Responsabilités et obligation de rendre compte

Rôles et responsabilités

L’administration des fonds accordés par un organisme relève du titulaire de la subvention, de l’établissement et de l’organisme. Pour obtenir des renseignements détaillés, consultez le  Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche qui porte sur les responsabilités des chercheurs qui demandent ou reçoivent des fonds des organismes et l’ Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche qui traite de l’administration des fonds accordés.

Conformément aux lois et aux politiques fédérales concernant les subventions, l’organisme vérifie l’admissibilité des candidats à une subvention.

Les subventions sont accordées à des chercheurs universitaires admissibles et sont administrées par l’entremise des systèmes d’administration de l’établissement. Le titulaire autorise les dépenses conformément aux politiques et aux exigences de l’organisme, telles qu’elles sont définies dans le guide de programme pertinent de l’organisme qui est publié dans son site Web, ou telles qu’elles sont précisées à titre de modalités d’une subvention, et aux politiques de l’établissement. Personne ne peut initier ni autoriser des dépenses imputées à un compte de subvention sans obtenir l’autorisation déléguée du titulaire.

Chaque établissement définit des politiques, des contrôles et des systèmes pertinents afin d’assurer le respect des politiques et des exigences de l’organisme. L’établissement est investi du droit et de la responsabilité de refuser l’approbation des dépenses proposées par un titulaire si celles-ci contreviennent aux exigences de l’organisme ou aux politiques de l’établissement et, si cela convient, peut demander conseil à l’organisme ou lui demander de se prononcer sur l’admissibilité des dépenses.

Les procédures relatives à l’administration, au personnel et à la comptabilité doivent être conformes aux normes, aux pratiques et aux politiques de l’établissement du titulaire.

Dérogation aux activités ou au budget proposés, ou les deux

Il y a lieu de respecter toutes les modalités précisées dans l’avis de subvention officielle et dans les exigences pertinentes du programme. À moins d’avis contraire, les titulaires peuvent en général déroger aux activités ou aux calendriers de recherche proposés, ou les deux. Par ailleurs, ils ne sont pas tenus de respecter à la lettre l’attribution des fonds définie dans la demande aussi longtemps qu’ils utilisent leur subvention aux fins générales pour lesquelles elle avait été accordée à l’origine. 

Surveillance financière

Des représentants de l’organisme examineront périodiquement le cadre de contrôle de la gestion des établissements afin :

• d’évaluer l’efficacité des politiques, des systèmes et des mesures de contrôle internes utilisés par l’établissement;
• de confirmer que l’établissement s’acquitte de ses responsabilités en matière de gestion des fonds de subvention conformément à l’ Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche;
• de déterminer que le niveau de confiance quant à l’utilisation des fonds de recherche conformément aux exigences des trois organismes subventionnaires est adéquat;
• de partager et de diffuser de l’information sur les lignes directrices et les attentes relatives à l’amélioration continue de la gestion des fonds de recherche.

Pour obtenir des renseignements au sujet des critères employés pour évaluer le cadre de contrôle de la gestion des établissements, reportez-vous à l’ Outil de cueillette d’information des établissements.

Non-respect

Les chercheurs sont tenus d'utiliser les subventions ou les bourses conformément aux politiques des organismes, y compris le Guide d'administration financière des trois organismes et les guides des subventions et des bourses des organismes, ainsi que de fournir de l'information véridique, complète et exacte au sujet de la documentation liée aux dépenses imputées aux comptes d'une subvention ou d'une bourse.

Utiliser les fonds de la subvention ou de la bourse à des fins qui ne sont pas conformes aux politiques des organismes, détourner les fonds d’une subvention ou d’une bourse, ne pas respecter les politiques financières des organismes, à savoir le Guide d’administration financière des trois organismes et les guides des organismes pour les subventions et bourses, ou donner de l’information incomplète, inexacte ou fausse au sujet de la documentation liée aux dépenses imputées aux comptes d’une subvention ou d’une bourse constituent une violation des politiques de l’organisme.

Pour obtenir de l’information sur la façon dont l’organisme traite les allégations de non-respect des dispositions du Guide d’administration financière des trois organismes ou d’autres politiques des organismes, consultez la section 6.1, intitulée  Processus des trois organismes pour l’examen des allégations de violation des politiques par des chercheurs du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche. Les cas de mauvaise gestion financière, de fraude ou autre activité criminelle sont transférés aux autorités judiciaires compétentes, conformément à la  Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs du Conseil du Trésor.

Reconnaissance

L’appui accordé par les organismes pour la recherche constitue un investissement de la part des contribuables canadiens. La responsabilité de l’organisme en ce qui a trait à l’utilisation des fonds de subvention comprend l’obligation d’informer le public du nom des personnes qui reçoivent un soutien, du type de recherche qui sera effectué et de la façon dont les fonds seront administrés.

Les titulaires sont tenus de reconnaitre l’appui de l’organisme dans les publications découlant des recherches subventionnées, dans les documents de conférences et de congrès ainsi que sur l’appareillage et dans les installations achetés ou mis au point grâce aux fonds de subvention (p. ex., par l’utilisation d’autocollants fournis par l’organisme pour indiquer que l’équipement a bénéficié du financement de l’organisme).

Propriété intellectuelle et brevets

Les organismes :

• ne détiennent ni ne revendiquent aucun droit de propriété intellectuelle ou d’exploitation relativement à toute propriété intellectuelle, tout droit d’auteur ou toute invention découlant de la recherche financée par les organismes;
• ne portent pas de jugement sur la réussite commerciale possible de la recherche.

L’établissement doit divulguer aux titulaires de subvention ses politiques sur les droits de propriété intellectuelle et sur la propriété des résultats découlant de la recherche qu’il appuie. Cette exigence en matière de divulgation ne vise pas à remplacer les politiques de divulgation déjà en vigueur à l’établissement.

Si les titulaires décident de commercialiser des résultats de la recherche, y compris toute initiative en partenariat, ils doivent respecter les politiques de l’établissement et de l’organisme régissant l’attribution des droits de propriété intellectuelle.

Les bénéficiaires de financement du CRSNG doivent se conformer à la Politique sur la propriété intellectuelle du CRSNG.

Les bénéficiaires de financement du CRSH doivent se conformer à la  Politique sur la propriété intellectuelle et droits d'auteurs du CRSH.

Les bénéficiaires de financement des IRSC doivent se conformer aux exigences en matière de propriété intellectuelle des IRSC (voir ci-dessus).

Libre accès

Les organismes subventionnaires sont déterminés à favoriser la diffusion le plus rapidement possible des résultats de la recherche qu’ils financent auprès du plus grand nombre possible de personnes. On favorise les progrès sociaux en permettant aux chercheurs, aux universitaires, aux cliniciens, aux décideurs, aux organisations du secteur privé, aux organisations sans but lucratif et au grand public d’accéder librement et facilement aux connaissances et aux résultats de la recherche de pointe afin de les utiliser et de les mettre à profit. Afin de respecter cet engagement, le CRSNG, les IRSC et le CRSH ont élaboré la  Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications. Consultez la politique pour savoir comment se conformer à ses exigences. 

Archivage des données de recherche (CRSH uniquement)

Le CRSH s’est engagé à respecter le principe selon lequel les données de recherche recueillies à l’aide de fonds de subvention sont du domaine public. Par conséquent, le CRSH a adopté une politique visant à faciliter l’accès à ces données pour les autres chercheurs. Tous les bénéficiaires de financement du CRSH doivent se conformer à la  Politique sur l'archivage des données de recherche du CRSH.

Propriété des collections et spécimens

Les collections de spécimens animaux, botaniques, géologiques ou de cultures de valeur sur le plan scientifique ou les artéfacts archéologiques (collections) qui sont recueillis par un représentant autorisé recevant des fonds de subvention sont la propriété de l’établissement. Elles doivent être détenues en fiducie au nom du milieu de recherche, qui devrait y avoir un accès raisonnable. Ces collections doivent être déposées dès que possible dans un dépôt approprié.

Cependant, la politique de l’organisme sur la propriété des collections et spécimens ne remplace pas la législation fédérale ou provinciale sur le sujet.

L’organisme ne vise pas à restreindre les procédures normalisées et reconnues d’échange d’appareillage et de spécimens entre les chercheurs et les établissements, mais plutôt à veiller à les conserver en bon état et à en assurer l’accessibilité future.