre est préparée et envoyée, elle est jointe à la demande. En cas de difficultés techniques, communiquez avec le Service de dépannage des services électroniques par courriel à webapp@nserc-crsng.gc.ca ou par téléphone au 1-855-275-2861. Assurez-vous d’indiquer votre adresse de courriel et votre numéro de téléphone dans votre message.

4. Je veux commencer ou continuer à préparer une lettre de recommandation, mais je n’ai plus accès au lien. Que dois-je faire?

Vous devez communiquer avec la personne candidate pour lui demander de vous renvoyer le courriel d’invitation. Lorsque vous l’aurez reçu, il serait utile de créer un signet pour le site au cas où vous auriez besoin d’y retourner. Une fois que vous aurez présenté votre lettre, le lien ne fonctionnera plus.

5. On m’a demandé de présenter une lettre de recommandation, mais le temps alloué pour le faire n’est pas suffisant. Le CRSNG peut-il m’accorder une prolongation?

Non. Le CRSNG conseille aux personnes candidates d’indiquer à leurs personnes répondantes une date limite qui est bien antérieure à la date limite de présentation des demandes afin de leur permettre de présenter à temps la lettre de recommandation dument remplie (une fois que c’est fait, l’état de la lettre passe à Formulaire complété dans le compte de la personne candidate). La date limite fixée par une personne candidate peut être flexible si elle est antérieure à celle du CRSNG. Si vous n’êtes pas en mesure de respecter la date limite pour la présentation d’une lettre de recommandation, vous devriez communiquer avec la personne candidate. La lettre ne peut être acheminée sous pli séparé; sans votre lettre, le CRSNG considèrera la demande comme incomplète.

6. La date limite de présentation des demandes est passée et je n’ai pas pu présenter à temps ma lettre de recommandation. Le CRSNG accepte-t-il les lettres en retard?

Non. Les lettres de recommandation ne seront acceptées en aucun cas après la date et l’heure limites de présentation des demandes. De plus, la personne candidate ne parviendra pas à présenter sa demande sans les lettres de recommandation.

7. J’ai préparé ma lettre de recommandation, mais je ne vois pas le bouton Soumettre.

Une fois votre lettre de recommandation terminée, vous devez bien la vérifier et vous assurer d’avoir rempli tous les champs obligatoires. Dans la page Accepter et soumettre, sélectionnez Cliquez ici pour vérifier la lettre. Une fois le document vérifié, vous devez accepter les modalités en sélectionnant J’accepte. Votre lettre sera jointe à la demande de la personne candidate.

8. Une fois que j’aurai présenté ma lettre de recommandation, la personne candidate y aura-t-elle accès dans le Système en ligne du CRSNG?

Non. La personne candidate ne peut prendre connaissance de votre lettre. Toutefois, elle verra, dans son compte, que l’état de la lettre est passé à Formulaire complété.

9. La personne candidate peut-elle demander une copie de ma lettre?

Oui. Après la publication des résultats, la personne candidate peut avoir accès à une version anonymisée des lettres de recommandation. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Renseignements personnels des instructions relatives à la préparation d’une lettre de recommandation – formulaire 201.

10. Pourquoi est-il important que je prévisualise ma lettre?

Avant de présenter votre lettre, vous devez la visualiser pour vous assurer que le texte n’est pas trop long pour l’espace prévu. Le personnel du CRSNG et les membres du comité d’évaluation ne pourront pas voir le texte qui n’est pas visible dans la lettre prévisualisée.

11. Pour le Programme de bourses postdoctorales, dois-je utiliser la deuxième zone de texte?

Non. Vous n’avez pas à utiliser la deuxième zone de texte. Le CRSNG encourage toutefois les personnes répondantes à utiliser tout l’espace qui leur est alloué. N’oubliez pas de visualiser votre lettre avant de la présenter.

12. J’ai préparé et envoyé ma lettre de recommandation, mais j’ai besoin de modifier le texte. Puis-je la ravoir?

Si la personne candidate n’a pas encore présenté sa demande au CRSNG, vous pouvez apporter des modifications à votre lettre. Communiquez avec la personne candidate et demandez-lui de déverrouiller votre lettre afin que vous puissiez la mettre à jour et la présenter de nouveau. Il est à noter que, pour la personne candidate, le fait de déverrouiller une lettre ne lui permet pas d’y avoir accès. Si la personne candidate a déjà présenté sa demande au CRSNG, vous ne pourrez pas mettre à jour la lettre de recommandation.