Présentation électronique des demandes

a) Présentation électronique des demandes et signatures électroniques

Les candidats sont en mesure d’utiliser le système de présentation électronique des demandes ou de continuer à utiliser le processus traditionnel de présentation des demandes à l’aide de documents papier. (Les candidats continueront d’avoir accès aux versions PDF des formulaires.) Des « signatures » basées sur le nom d'utilisateur et le mot de passe sont établies dans les fonctionnalités du système de présentation électronique des demandes afin de permettre aux candidats, aux organismes d’appui et aux représentants autorisés des établissements, tels que les responsables des subventions de recherche, les agents de liaison des bourses et les responsables des finances, de « signer » et de présenter au CRSNG des demandes et d’autres documents par voie électronique.

Le processus de présentation électronique des demandes comportera les fonctionnalités suivantes :

• la gestion de compte – la capacité de s’inscrire au Système en ligne du CRSNG, de mettre à jour des renseignements personnels et de retrouver un nom d’utilisateur ou un mot de passe oublié;
• la gestion de l’accès et des liens – la capacité de faire en sorte que les collaborateurs ou les partenaires d’un projet de recherche subventionné puissent avoir accès aux demandes électroniques, les consulter et les imprimer, et obtenir au besoin les documents connexes nécessaires (p. ex., le formulaire de renseignements personnels ou la lettre d’appui);
• les pièces jointes – la capacité de joindre électroniquement des documents faisant partie intégrante de la demande (p. ex., la description de la recherche proposée);
• la gestion des demandes – la capacité de faire en sorte que les administrateurs d’établissement désignés puissent avoir accès aux demandes par voie électronique, formuler leurs commentaires sur ces dernières et les transmettre officiellement au CRSNG par voie électronique;
• l’accusé de réception électronique – la capacité d’accuser réception automatiquement par voie électronique des demandes transmises électroniquement au CRSNG.

Le processus de présentation électronique des demandes comprend toutes les autorisations et les points de contrôle voulus pour que les responsables des subventions de recherche des établissements puissent valider les renseignements contenus dans les demandes avant de les présenter au CRSNG. Il importe toutefois de mentionner que les candidats devront suivre le processus d’approbation interne de leur établissement, comme l’ont déterminé les autorités pertinentes.

L’établissement doit conserver un exemplaire de la demande portant la signature originale du candidat et celle des cocandidats, du directeur du département et du recteur de l’établissement (ou de leur représentant) et le présenter au CRSNG sur demande. L’établissement peut également exiger la signature d’un représentant de la faculté du candidat*. Si le candidat est également le signataire autorisé du département, de la faculté ou de l’établissement, un autre représentant doit alors signer la demande. Si le candidat présente sa demande sur support papier, il devra faire parvenir au CRSNG le document portant les signatures originales.

*Certains établissements exigent que la signature du doyen figure sur les demandes de subvention.  Étant donné qu’il s’agit d’une exigence de l’établissement et non du CRSNG, la politique de l’établissement doit avoir préséance, c’est-à-dire que la signature du doyen doit figurer sur la demande seulement si elle est exigée par l’établissement. 

b) À quoi les signatures électroniques et originales sur la demande engagent-elles?

Information à l'intention des candidats

Avant de présenter votre demande au CRSNG ou avant d'établir un lien entre votre formulaire de renseignements personnels et une demande à titre de candidat ou de cocandidat, vous devez lire et accepter les modalités suivantes.

En présentant votre demande ou en établissant un lien entre votre formulaire de renseignements personnels et une demande, vous attestez que :

• vous avez fourni dans votre demande de financement et dans les documents connexes des renseignements justes, complets et exacts et que vous vous êtes présenté et que vous avez présenté vos travaux et vos réalisations conformément aux normes du domaine visé par la demande;
• si vous êtes le candidat, vous vous êtes assuré que les autres personnes mentionnées dans la demande ont accepté de participer à la demande;
• si vous êtes un cocandidat, vous acceptez que le candidat administre la subvention ou la bourse au nom du groupe ou de l'équipe;
• vous n'avez pas été déclaré, à l'heure actuelle, non admissible à demander ou à détenir des fonds du CRSNG, du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) ou des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), ou de tout autre organisme voué à la recherche ou organisme de financement de la recherche, au pays ou à l'étranger, pour des motifs de non-respect des politiques sur la conduite responsable de la recherche comme des politiques en matière d'éthique, d'intégrité ou de gestion financière. Si, en tout temps, vous êtes déclaré non admissible pour l'une ou l'autre des raisons susmentionnées, vous devez aviser immédiatement par écrit un représentant officiel de votre établissement et le CRSNG;
• vous avez lu, compris et accepté de respecter le  Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche dans le cadre de la présentation de votre demande et de vos travaux de recherche appuyés par le CRSNG;
• si vous êtes ou avez été (à n'importe quel moment au cours des 12 derniers mois) un fonctionnaire fédéral, vous avez respecté et continuerez de respecter le  Code de valeurs et d'éthique du secteur public;
• vous avez obtenu le consentement des stagiaires vous autorisant à divulguer, dans la demande, certains renseignements personnels à leur sujet;
• vous comprenez les implications de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que la politique sur l'Utilisation et la divulgation des renseignements personnels fournis au CRSNG pour ce qui est des renseignements que vous avez présentés;
• vous consentez au partage de l'ensemble ou d'une partie des renseignements concernant la demande et la subvention ou la bourse, y compris des renseignements personnels, avec les trois organismes subventionnaires fédéraux (le CRSNG, le CRSH et les IRSC) et tout établissement postsecondaire auquel vous êtes affilié ou pourriez le devenir;
• vous informerez immédiatement par écrit le CRSNG et les responsables officiels de votre établissement de tout changement à l'égard de votre statut d'admissibilité.

En présentant votre demande ou en établissant un lien entre votre formulaire de renseignements personnels et une demande, vous confirmez également que, pendant la période de validité de la subvention ou de la bourse, vous respecterez les modalités relatives à la subvention ou à la bourse.

Consentement à la divulgation de renseignements personnels : Vous comprenez que le maintien de la confiance du public à l'égard de l'intégrité des chercheurs est essentiel à l'établissement d'une société axée sur le savoir. En présentant une demande, en établissant un lien entre votre formulaire de renseignements personnels (formulaire 100 ou 103CV) et une demande à titre de cocandidat ou en acceptant le financement des IRSC, du CRSNG ou du CRSH, vous confirmez avoir lu toutes les politiques de ces organismes qui se rapportent à vos travaux de recherche et que vous acceptez de les respecter, y compris le  Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche. Dans le cas de violation grave des politiques des organismes subventionnaires, ces derniers peuvent divulguer publiquement votre nom, la nature de la violation, le nom de l'établissement où vous avez travaillé au moment de la violation et le nom de l'établissement où vous travaillez actuellement. Vous acceptez qu'il s'agisse d'une condition pour présenter une demande aux organismes ou pour recevoir des fonds des organismes et vous consentez à cette divulgation. En refusant que vos renseignements personnels soient divulgués, vous ne pourrez pas participer à la demande.

Remarque : Si vous croyez ne pas pouvoir respecter les modalités susmentionnées, communiquez immédiatement avec les responsables officiels de votre établissement ou le personnel responsable du programme au CRSNG. N'acceptez pas les modalités et ne présentez pas votre demande ou votre formulaire de renseignements personnels jusqu'à ce que vous soyez certain que vous pourrez respecter toutes les exigences.

La signature des autorités de l'établissement atteste que :

• l'établissement respectera les rôles et les responsabilités énoncés dans l' Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche qui a été établie avec les trois organismes subventionnaires fédéraux, y compris le  Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche;
• le candidat et les cocandidats ont satisfait ou satisferont aux conditions d'admissibilité;
• l'établissement du candidat a obtenu, avant la présentation de la demande, l'approbation écrite des autres établissements qui participent au processus de demande;
• dans le cas où le candidat informe l'établissement de toute propriété intellectuelle (PI) découlant de la recherche, le candidat et l'établissement d'enseignement tenteront d'obtenir l'avantage économique le plus important pour le Canada pouvant être tiré de l'activité commerciale connexe. Remarque : Cette exigence relative à la divulgation ne vise pas à remplacer la politique en matière de droits de PI déjà en vigueur au sein de l'établissement.

La signature des représentants autorisés d'autres organismes d'appui signifie que l'organisme :

• accepte le contenu de la demande et procurera les ressources qu'il s'est engagé à fournir;
• consent à ce que le résumé public de la subvention soit diffusé et que le nom de l'organisme à titre de parrain de l'initiative soit publié.

Si vous êtes à la fois le candidat ou un cocandidat et un dirigeant d'une organisation participante, un autre cadre supérieur doit signer au nom de l'entreprise.