Bourses d’études supérieures en recherche du Canada au niveau de la maîtrise - Instructions pour remplir le formulaire de recommandation de la personne répondante

Sur cette page

• Renseignements généraux
• Remplir le formulaire de recommandation de la personne répondante
• Processus de sélection
• Accès aux recommandations antérieures des personnes répondantes
• Collecte et utilisation des renseignements personnels
• Modalités pour les personnes répondantes

Renseignements généraux

Vous devez remplir le formulaire de recommandation de la personne répondante si vous avez accepté de fournir une recommandation à une personne candidate à une bourse d’études supérieures en recherche du Canada au niveau de la maîtrise (BESRC M). Les recommandations doivent être rédigées par des personnes connaissant suffisamment bien les travaux de recherche de la personne candidate et ses compétences pour pouvoir formuler des commentaires éclairés (p. ex., la directrice ou le directeur de recherche universitaire actuel ou antérieur, la superviseure ou le superviseur actuel au sein d’une entreprise, une superviseure ou un superviseur d’employées et employés ou de bénévoles, une professeure ou un professeur ou encore une directrice ou un directeur de thèse).

Vous devez vérifier et valider votre compte dans le Portail de recherche au moins 48 heures avant la date et l’heure limites imposées à la personne candidate afin de régler les problèmes liés au système (mots de passe oubliés, comptes multiples ou verrouillés) qui pourraient vous empêcher de présenter votre recommandation dans les délais prévus.

Les organismes ont conseillé aux personnes candidates d’indiquer à leurs personnes répondantes une date limite qui est bien antérieure à la date limite de présentation des demandes afin qu’elles puissent présenter à temps leur demande dûment remplie. La personne candidate ne peut pas achever les dernières tâches et présenter sa demande avant que vous ayez rempli le formulaire de recommandation de la personne répondante et que vous l’ayez présenté à partir du Portail de recherche. Nous vous recommandons de présenter le formulaire au moins 48 heures avant la date et l’heure limites de présentation des demandes. Cela laissera suffisamment de temps à la personne candidate pour terminer de remplir sa demande et la présenter. Le grand nombre de personnes qui utilisent le Portail de recherche à l’approche de la date limite de présentation des demandes pourrait occasionner des retards, ce qui pourrait vous empêcher de présenter votre recommandation à temps. Vous devriez planifier en conséquence. Aucun report de la date limite ne sera accordé aux personnes candidates qui sont incapables de présenter leur demande parce que leurs formulaires de recommandation n’ont pas été présentés.

Coordonnées

Pour les questions qui concernent le Portail de recherche, communiquez avec le  Bureau de soutien au moins 48 heures avant la date limite impartie à la personne candidate. Les organismes tenteront de répondre aux demandes de renseignements dans les 48 heures suivant leur présentation. Le délai de réponse peut être plus long pendant les périodes de pointe (de novembre à janvier).

Remplir le formulaire de recommandation de la personne répondante

Vous trouverez ci-dessous, sous forme de texte, des instructions détaillées sur la façon de remplir le formulaire de recommandation.

Réception de l’invitation à remplir le formulaire de recommandation de la personne répondante

Les personnes candidates indiquent le nom de famille et l’adresse de courriel de leurs personnes répondantes dans leur demande de BESRC M. Une fois les renseignements sauvegardés dans la demande dans le Portail de recherche, un courriel sera généré par le système vous invitant à remplir le formulaire de recommandation de la personne répondante.

Si vous ne recevez pas ce courriel immédiatement après que la personne candidate a saisi vos coordonnées dans le Portail de recherche, vous devriez vérifier s’il ne se trouve pas dans votre dossier de courrier indésirable ou dans celui des courriels supprimés. Si vous ne trouvez toujours pas l’invitation envoyée par courriel, la personne candidate devrait vous inviter de nouveau en saisissant une autre adresse de courriel.

Acceptation de l’invitation à remplir le formulaire de recommandation de la personne répondante

Pour accepter l’invitation, vous devez créer un compte dans le  Portail de recherche (si vous êtes une nouvelle utilisatrice ou un nouvel utilisateur) et suivre les étapes indiquées dans le courriel généré par le système. Vous devez cliquer sur le lien à l’étape 2 dans le courriel d’invitation, lequel comporte un numéro d’autorisation unique. Si vous avez déjà un compte dans le Portail de recherche, veuillez utiliser les données d’accès à ce compte.

Quand vous aurez ouvert une session dans votre compte dans le Portail de recherche, vous devrez lire et accepter les modalités pour les personnes répondantes qui s’afficheront dans une fenêtre contextuelle. Il vous incombe de conserver une copie des modalités acceptées pour vos dossiers. Une fois que vous les aurez acceptées, le système créera un formulaire de recommandation de la personne répondante, que vous remplirez.

Après avoir accepté l’invitation, vous pourrez accéder au formulaire de recommandation de la personne répondante ainsi qu’à certaines sections de la demande de la personne candidate.

Pour voir la demande avant de remplir votre formulaire de recommandation de la personne répondante, cliquez sur le triangle situé sur la barre de la personne candidate, ce qui vous permettra de voir le formulaire de demande, les pièces jointes et le CV commun canadien téléversé.

Remarque : Certains navigateurs pourraient ne pas être compatibles avec le Portail de recherche. En cas de problèmes techniques, vérifiez que vous utilisez la plus récente version de votre navigateur ou changez de navigateur.

Pratiques exemplaires pour limiter les préjugés involontaires

Le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) se sont engagés à promouvoir la diversité, l’équité et l’inclusion afin d’assurer un accès équitable à tous leurs programmes.

Lorsque vous remplissez le formulaire de recommandation de la personne répondante, veuillez tenir compte des pratiques exemplaires et des considérations suivantes :

• Désignez la personne candidate en faisant référence à « la personne candidate » ou à « la personne » au lieu d’utiliser son nom ou les pronoms « elle » ou « il ». Vous éviterez ainsi les perceptions et idées reçues ainsi que tous les biais inconscients liés à la race, à l’origine ethnique, à la nationalité, au sexe ou à l’identité de genre de la personne candidate.
• Présentez des propos qui sont objectifs, précis, justes, clairs et équilibrés.
• Si possible, appuyez vos points par des exemples particuliers de réalisations de la personne candidate.
• Employez judicieusement les superlatifs descriptifs (p. ex., excellent, exceptionnel) et appuyez-les par des preuves.
• N’ajoutez que des renseignements se rapportant aux critères de sélection et évitez de révéler des renseignements personnels au sujet de la personne candidate.
• Évitez les termes et les phrases qui reflètent un langage véhiculant des préjugés, des stéréotypes ou des propos discriminatoires envers des personnes, des groupes ou leur établissement.
• Évitez les commentaires inappropriés.
• N’incluez aucun lien renvoyant à une source externe.

Il a été démontré que l’emploi d’un langage neutre qui préserve l’anonymat permet de réduire l’incidence des préjugés inconscients dans le processus d’évaluation. Afin d’en savoir plus, consultez les lignes directrices du Programme des chaires de recherche du Canada pour limiter les préjugés involontaires.

Vous devriez également consulter le module de formation des organismes subventionnaires intitulé Les préjugés inconscients et le processus d’évaluation par les pairs pour vous aider à vous protéger contre les préjugés inconscients dans l’évaluation du mérite.

Pour plus de renseignements sur les préjugés inconscients, consultez la section L’analyse comparative entre les sexes plus : Préjugés inconscients du site Web de Femmes et Égalité des genres Canada.

Achèvement et présentation du Formulaire de recommandation de la personne répondante

Remarque : Le Portail de recherche comporte une fonction d’expiration de la session qui s’enclenche après 60 minutes d’inactivité dans l’une ou l’autre des sections du portail. Le temps que vous passez à saisir des données dans le Portail de recherche n’est pas considéré comme une période d’activité par le système. N’oubliez pas de sauvegarder et de valider fréquemment les renseignements que vous y aurez entrés, à défaut de quoi ils seront perdus. Après 60 minutes d’inactivité, votre session dans le portail expirera.

La colonne Rôle dans le Portail de recherche doit indiquer Personne répondante, ce qui confirmera votre rôle relativement à la demande de la personne candidate.

Pour remplir le formulaire de recommandation de la personne répondante, cliquez sur Ouvrir. Le système vous redirigera vers l’onglet Personne participante, dans lequel vous devez cliquer sur Modifier.

Lorsque vous remplirez le formulaire de recommandation de la personne répondante, vous pourrez modifier, sauvegarder et valider en tout temps l’information fournie tant que vous n’aurez pas présenté le formulaire.

Pour que le formulaire soit considéré comme complet, vous devez :

1. indiquer depuis combien de temps vous connaissez la personne candidate et à quel titre (nombre d’années ou de mois);
2. attribuer une cote en pourcentage et inclure des commentaires pour les trois critères de sélection présentés ci-dessous. Indiquez les points forts et les points faibles de la personne candidate et donnez des exemples de ses réalisations et contributions pour appuyer votre recommandation :
   • L’excellence universitaire telle qu’elle est attestée par les résultats scolaires passés, les relevés de notes universitaires ainsi que les prix et distinctions reçus :
     • Évaluation : Tranche supérieure de 2 %, Tranche supérieure de 5 %, Tranche supérieure de 10 %, Tranche supérieure de 25 %, En deçà de la tranche supérieure de 25 % ou Incapable d’évaluer;
     • Fournissez une évaluation écrite des compétences, des capacités, des réalisations, de l’expérience et des contributions de la personne candidate, ainsi que des bourses ou des prix que cette dernière a obtenus, qui se rapportent à ce critère en donnant des exemples concrets (maximum de 2 400 caractères, espaces compris).
   • Le potentiel de recherche tel qu’il est attesté par les antécédents en recherche de la personne candidate, son intérêt pour la découverte, les travaux de recherche proposés, son éventuelle contribution à l’avancement des connaissances dans le domaine ainsi que les résultats prévus :
     • Évaluation : Tranche supérieure de 2 %, Tranche supérieure de 5 %, Tranche supérieure de 10 %, Tranche supérieure de 25 %, En deçà de la tranche supérieure de 25 % ou Incapable d’évaluer;
     • Fournissez une évaluation écrite des compétences, des capacités, des réalisations, de l’expérience et des contributions de la personne candidate, ainsi que des bourses ou des prix que cette dernière a obtenus, qui se rapportent à ce critère en donnant des exemples concrets (maximum de 2 400 caractères, espaces compris).
   • Les caractéristiques et habiletés interpersonnelles, telles qu’elles sont attestées par les relations et les collaborations professionnelles et parascolaires antérieures pertinentes de la personne candidate:
     • Évaluation : Tranche supérieure de 2 %, Tranche supérieure de 5 %, Tranche supérieure de 10 %, Tranche supérieure de 25 %, En deçà de la tranche supérieure de 25 % ou Incapable d’évaluer;
     • Fournissez une évaluation écrite des compétences, des capacités, des réalisations, de l’expérience et des contributions de la personne candidate, ainsi que des bourses ou des prix que cette dernière a obtenus, qui se rapportent à ce critère en donnant des exemples concrets (maximum de 2 400 caractères, espaces compris).
3. Cliquez sur le bouton Sauvegarder et valider.

Cliquez sur le bouton Soumettre pour joindre le formulaire à la demande. Le bouton Soumettre n’apparaîtra qu’une fois que toutes les sections du formulaire auront été remplies, sauvegardées et validées.

Une fois qu’un formulaire de recommandation de la personne répondante a été présenté, la personne candidate recevra un avis dans sa demande en ligne lui indiquant que le formulaire de recommandation a été présenté. Toutefois, elle ne sera pas en mesure de voir le contenu de la recommandation (consultez la rubrique Collecte et utilisation des renseignements personnels).

Vous ne pourrez apporter aucune modification au formulaire après l’avoir présenté. Une fois le formulaire présenté, vous ne pourrez plus voir qu’une version imprimable ou une version en PDF du formulaire en sélectionnant Exporter le formulaire du participant en PDF.

Pour que la personne candidate puisse présenter sa demande, toutes les sections obligatoires de la demande doivent être remplies, y compris l’évaluation des deux personnes répondantes, avant la date et l’heure limites. Les demandes incomplètes ne pourront pas être présentées dans le système.

Processus de sélection

Pour en savoir plus sur l’examen du mérite des demandes de BESRC M réalisé par les établissements qui reçoivent un quota, consultez la page Information sur les bourses d’études supérieures en recherche du Canada au niveau de la maîtrise et instructions à l'intention des agentes et agents de liaison des bourses.

Accès aux recommandations antérieures des personnes répondantes

Vous pouvez accéder aux recommandations que vous avez fournies par le passé dans le Portail de recherche en cherchant les entrées indiquant Personne répondante dans la colonne Rôle et en ouvrant l’entrée voulue.

Si vous avez oublié votre mot de passe pour le Portail, sélectionnez Mot de passe oublié dans la page d’ouverture de session.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Pour obtenir de l’information sur la collecte et l’utilisation des renseignements personnels, consultez la page de la description des bourses d’études supérieures en recherche du Canada au niveau de la maîtrise.

Modalités pour les personnes répondantes

Le fait de présenter votre recommandation aux organismes subventionnaires dans le Portail de recherche, signifie que vous avez lu les présentes instructions, y compris les modalités pour les personnes répondantes affichées dans le Portail, et que vous acceptez les modes d’utilisation et de divulgation qui y sont décrits.