Instructions relatives à la préparation d’une lettre de recommandation – formulaire 201

Renseignements généraux

Veuillez préparer une lettre de recommandation si vous avez accepté d’évaluer une personne candidate à une bourse d’études supérieures en recherche du Canada – doctorat (BESRC D) ou à une bourse postdoctorale de recherche du Canada (BPRC). Si vous êtes la directrice ou le directeur de recherche proposé, vous pouvez préparer cette lettre uniquement si vous supervisez actuellement les travaux de la personne candidate ou si vous l’avez fait dans le passé.

Avant de commencer

En présentant votre lettre de recommandation au CRSNG, vous confirmez que vous avez lu et compris les présentes instructions. Cela s’ajoute à l’acceptation des modalités qui s’appliquent aux personnes répondantes. Pour connaître les exigences liées à la signature des documents présentés électroniquement, consultez la section Signatures ci-après.

Pratiques exemplaires pour limiter les préjugés inconscients

Le CRSNG s’est engagé à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion afin d’assurer l’accès équitable à ses programmes.

Le CRSNG encourage l’utilisation d’un langage qui préserve l’anonymat, car il a été démontré que l’utilisation d’un tel langage permet de réduire les préjugés inconscients dans le processus d’évaluation. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Limiter les préjugés involontaires de la page Lettres de recommandation du site Web du Programme des chaires de recherche du Canada.

Lorsque vous préparez votre lettre, veuillez tenir compte des pratiques exemplaires et des considérations suivantes :

• Désignez la personne candidate en faisant référence à « la personne candidate » ou à « la personne » au lieu d’utiliser son nom ou un pronom genré (p. ex., « elle » ou « il »). Vous éviterez ainsi les perceptions et idées reçues ainsi que tous les biais inconscients liés à la race, à l’origine ethnique, à la nationalité ou au genre de la personne candidate.
• Soyez objectif, précis, juste, clair et équilibré dans vos propos.
• Efforcez-vous d’utiliser tout l’espace alloué dans les zones de texte.
• Si possible, appuyez vos points par des exemples particuliers de réalisations de la personne candidate.
• Employez judicieusement les superlatifs descriptifs (p. ex., excellent, exceptionnel) et appuyez-les par des preuves.
• N’ajoutez que des renseignements se rapportant aux critères de sélection et évitez de révéler des renseignements personnels au sujet de la personne candidate.
• Évitez les termes et les phrases qui reflètent un langage véhiculant des préjugés, des stéréotypes ou des propos discriminatoires envers des personnes, des groupes ou leur établissement.
• Évitez les commentaires inappropriés.
• Évitez de communiquer des renseignements personnels au sujet d’autres personnes si ces renseignements ne sont pas du registre public.
• N’incluez aucun lien renvoyant à une source externe.

Vous devriez également consulter le module de formation portant sur les préjugés inconscients et l’évaluation par les pairs pour prévenir les préjugés inconscients dans l’évaluation du mérite.

Pour plus de renseignements sur les préjugés inconscients, consultez la section L’analyse comparative entre les sexes plus : Préjugés inconscients du site Web de Femmes et Égalité des genres Canada.

Dates limites

Il y a plusieurs dates limites à prendre en compte. Le CRSNG a indiqué aux personnes candidates de donner aux personnes répondantes une date limite qui est bien antérieure à la date limite de présentation des demandes afin de s’assurer qu’elles puissent présenter à temps leur lettre de recommandation dûment remplie (une fois la lettre présentée, son état passe à Formulaire complété dans la page Portfolio de la personne candidate).

La date limite pour les personnes candidates aux BESRC D ou aux BPRC qui présentent leur demande directement au CRSNG est le 17 octobre avant 20 h (HE). Pour les personnes candidates aux BESRC D qui présentent une demande par l’intermédiaire d’un établissement canadien, c’est le département de cet établissement qui fixe une date limite interne pour la réception des demandes.

Pour en savoir plus sur les dates limites, reportez-vous aux pages Web de description des programmes de BESRC D ou de BPRC, selon le cas.

Une personne candidate ne peut présenter sa demande avant que les lettres de recommandation aient été présentées dans le système en ligne du CRSNG. Nous vous recommandons de présenter votre lettre bien avant la date limite de présentation des demandes afin de laisser à la personne candidate assez de temps pour remplir et présenter sa demande. Aucun report de la date limite ne sera accordé aux personnes qui ne seront pas en mesure de présenter leur demande parce qu’il leur manque une lettre de recommandation.

Renseignements personnels

Les renseignements que vous fournissez dans la lettre de recommandation sont recueillis en vertu de la Loi sur le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie. La façon dont vos renseignements personnels sont recueillis, communiqués, conservés et éliminés est décrite dans les énoncés de politiques suivants :

• Déclaration sur la protection des renseignements personnels
• Information sur la période de conservation
• Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels

Pour en savoir plus, consultez les banques de renseignements personnels décrites dans la section d’Info Source se rapportant au CRSNG.

Sur demande, le CRSNG fournit aux personnes candidates des renseignements à leur sujet qui se trouvent dans ses banques de données, mais ne divulgue pas le nom de la personne qui a présenté la lettre ni le nom de toute autre personne candidate mentionnée à des fins de comparaison. Cependant, en raison de la nature du processus de demande, les personnes candidates sont généralement au courant du nom de la personne qui a préparé leur lettre. Par conséquent, il est impossible d’assurer la protection de la confidentialité et de l’anonymat.

Pour obtenir de l’aide sur le Système en ligne

• Communiquez avec le Service de dépannage des services électroniques, par courriel à webapp@nserc-crsng.gc.ca ou par téléphone au 1-855-275-2861. Indiquez dans votre message votre adresse de courriel et votre numéro de téléphone.

Préparation de la lettre de recommandation

Dans leur demande de BESRC D ou de BPRC, les personnes candidates doivent indiquer le nom et l’adresse de courriel des deux personnes répondantes qui présenteront une lettre de recommandation – formulaire 201. Le Système en ligne générera un courriel vous invitant, à titre de personne répondante, à préparer la lettre. Si vous ne recevez pas ce courriel, assurez-vous qu’il ne se trouve pas dans votre dossier de pourriels ou dans celui de courriels supprimés. Si vous ne le trouvez toujours pas, vous devrez fournir une autre adresse à la personne candidate pour qu’elle puisse vous envoyer une nouvelle invitation.

Veuillez suivre les instructions données dans le courriel et fournir les renseignements requis d’ici la date indiquée par la personne candidate. Lorsque vous préparerez la lettre, vous aurez accès à la demande de cette personne. Vous devez utiliser le lien figurant dans le courriel que vous avez reçu de la personne candidate et respecter la marche à suivre. Ce lien est la seule façon d’avoir accès au formulaire de lettre de recommandation.

Une fois que la lettre est préparée et présentée, elle est jointe à la demande. Le CRSNG n’acceptera pas les lettres de recommandation qui ne sont pas transmises par l’intermédiaire de son système en ligne.

Si vous n’êtes pas en mesure d’évaluer la personne candidate, il est important de l’en informer le plus rapidement possible afin de lui laisser le temps de trouver une autre personne répondante.

Les deux options suivantes s’offrent à vous. Vous pouvez :

• envoyer un courriel directement à la personne candidate;
• dans le courriel d’invitation que vous avez reçu, cliquer sur le lien qui mène à la page où se trouve le formulaire de lettre de recommandation. Il suffit de sélectionner Vous n’êtes pas en mesure de remplir la lettre de recommandation pour que le système envoie un avis à la personne candidate.

Structure et contenu de la lettre

La lettre de recommandation est un élément essentiel du dossier de demande et peut influencer de manière importante l’évaluation de celui-ci.

Le CRSNG vous recommande de diviser votre lettre en deux sections, soit une section pour chaque critère de sélection associé au programme de financement auquel la personne candidate présente la demande.

Les membres des comités d’évaluation utilisent les lettres de recommandation pour en savoir un peu plus sur la personne candidate et appuyer les autres sections du dossier de demande présenté. Les lettres de recommandation peuvent contenir différents types de renseignements, par exemple des renseignements sur les aptitudes en recherche de la personne candidate, sa capacité à travailler de façon autonome, sa capacité à travailler en équipe et à collaborer avec d’autres chercheuses et chercheurs, ses aptitudes en communication, sa capacité à obtenir des subventions et bourses, sa capacité à mettre en application des concepts théoriques appris à l’université à des propositions et travaux de recherche indépendants, son niveau de service et de contribution à la communauté, sa capacité d’enseignement et de mentorat et son potentiel dans le domaine des sciences naturelles et du génie. Le CRSNG vous encourage fortement à donner des exemples concrets qui s’appliquent directement à la personne candidate (en faisant ressortir les aptitudes, capacités et contributions de cette personne) et à éviter de mettre indûment l’accent sur une seule contribution à la recherche au sein d’un seul laboratoire de recherche. Il vous invitera également à aborder toute qualité, compétence ou contribution qui ne serait pas immédiatement apparente aux yeux des membres du comité d’évaluation.

Le CRSNG s’attend à ce que vous preniez des mesures pour atténuer les préjugés inconscients ou implicites et vous encourage fortement à consulter les Lignes directrices sur l’évaluation des contributions à la recherche, à la formation et au mentorat du CRSNG, qui donnent des orientations et des avis à la lumière de la Déclaration de San Francisco sur l’évaluation de la recherche (DORA).

Pour en savoir plus, consultez la section Critères de sélection et indicateurs et les annexes A et B du Guide du CRSNG à l’intention des comités d’évaluation des demandes de bourses : Bourses d’études supérieures en recherche du Canada au niveau du doctorat et bourses postdoctorales de recherche du Canada, lesquelles contiennent des renseignements utiles sur ce que recherchent les membres des comités d’évaluation lorsqu’ils évaluent les demandes.

Longueur de la lettre

• BESRC D (une zone de texte) : Vous devez vous limiter à la zone de texte, ce qui représente environ une demi-page.
• BPRC (deux zones de texte) : La première zone de texte correspond à environ une demi-page et la deuxième, à environ trois quarts d’une page.

Le CRSNG vous encourage à utiliser pleinement l’espace alloué. Votre lettre doit être saisie dans la zone de texte prévue à cette fin. Vous devez absolument visualiser la lettre avant de la présenter afin de vous assurer que le texte ne dépasse pas l’espace prévu. Lorsque vous saisissez le texte, utilisez les guillemets simples, car l’utilisation des guillemets doubles entraînera un message d’erreur. Le personnel du CRSNG et les membres du comité d’évaluation ne pourront pas voir le texte qui n’est pas visible dans la lettre prévisualisée.

Une fois votre lettre terminée, vous devez bien la vérifier et vous assurer d’avoir rempli tous les champs obligatoires. Dans la page Accepter et soumettre, sélectionnez Cliquez ici pour vérifier la lettre. Une fois le document vérifié, vous devez accepter les modalités en sélectionnant J’accepte. Votre lettre sera alors jointe à la demande de la personne candidate. L’état de votre lettre passera alors à Formulaire est complété dans la page Mon portfolio de la personne candidate, et vous n’y avez plus accès.

Si vous souhaitez modifier votre lettre de recommandation après l’avoir présentée, vous devrez communiquer avec la personne candidate afin de lui demander de la déverrouiller aux fins de modifications. Il est à noter que, pour la personne candidate, le fait de déverrouiller une lettre ne lui permet pas d’y avoir accès. Si la personne candidate a déjà présenté sa demande au CRSNG, vous ne pourrez pas mettre à jour la lettre de recommandation.

Critères de sélection

Pour obtenir des renseignements sur les critères de sélection des programmes de BESRC D et de BPRC, consultez le Guide du CRSNG à l’intention des comités d’évaluation des demandes de bourses – Bourses d’études supérieures en recherche du Canada au niveau du doctorat et bourses postdoctorales de recherche du Canada.

Signatures

Le CRSNG n’exige pas que les signatures originales figurent sur les demandes ou sur d’autres documents présentés électroniquement à l’aide du Système en ligne. La présentation électronique des demandes à l’aide du Système en ligne représente l’approbation et remplace la signature physique traditionnelle.