Instructions relatives à la présentation d’un rapport sur la candidature – formulaire 201

• Renseignements généraux
• Remplir votre rapport
• Signatures

Renseignements généraux

Veuillez remplir ce rapport si vous avez accepté d’évaluer une personne candidate à une bourse d’études supérieures du CRSNG – doctorat (ES D) ou à une bourse postdoctorale (BP). Si vous êtes la directrice ou le directeur de recherche proposé, vous ne pouvez remplir ce rapport que si vous supervisez actuellement les travaux de la personne candidate ou si vous l’avez fait dans le passé.

Pour en savoir plus, reportez-vous à la page Web Foire aux questions pour les personnes répondantes qui remplissent un rapport sur la candidature – formulaire 201.

Avant de commencer

En présentant votre rapport au CRSNG, vous confirmez que vous avez lu et compris ces instructions. Cela s’ajoute à l’acceptation des modalités qui s’appliquent aux personnes répondantes. Pour connaitre les exigences liées à la signature des documents présentés électroniquement, consultez la section Signatures ci-après.

Pratiques exemplaires pour limiter les préjugés inconscients

Le CRSNG s’est engagé à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion afin d’assurer l’accès équitable à ses programmes.

Le CRSNG encourage l’utilisation d’un langage inclusif. Il a été démontré que l’utilisation d’un tel langage permet de réduire les préjugés inconscients dans le processus d’évaluation. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Limiter les préjugés involontaires de la page Lettres de recommandation du site Web du  Programme des chaires de recherche du Canada.

Lorsque vous rédigez votre rapport, veuillez tenir compte des pratiques exemplaires et des considérations suivantes :

• Utilisez un langage neutre et inclusif, de façon à ne pas révéler l’identité de genre de la personne (p. ex., « la personne candidate », « la personne », au lieu de « elle ou il »).
• Soyez objectif, précis, juste, clair et équilibré dans vos propos.
• Efforcez-vous d’utiliser tout l’espace alloué dans les zones de texte.
• Si possible, appuyez vos points par des exemples particuliers de réalisations de la personne candidate.
• Employez judicieusement les superlatifs descriptifs (p. ex., excellent, exceptionnel) et appuyez-les par des preuves.
• N’ajoutez que des renseignements se rapportant aux critères de sélection (p. ex., n’ajoutez pas de renseignements sur l’origine ethnique, l’âge, les loisirs, l’état matrimonial, la religion, l’invalidité ou les besoins financiers de la personne candidate).
• Évitez de dévoiler des renseignements personnels au sujet de la personne candidate. La seule situation où de tels détails pourraient s’avérer utiles serait pour expliquer des délais ou une interruption dans le cheminement universitaire de la personne candidate; la prudence est de mise.
• Évitez les termes et les phrases qui reflètent un langage véhiculant des préjugés, des stéréotypes ou des propos discriminatoires envers des personnes, des groupes ou leur établissement.
• Évitez les commentaires inappropriés.
• N’incluez aucun lien renvoyant à une source externe.

Vous devriez également consulter le  module de formation portant sur les préjugés inconscients et l’évaluation par les pairs pour prévenir les préjugés inconscients dans l’évaluation du mérite.

Pour plus de renseignements sur les préjugés inconscients, consultez la section  L’analyse comparative entre les sexes plus : Préjugés inconscients du site Web de  Femmes et Égalité des genres Canada.

Dates limites

Le CRSNG a indiqué aux personnes candidates de donner aux personnes répondantes une date limite qui est bien antérieure à la date limite de présentation des demandes afin de pouvoir ensuite présenter leur demande dument remplie à temps. Une personne candidate ne peut présenter sa demande avant que le rapport sur la candidature dument rempli ait été présenté dans le système en ligne du CRSNG. Nous vous recommandons de présenter ce rapport bien avant la date limite de présentation des demandes afin de laisser à la personne candidate assez de temps pour remplir et présenter sa demande. Aucun report de la date limite ne sera accordé aux personnes qui seront incapables de présenter leur demande parce qu’il leur manque un rapport sur la candidature.

Renseignements personnels

La collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels fournis au CRSNG sont décrites dans les énoncés de politiques suivants :

• Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels (y compris l’Utilisation et divulgation des renseignements personnels fournis au CRSNG)
• Information sur la période de conservation
• Déclaration sur la protection des renseignements personnels

Les renseignements que vous fournissez dans votre rapport sont recueillis en vertu de la Loi sur le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie. Le CRSNG est assujetti à la  Loi sur l’accès à l’information et à la  Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements que vous fournissez sont conservés dans des banques de données, tel que décrit dans la section  Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements du site Web du  Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Sur demande, le CRSNG fournit aux personnes candidates des renseignements à leur sujet qui se trouvent dans ses banques de données, mais ne divulgue pas le nom de la personne qui a présenté le rapport ni le nom de toute autre personne candidate mentionnée à des fins de comparaison. Cependant, en raison de la nature du processus de demande, les personnes candidates sont généralement au courant du nom de la personne qui a rédigé leur rapport. Par conséquent, il est impossible d’assurer la protection de la confidentialité et de l’anonymat.

Pour obtenir de l’aide sur le Système en ligne

• Consultez la page Web Foire aux questions pour obtenir de l’information sur la façon d’utiliser le Système en ligne.
• Communiquez avec le Service de dépannage des services électroniques, par courriel à webapp@nserc-crsng.gc.ca ou par téléphone au 1-855-275-2861. Indiquez dans votre message votre adresse de courriel et votre numéro de téléphone.

Remplir votre rapport

Dans leur demande de bourse ES D ou de BP, les personnes candidates doivent indiquer le nom et l’adresse de courriel des deux personnes répondantes qui rempliront le rapport sur la candidature – formulaire 201. Le Système en ligne génèrera un courriel vous invitant, à titre de personne répondante, à remplir le rapport. Si vous ne recevez pas ce courriel, vous devriez vérifier qu’il ne se trouve pas dans votre dossier de pourriels. Si vous ne trouvez toujours pas le courriel d’invitation, vous devrez fournir une autre adresse à la personne présentant la demande pour qu’elle puisse vous envoyer une nouvelle invitation.

Veuillez suivre les instructions données dans le courriel et fournir les renseignements requis d’ici la date indiquée par la personne candidate. Lorsque vous remplirez le rapport, vous aurez accès à la demande de cette personne.

• Bourse ES D (une zone de texte) : Vous devez vous limiter à la zone de texte, ce qui représente environ une demi-page.
• BP (deux zones de texte) : La première zone de texte correspond à environ une demi-page et la deuxième, à environ trois quarts d’une page.

Le CRSNG vous encourage à utiliser pleinement l’espace alloué. Votre rapport doit être saisi dans la zone de texte prévue à cette fin. Vous devez absolument visualiser votre rapport avant de le présenter afin de vous assurer que le texte ne dépasse pas l’espace prévu. Le personnel du CRSNG et les membres du comité de sélection ne pourront pas lire le texte qui ne s’affiche pas dans l’aperçu du rapport.

Après avoir rempli votre rapport sur la candidature, vous devez bien le vérifier et vous assurer d’avoir rempli tous les champs obligatoires. Dans la page Acceptez et soumettre, sélectionnez Cliquez ici pour vérifier le rapport. Une fois le document vérifié, vous devez accepter les modalités en sélectionnant J’accepte. Votre rapport sera alors joint à la demande de la personne candidate. L’état de votre rapport passera alors à Formulaire est complété dans la page Mon portfolio de la personne candidate et vous n’y avez plus accès. Si vous souhaitez y apporter des modifications, vous devez communiquer avec la personne candidate afin de lui demander de le déverrouiller aux fins de modifications. Une fois le rapport déverrouillé, vous pouvez y apporter des modifications et le présenter de nouveau par voie électronique. Il convient de noter que cette fonctionnalité n’est plus offerte lorsque la personne candidate a présenté sa demande au CRSNG.

Contenu du rapport

Le rapport sur la candidature est un élément essentiel du dossier de demande et peut influencer de manière importante l’évaluation de celui-ci. Plutôt que de formuler des commentaires généraux, indiquez les points forts et les points faibles de la personne candidate selon chaque critère. Donnez des exemples des réalisations et des contributions de la personne candidate pour appuyer votre évaluation tout en prenant des mesures pour atténuer les préjugés inconscients ou implicites. Vous êtes également invité à aborder toute qualité, compétence ou contribution qui ne serait pas immédiatement apparente aux yeux des membres du comité de sélection qui évaluent la demande. Il peut s’agir, entre autres, de l’enthousiasme de la personne pour la recherche, de sa motivation, de sa participation à la rédaction de manuscrits, de son leadership dans le groupe de recherche, etc.

Pour plus de conseils, consultez la section Critères de sélection et indicateurs et les annexes A et B du Guide à l’intention des comités de sélection des programmes de bourses d’études supérieures – doctorales et postdoctorales, lesquelles contiennent des renseignements utiles sur ce que les membres des comités de sélection considèrent lorsqu’ils évaluent les demandes.

Critères de sélection

Consultez la page Web Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau du doctorat (BESC D) pour avoir des renseignements sur les critères de sélection des programmes de bourses BESC D et ES D.

Consultez la page Web Programme de bourses postdoctorales (BP) pour avoir des renseignements sur les critères de sélection liés à ces bourses.

Signatures

Le CRSNG n’exige pas que les signatures originales figurent sur les demandes ou sur d’autres documents présentés électroniquement à l’aide du Système en ligne. La présentation électronique des demandes à l’aide du Système en ligne représente l’approbation et remplace la signature physique traditionnelle.