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Mandat

Objectifs et mandat

Conformément aux lignes directrices fournies par le CRSNG, le Comité consultatif sur les subventions universités-industrie (CCSUI) formule des recommandations :

au vice-président, Direction des partenariats de recherche, au directeur de la Division de l’énergie, de l’environnement et des ressources (DEER) ou au directeur de la Division de la fabrication, des communications et des technologies (DFCT), conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers du CRSNG en ce qui concerne les subventions à accorder dans le cadre des programmes de partenariats de recherche du CRSNG, en se fondant sur les demandes, les critères établis des programmes, les commentaires des évaluateurs externes ou les rapports des visites d’évaluation, les analyses et les recommandations du personnel du CRSNG;
au Comité des partenariats de recherche en ce qui concerne les modifications aux politiques des programmes;
au personnel du CRSNG en ce qui concerne les changements dans les procédures administratives.

Plus précisément, le CCSUI formule des recommandations de financement pour les demandes suivantes :

les demandes de subvention de recherche et développement coopérative (RDC) du CRSNG d’une valeur moyenne de plus de 200 000 $ par année, en tenant compte des recommandations du Comité de visite d’évaluation (CVE);
toutes les nouvelles demandes de subvention de professeurs‑chercheurs industriels (PCI) du CRSNG et les demandes de renouvellement d’une subvention de PCI d’une valeur supérieure à 150 000 $ par année, en tenant compte soit de la recommandation du CVE, soit des recommandations des évaluateurs externes;
les autres propositions que lui ont transmises les directeurs pour avoir son avis.

Principes régissant la composition

Rôles et responsabilités du président et des membres

Rôle du président

Le CCSUI est coprésidé par un directeur¹ (coprésident interne) et un ancien membre du CCSUI (coprésident externe). Le coprésident interne donne des renseignements sur les politiques et les programmes et gère les activités internes. Le coprésident externe préside la réunion en guidant les membres conformément à l’ordre du jour, en résumant les discussions, en passant au vote, ainsi qu’en examinant et en signant les procès-verbaux. Le coprésident interne et le coprésident externe ne votent pas; cependant, si le nombre de voix est égal, le coprésident externe vote pour départager les résultats.

Rôle des membres

La principale responsabilité du CCSUI est de formuler des recommandations de financement à l’intention du CRSNG en tenant compte des rapports d’experts fournis par le CVE ou les évaluateurs externes. Comme les membres du CCSUI examinent des demandes qui traitent de nombreux domaines de recherche, on s’attend à ce que le Comité établisse une norme d’excellence proportionnelle aux importants investissements faits par les Canadiens dans la recherche scientifique par l’entremise du CRSNG. Cela est particulièrement important lorsqu’il s’agit d’évaluer l’envergure des candidats qui présentent une demande de subvention de PCI, car il faut faire preuve d’uniformité sur le plan de la qualité attendue dans tous les domaines de recherche.

Les membres du CCSUI se basent sur les résultats de l’évaluation par les pairs réalisée par des experts. Ils doivent lire tous les documents associés à une demande, sauf si une demande soulève un conflit d’intérêts ou si le membre est incapable de lire une demande en raison de la langue dans laquelle elle a été présentée.

Composition du comité

Le CCSUI est un comité multidisciplinaire dont les membres possèdent une vaste expérience des collaborations entre les universités et le secteur privé. Le CCSUI compte habituellement 15 membres, y compris le coprésident externe. Les membres du CCSUI sont nommés conformément aux règles du CRSNG relatives à l’envergure des membres et à la représentation des disciplines, en tenant compte des considérations régionales, sectorielles, linguistiques et relatives au sexe. Afin d’exécuter efficacement ses tâches, le CCSUI dans son ensemble doit posséder une vaste expertise dans les domaines de recherche couverts par le CRSNG, la capacité d’évaluer la contribution potentielle des propositions au secteur privé canadien et celle d’évaluer les rapports des évaluateurs externes, les rapports de visites d’évaluation et les rapports d’analyse du personnel du CRSNG afin d’assurer l’uniformité des normes au sein des programmes. Afin de s’assurer de réunir l’expertise appropriée, la présence d’une combinaison équilibrée de chercheurs, de directeurs de la recherche et d’administrateurs provenant des secteurs postsecondaire, public et privé est requise au sein du CCSUI. Comme les membres individuels sont sélectionnés en fonction de leur expérience de la recherche et de leur expertise personnelle, aucun membre du CCSUI ne doit être considéré comme un représentant de son université, de son secteur industriel ou de son ministère ou organisme gouvernemental.

Durée de la nomination

Les membres sont nommés pour une période d’au plus trois ans ou 12 réunions. Le coprésident externe est nommé pour une période de deux ans ou huit réunions. Pour conserver l’expérience globale du Comité, certains mandats peuvent être échelonnés et prolongés pour assurer la continuité.

Fonctionnement

Les demandes de subventions universités-industrie (principalement les demandes de subvention de RDC et les demandes de subvention de PCI) sont évaluées par l’entremise de l’un ou de plusieurs des mécanismes suivants : les évaluateurs externes, les comités de visite d’évaluation et les analyses du personnel du CRSNG. Après l’évaluation par les pairs réalisée par les évaluateurs externes ou les CVE, on demande au CCSUI de donner de nouveau son avis sur des demandes de subvention de RDC et de PCI et sur d’autres propositions sélectionnées à la discrétion du directeur concerné de la DPR. Le CCSUI et le personnel du CRSNG formulent des recommandations qui sont transmises au vice-président, ou au directeur concerné, aux fins de décision.

Processus décisionnel

Après la discussion d’une demande, le coprésident externe demande aux membres de voter pour déterminer si le CCSUI formulera ou non une recommandation de financement. Même si l’objectif est d’atteindre un consensus pour chaque demande, il y a toujours un vote. Les membres ne votent pas lorsqu’une demande soulève un conflit d’intérêts ou qu’ils ne peuvent la lire en raison de la langue dans laquelle elle a été présentée. En cas d’égalité des votes, le coprésident externe vote pour départager les résultats. Habituellement, la décision rendue à la majorité représente la recommandation que formulera le CCSUI à l’intention du CRSNG.

Dans les rares cas où le CCSUI ne peut formuler une recommandation, la demande est soit reportée à la prochaine réunion, soit transmise à un sous‑comité formé de membres du CCSUI qui examinera des renseignements supplémentaires et formulera une recommandation de financement au nom du Comité.

Quorum

Au moins 10 membres doivent assister à une réunion du CCSUI, soit en personne, soit par téléconférence. Il doit y avoir au minimum cinq lecteurs pour chaque demande. Quand il y a moins de cinq lecteurs, le coprésident externe peut jouer le rôle de lecteur et voter après l’examen de la demande ou le Comité peut reporter l’examen de la demande jusqu’à ce que suffisamment de membres soient réunis pour en discuter (par exemple, la discussion peut se faire par téléconférence après la réunion du CCSUI ou à la prochaine réunion du CCSUI).

Calendrier des réunions

Chaque année, le CCSUI tient en général quatre réunions d’une journée : en mars, en juin, en septembre et en décembre.

Lignes directrices en matière de conflits d’intérêts et de confidentialité

Le CRSNG doit satisfaire aux normes les plus élevées en matière d’éthique et d’intégrité dans toutes ses activités afin de continuer à mériter la confiance du milieu de la recherche, du gouvernement et du public. Les membres de comité d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs du CRSNG doivent satisfaire aux normes les plus élevées en matière de comportement éthique, afin de conserver et d’accroitre la confiance du public dans la capacité du CRSNG à agir dans l’intérêt public à long terme. Lorsqu’un conflit entre des intérêts privés et des intérêts publics survient, les membres de comité d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs doivent prendre les mesures nécessaires pour protéger l’intérêt public.

Tous les évaluateurs externes de demandes de subvention du CRSNG et les membres des comités de sélection du CRSNG doivent signer l’ Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d’évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs.

Si un membre ou le coprésident externe du CCSUI est en situation de conflit d’intérêts lié à une demande (même université) ou s’il représente l’un des organismes partenaires, il doit quitter la pièce pendant la discussion. La discussion sera coprésidée par un autre membre en l’absence du coprésident.

Lorsqu’un membre ou le coprésident externe du CCSUI est le candidat ou un cocandidat ou le représentant d’un organisme partenaire de la demande qui est examinée, il n’assiste pas à la réunion.