Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise

Instructions pour remplir le Formulaire de recommandation du répondant

• Renseignements généraux
• Remplir le Formulaire de recommandation du répondant
• Processus de sélection
• Accéder aux recommandations antérieures des répondants
• Collecte et utilisation des renseignements personnels
• Modalités pour les répondants

Renseignements généraux

Vous devez remplir le Formulaire de recommandation du répondant si vous avez accepté de fournir une recommandation à un candidat à une bourse d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise (BESC M). Les recommandations doivent provenir de personnes qui connaissent suffisamment bien les travaux de recherche du candidat et ses compétences afin de pouvoir rédiger des commentaires éclairés (p. ex. directeur de recherche universitaire actuel ou antérieur, superviseur au sein d’une entreprise, superviseur d’employés ou de bénévoles, professeur ou directeur de thèse).

Vous devez vérifier et valider votre compte dans le Portail de recherche bien avant la date limite imposée au candidat afin de régler les problèmes liés au système (comme les mots de passe oubliés, les comptes multiples ou verrouillés) qui pourraient vous empêcher de présenter votre recommandation dans les délais prévus.

Le candidat ne peut pas présenter sa demande avant que vous ayez rempli le Formulaire de recommandation du répondant et que vous l’ayez présenté au moyen du Portail de recherche. Nous vous recommandons de présenter le formulaire bien avant la date limite de présentation des demandes. Cela laissera suffisamment de temps au candidat pour remplir et présenter sa demande. Au fur et à mesure que la date limite de présentation des demandes approche, le grand nombre d’utilisateurs du Portail de recherche pourrait occasionner des délais, ce qui pourrait vous empêcher de présenter votre recommandation en temps opportun. Vous devriez planifier en conséquence. Aucun report de la date limite ne sera accordé aux candidats qui sont incapables de présenter leur demande parce que leurs formulaires de recommandation n’ont pas été présentés.

À qui devrais-je m’adresser pour obtenir de l’aide?

Pour des questions qui concernent le Portail de recherche, communiquez avec le Bureau de soutien. Les organismes tenteront de répondre aux demandes de renseignements dans les 48 heures suivant leur présentation. Le délai de réponse peut être plus long pendant les périodes de pointe (de novembre à janvier).

Remplir le Formulaire de recommandation du répondant

Vous trouverez ci-dessous, sous forme de texte, des instructions détaillées sur la façon de remplir le formulaire de recommandation, ou vous pouvez visionner le tutoriel vidéo Programme de bourses d’études supérieures au niveau de la maitrise – Instructions pour remplir le Formulaire de recommandation du répondant.

Recevoir l’invitation à remplir le Formulaire de recommandation du répondant

Les candidats indiquent le nom de famille et l’adresse de courriel de leurs répondants dans leur demande de BESC M. Une fois les renseignements sauvegardés dans la demande dans le Portail de recherche, un courriel sera généré par le système vous invitant à remplir le Formulaire de recommandation du répondant.

Si vous ne recevez pas ce courriel immédiatement après que le candidat a saisi vos coordonnées dans le Portail de recherche, vous devriez vérifier s’il ne se trouve pas dans votre répertoire de courrier indésirable. Si vous ne trouvez toujours pas l’invitation par courriel, le candidat devrait vous inviter de nouveau en utilisant une autre adresse de courriel.

Accepter l’invitation à remplir le Formulaire de recommandation du répondant

Pour accepter l’invitation, vous devez créer un compte dans le  Portail de recherche (si vous êtes un nouvel utilisateur) et suivre les étapes établies dans le courriel généré par le système.

Quand vous aurez ouvert une session dans votre compte dans le Portail de recherche, vous devrez lire et accepter les Modalités pour les répondants affichées dans une fenêtre contextuelle pendant le processus de présentation. Il vous incombe de conserver une copie des modalités acceptées pour vos dossiers. Si vous les acceptez, le système créera un Formulaire de recommandation du répondant, que vous remplirez. Après avoir accepté l’invitation, vous pourrez accéder au Formulaire de recommandation du répondant ainsi qu’à la demande du candidat.

Pour visualiser la demande avant de remplir le Formulaire de recommandation du répondant, cliquez sur le triangle sur la barre du candidat, ce qui vous permettra de voir les sections de la demande (formulaire de demande, pièces jointes et CV commun canadien du candidat téléchargés).

Remarque : Certains navigateurs pourraient ne pas être compatibles avec le  Portail de recherche. En cas de problèmes techniques, vérifiez que vous utilisez la plus récente version de votre navigateur ou changez de navigateur.

Pratiques exemplaires pour limiter les préjugés inconscients

Le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) se sont engagés à promouvoir la diversité, l’équité et l’inclusion afin d’assurer l’accès équitable à tous ses programmes.

Lorsque vous remplissez le formulaire de recommandation du répondant, veuillez tenir compte des pratiques exemplaires et des considérations suivantes :

• Soyez précis, juste, clair et équilibré dans vos propos.
• Évitez les commentaires marquant une familiarité.
• Si possible, appuyez vos points par des exemples particuliers de réalisations du candidat.
• Employez judicieusement les superlatifs descriptifs (p. ex., excellent, exceptionnel) et appuyez-les par des preuves.
• N’ajoutez que des renseignements se rapportant aux critères de sélection; n’ajoutez pas de renseignements sur l’origine ethnique, l’âge, les loisirs, l’état matrimonial, la religion, l’invalidité ou les besoins financiers du candidat.
• Éviter de dévoiler des renseignements personnels au sujet du candidat, sauf pour expliquer des délais ou une interruption dans le cheminement universitaire du candidat. Il faut traiter des circonstances personnelles judicieusement.

Limiter les préjugés inconscients

Les organismes encouragent fortement l’emploi d’un langage inclusif (p. ex., employer des termes collectifs et favoriser le recours aux pronoms, termes et adjectifs épicènes). Le formulaire de recommandation du répondant ne doit contenir aucune formulation ou expression qui véhicule des préjugés, des stéréotypes ou des propos discriminatoires envers des personnes, des groupes ou leur établissement.

Il a été démontré que l’emploi du langage inclusif permet de réduire les préjugés inconscients dans le processus d’évaluation. Afin d’en savoir plus, consultez les  lignes directrices des Chaires de recherche du Canada pour limiter les préjugés inconscients.

Les rédacteurs de lettres devaient également consulter le  module de formation des organismes subventionnaires portant sur les préjugés inconscients et le processus d’évaluation par les pairs pour prévenir les préjugés inconscients dans l’évaluation du mérite.

Pour plus de renseignements sur les préjugés inconscients, consultez la page  Préjugés inconscients – Ressources supplémentaires du Ministère des Femmes et de l’Égalité des genres (anciennement Condition féminine Canada).

Remplir et présenter le Formulaire de recommandation du répondant

Pour commencer à remplir le Formulaire de recommandation du répondant, cliquez sur Modifier sous l’onglet du participant.

Lorsque vous remplirez le Formulaire de recommandation du répondant, vous pourrez modifier, sauvegarder et valider en tout temps l’information fournie tant que vous n’aurez pas présenté le formulaire.

Pour que le formulaire soit considéré comme complet, vous devez :

1. Indiquer depuis combien de temps vous connaissez le candidat et à quel titre (nombre d’années ou de mois).
2. Attribuer une cote en pourcentage pour trois critères de sélection. Indiquez les points forts et les points faibles du candidat et donnez des exemples des réalisations et des contributions du candidat pour appuyer votre recommandation :
   • L’excellence universitaire telle qu’elle est attestée par les résultats scolaires passés, les relevés de notes universitaires ainsi que les prix et distinctions reçus :
     • L'évaluation : Tranche supérieure de 2 %, Tranche supérieure de 5 %, Tranche supérieure de 10 %, Tranche supérieure de 25 %, En deçà de la tranche supérieure de 25 % ou Incapable d’évaluer;
   • Faites une évaluation écrite des compétences, des capacités, des réalisations, de l’expérience et des contributions du candidat, ainsi que des bourses ou des prix que ce dernier a obtenus, qui se rapportent à ce critère en donnant des exemples concrets (maximum de 2 400 caractères y compris les espaces).
   • Le potentiel en recherche tel qu’il est attesté par les antécédents en recherche du candidat, son intérêt pour la recherche, la qualité de son projet de recherche, sa contribution à l’avancement des connaissances dans son domaine et les résultats attendus :
     • Évaluation : Tranche supérieure de 2 %, Tranche supérieure de 5 %, Tranche supérieure de 10 %, Tranche supérieure de 25 %, En deçà de la tranche supérieure de 25 % ou Incapable d’évaluer;
     • Faites une évaluation écrite des compétences, des capacités, des réalisations, de l’expérience et des contributions du candidat, ainsi que des bourses ou des prix que ce dernier a obtenus, qui se rapportent à ce critère en donnant des exemples concrets (maximum de 2 400 caractères y compris les espaces).
   • Les caractéristiques personnelles et l’entregent, tels qu’ils sont attestés par les interactions et les collaborations professionnelles et para-universitaires pertinentes du candidat dans le passé :
     • Évaluation : Tranche supérieure de 2 %, Tranche supérieure de 5 %, Tranche supérieure de 10 %, Tranche supérieure de 25 %, En deçà de la tranche supérieure de 25 % ou Incapable d’évaluer;
     • Faites une évaluation écrite des compétences, des capacités, des réalisations, de l’expérience et des contributions du candidat, ainsi que des bourses ou des prix que ce dernier a obtenus, qui se rapportent à ce critère en donnant des exemples concrets (maximum de 2 400 caractères y compris les espaces).
3. Appuyer sur le bouton Sauvegarder et valider.

Appuyez sur le bouton Soumettre pour joindre le formulaire à la demande. Le bouton Soumettre n’apparaitra qu’une fois que toutes les sections du formulaire auront été remplies, enregistrées et validées.

Une fois qu’un formulaire de recommandation du répondant a été présenté, le candidat recevra un avis dans sa demande lui indiquant que le formulaire de recommandation a été présenté. Toutefois, le candidat ne sera pas en mesure de voir le contenu de la recommandation (consultez la rubrique Collecte et utilisation des renseignements personnels).

Vous ne pourrez apporter aucune modification au formulaire après sa présentation. Une fois que le formulaire a été envoyé, vous ne pourrez plus visualiser qu’une version imprimable ou une version en PDF du formulaire en sélectionnant Exporter le formulaire du participant en PDF.

Processus de sélection

Pour en savoir plus sur l’examen du mérite des demandes de BESC M réalisé par les établissements qui reçoivent un quota, consultez le document Information et instructions à l’intention des agents de liaison des bourses pour gérer le Programme de bourse d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise.

Accéder aux recommandations antérieures des répondants

Pour accéder aux recommandations antérieures des répondants, vous devez :

• ouvrir une session dans le  Portail de recherche;
• chercher les entrées indiquant Répondant dans la colonne Rôle;
• ouvrir l’entrée voulue.

Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur le lien Mot de passe oublié dans la page d’ouverture de session.

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Pour obtenir des renseignements sur la collecte et l’utilisation des renseignements personnels, consultez la description du Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau de la maitrise.

Modalités pour les répondants

La présentation électronique de votre recommandation, à l’aide du Portail de recherche, aux organismes subventionnaires signifie que vous avez lu ces instructions, y compris les modalités pour les répondants, et que vous acceptez les modes d’utilisation et de divulgation qui y sont décrits.