Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
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Utilisation des subventions

Avant-propos

Les lignes directrices suivantes ont été établies pour aider les titulaires d’une subvention et les administrateurs des établissements dans leur interprétation de ce qui constitue une utilisation acceptable des fonds de subvention. À noter que la liste d’exemples n’est pas exhaustive. Les titulaires d’une subvention sont invités à communiquer avec les personnes-ressources appropriées au sein de leur établissement respectif, par exemple, avec l’agent responsable des finances ou l’agent responsable des subventions de recherche. Pour plus de détails sur les politiques et les exigences de l’un ou l’autre des organismes, veuillez communiquer avec la division des finances de l’organisme concerné.

Principes généraux

Les fonds de subvention doivent aider à couvrir les coûts directs de la recherche pour laquelle ils ont été accordés, et les avantages devraient être directement liés à la subvention. De son côté, l’établissement doit assumer les coûts indirects ou frais généraux, tels que les coûts des installations et des services de base, les dépenses liées à l’achat et à la réparation du matériel de bureau, les frais d’administration, les primes d’assurance pour l’appareillage et les véhicules de recherche, de même que les frais liés aux appareils de communication de base comme les téléphones et les télécopieurs. Les coûts indirects ou frais généraux correspondent aux dépenses courantes liées au fonctionnement d’un établissement, mais ils ne peuvent être associés aux coûts directs de la subvention ou bourse de recherche pour laquelle les fonds ont été accordés.

Les fonds doivent être utilisés d’une manière efficace et judicieuse, et les dépenses doivent être essentielles à la recherche pour laquelle ils ont été accordés.

Les contributions à des dépenses partagées doivent être directement liées au programme ou au projet de recherche auquel un appui financier est accordé, et être acceptées et approuvées par le titulaire de la subvention.

D’autres dépenses admissibles et non admissibles propres à un programme sont énumérées dans la documentation relative aux programmes de l’organisme.

En l’absence d’une politique écrite de l’organisme, la politique de l’établissement, p. ex., la politique portant sur les taux quotidiens pour les déplacements, s’applique. Lorsqu’une politique de l’organisme et une politique de l’établissement coexistent, les organismes exigent que les titulaires se conforment à la politique pertinente de l’organisme, tout en reconnaissant que les titulaires devront peut-être aussi respecter les politiques de leur établissement.

L’établissement a le droit et la responsabilité de suspendre le paiement de dépenses soumises aux fins de remboursement par le titulaire d’une subvention qui contrevient aux exigences de l’organisme ou à la politique de l’établissement.

Dépenses rétroactives

Les dépenses engagées entre la date de l’annonce de l’octroi d’une subvention dans le site Web des organismes et la date d’entrée en vigueur de la subvention sont admissibles. Les organismes ne se porteront pas garants des coûts s’il survient un changement dans le financement. L’approbation de ces dépenses est laissée à la discrétion de l’établissement.

Pour les subventions de projet du CRSNG uniquement

Dans des circonstances exceptionnelles, déterminées à la seule discrétion du CRSNG, l’organisme acceptera d’examiner l’admissibilité de certaines dépenses rétroactives définies comme étant des dépenses engagées avant la date officielle d’entrée en vigueur de la subvention.

En cas de refus d’approbation des dépenses ou du projet, le CRSNG ne se portera pas garant des dépenses rétroactives.

Le CRSNG examine les dépenses rétroactives au cas par cas, en fonction des quatre critères suivants :

  • Les dépenses doivent constituer des dépenses admissibles, conformément aux sections ci-après ou à la description du programme visé.
  • Les dépenses doivent être présentées comme des dépenses rétroactives, et une justification doit être fournie au moment de la présentation de la demande initiale.
  • Les dépenses doivent se rapporter à une demande de subvention de projet dont le financement a été approuvé.
  • Les dépenses doivent être engagées entre la date de présentation de la demande initiale et la date officielle d’entrée en vigueur du projet approuvé.

Dépenses liées à la rémunération

Définitions

Allocation

Soutien financier accordé à un titulaire de bourse de formation, ou fourni par un titulaire de subvention à un stagiaire, pour l’appuyer lorsqu’il travaille à sa thèse de recherche et/ou acquiert de l’expérience en recherche.

Salaire

Rémunération pour le travail effectué par le personnel de recherche qui contribue aux coûts directs de la recherche pour laquelle les fonds ont été accordés, conformément aux contrats de travail de l’établissement ou aux ententes collectives, le cas échéant.

Dépenses admissibles liées à la rémunération

Salaires

  • Les salaires* et le coût réel des avantages sociaux non discrétionnaires fédéraux, provinciaux et institutionnels connexes pour le travail effectué par le personnel de recherche qui contribue aux coûts directs de la recherche pour laquelle les fonds ont été accordés doivent être conformes aux politiques institutionnelles, et remplir la condition suivante, le cas échéant :
    • Le salaire offert aux stagiaires postdoctoraux, à titre d’appui (CRSNG et CRSH), est accordé pour une période maximale de deux ans. Cependant, une aide de trois ans est jugée acceptable lorsqu’elle permet, justification à l’appui, d’attirer des candidats de calibre exceptionnel de l’étranger. L’entente pour une durée de trois ans doit être conclue dès le départ, et l’organisme doit en être informé au moyen d’une justification écrite présentée dans le mois suivant l’acceptation de l’offre d’appui (CRSNG uniquement).

Allocations

  • Allocations* payées aux stagiaires rémunérés sur les fonds d’une subvention (p. ex., les étudiants du premier cycle et des cycles supérieurs, les stagiaires postdoctoraux) doivent être conformes aux politiques institutionnelles, et remplir les conditions suivantes, le cas échéant :
    • L'allocation offerte aux stagiaires postdoctoraux, à titre d’appui (CRSNG et CRSH), est accordé pour une période maximale de deux ans. Cependant, une aide de trois ans est jugée acceptable lorsqu’elle permet, justification à l’appui, d’attirer des candidats de calibre exceptionnel de l’étranger. L’entente pour une durée de trois ans doit être conclue dès le départ, et l’organisme doit en être informé au moyen d’une justification écrite présentée dans le mois suivant l’acceptation de l’offre d’appui (CRSNG uniquement).
    • L'allocation des chercheurs invités est limitée à 2 000 $ par mois, pour une période maximale de 125 jours par année (frais de déplacement et de séjour en sus) (CRSNG uniquement).
    • Pour les titulaires d'un doctorat (ou l'équivalent), la période maximale de soutien est de trois ans et les candidats ne sont admissibles au financement que jusqu'à la fin de leur cinquième année de formation postdoctorale (IRSC uniquement).
    • Pour les titulaires d'un diplôme professionnel dans le domaine de la santé qui ne sont pas inscrits à un programme de maîtrise ou de doctorat, la période maximale de soutien est de quatre ans (IRSC uniquement).
    • Pour les titulaires d'un diplôme professionnel dans le domaine de la santé qui sont inscrits à un programme de maîtrise ou de doctorat, la période maximale de soutien pour obtenir le diplôme est de cinq ans et inclut le financement reçu pour obtenir une maîtrise ou une formation en recherche ne conduisant pas à un diplôme (IRSC uniquement).

* Les organismes s’en remettent à l’Agence du revenu du Canada pour toutes les questions concernant les impôts.

Remarques :

  • Les personnes rémunérées à même une subvention d’un organisme ne sont pas considérées comme des employés ou des titulaires d’une subvention de cet organisme.
  • Au nombre des avantages sociaux non discrétionnaires de l’établissement figurent normalement les régimes d’assurance-invalidité de courte et de longue durée, d’assurance-vie, de retraite, de soins médicaux, de soins de la vue et de soins dentaires, ainsi que les congés parentaux. Les avantages sociaux non discrétionnaires de l’établissement ne doivent pas déroger aux politiques des organismes.
  • Les fonds des subventions peuvent être utilisés pour augmenter les salaires ou allocations accordées aux stagiaires provenant d’autres sources, y compris les subventions des organismes et les bourses de formation individuelles.
  • Les stagiaires peuvent être engagés comme personnel de recherche (généralement à temps partiel, c.-à-d. à l'heure) et/ou peuvent recevoir une allocation de formation à partir d'une subvention (où le travail fait partie de la formation de l'étudiant et constitue la thèse ou répond à d'autres normes universitaires du même ordre).
  • Les stagiaires et les associés de recherche peuvent recevoir une allocation ou un salaire à même la subvention pour laquelle ils ont présenté une demande comme co-candidats (IRSC uniquement).

Autres types de dépenses admissibles liées à la rémunération

  • Les honoraires des experts-conseils.
  • Les sommes versées en vue du recrutement de participants, comme les modestes primes à la participation (c.-à-d. pour établir un bassin de participants éventuels), lorsqu’elles sont approuvées par un comité d’éthique de la recherche.
  • Les sommes versées aux participants à la recherche, comme les modestes primes à la participation, lorsqu’elles sont approuvées par un comité d’éthique de la recherche.
  • Les frais liés aux contrats de sous-traitance.
  • Les salaires pour le travail de bureau directement lié aux activités de diffusion, ce qui comprend la préparation de manuscrits.
  • Les honoraires des conférenciers invités.
  • Allocations de dégagement pour la recherche uniquement lorsqu’elles sont accordées (CRSH uniquement).
  • Allocations de détachement (CRSH uniquement) ou les This link will take you to another Web site allocations de détachement (IRSC uniquement) uniquement lorsqu’elles sont incluses dans une possibilité de financement particulière.
  • Salaire des coordonnateurs de projet (CRSH uniquement).

Dépenses non admissibles

  • Toute partie du salaire ou des honoraires d’experts-conseils versée au titulaire de la subvention ou à toute autre personne qui est admissible aux subventions de l’organisme en raison de son statut.
  • Les frais d’administration (ou de gestion).
  • Les avantages sociaux liés à la rémunération consentis aux titulaires d’allocation.
  • Les indemnités de départ discrétionnaires ou forfaitaires.
  • Les versements à des praticiens cliniciens qui désirent participer à la recherche à temps partiel ou à des personnes qui souhaitent prendre part à la recherche, à titre de chercheurs, tout en continuant de toucher une rémunération pour une tâche d’enseignement ou la prestation de services, sauf lorsque cela est considéré comme une dépense admissible dans le cadre d’une possibilité de financement particulière (IRSC uniquement).
  • Les demandes d’allocation de détachement ne seront pas étudiées dans les cas suivants (IRSC uniquement) :
    • contribuer au salaire des individus détenant un poste de recherche universitaire rémunéré.
    • défrayer les coûts du temps d’enseignement pour permettre à l’individu de participer à la recherche.
    • compléter le salaire ou remplacer une partie du salaire d’un chercheur en congé sabbatique de son poste principal.

Frais de déplacement et de séjour

Dépenses admissibles

Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) comprennent les menues dépenses raisonnables engagées à l’occasion de travaux sur le terrain, de conférences liées à la recherche, de voyages effectués aux fins de collaboration, de travaux d’archivistique et de recherches historiques. Ils peuvent être remboursés au titulaire de la subvention, au personnel de recherche, aux étudiants qui travaillent avec le titulaire de la subvention ainsi qu’aux chercheurs invités.

  • Les frais de voyage aérien correspondant au tarif le plus bas et ne devant pas être supérieurs au plein tarif en classe économique.
  • Les primes d’assurance-annulation de voyage et les frais de réservation des sièges.
  • Les primes d’assurance-santé voyage pour le personnel de recherche qui ne reçoit pas ce genre d’avantage de leur établissement et/ou d’autres sources.
  • Les frais liés à la sécurité pendant les travaux sur le terrain (achat d’équipement de protection, vaccins, etc.).
  • Les frais du visa d’entrée (pour les titulaires de subvention ou le personnel de recherche) s’il est nécessaire pour les besoins de la recherche.
  • Les frais de déplacement et de séjour des collaborateurs liés à la planification de la recherche et à l’échange d’information avec le titulaire de la subvention ou à la diffusion des résultats de la recherche (CRSNG et CRSH uniquement).
  • Les frais de réinstallation du personnel de recherche admissible et des membres de leur famille immédiate :
    • soit le tarif aérien en classe économique;
    • soit les frais de déplacement par voie terrestre jusqu’à concurrence du tarif aérien en classe économique.
  • Les frais liés aux soins aux enfants d’une mère allaitante ou d’un chercheur monoparental pendant les déplacements :
    • Dans le cas d’un chercheur monoparental, le montant admissible se limite aux dépenses engagées pour les soins prodigués aux enfants en dehors des heures normales de travail pendant la durée du voyage.
    • Les dépenses admissibles d’une mère allaitante qui voyage avec un enfant se limitent aux soins habituellement prévus et au billet d’avion le cas échéant. Si la mère est accompagnée d’une gardienne, le remboursement des frais de déplacement et d’hébergement peut être réclamé, en remplacement des frais de garde d’enfant, jusqu’à concurrence du montant prévu à ce titre. Le montant maximal s’élève à 1 000 $ (IRSC uniquement).

Dépenses non admissibles

  • Les frais de déplacement entre la résidence et le lieu de travail, ou entre deux lieux de travail, du titulaire de la subvention ou d'un membre du personnel de recherche.
  • Les frais liés aux passeports et à l’immigration.
  • Les frais liés à la soutenance de la thèse, ce qui comprend les dépenses engagées pour un examinateur externe.
  • Le coût des billets d’avion qui ont été achetés par l’entremise d’un programme personnel de points de grand voyageur.

Congés sabbatiques et de recherche

Dépenses admissibles

  • Les frais liés au véhicule nécessaire pour effectuer les travaux sur le terrain (après avoir obtenu l’approbation de l’établissement. Le véhicule doit être immatriculé et assuré durant le congé sabbatique).
  • Les frais directement liés à la recherche, ce qui comprend l’aide à la recherche, les frais liés aux bancs d’essai et les dépenses relatives aux travaux sur le terrain, y compris les frais de déplacement et d’hébergement, à condition qu’ils soient appuyés par les documents appropriés.
  • Les frais liés au transport d’équipement ou de matériel de recherche vers l’emplacement où se déroulera le congé sabbatique et depuis cet emplacement.
  • Les frais de déplacement pour assister à une conférence.
  • Les frais de déplacement entre l’établissement d’attache et le lieu du congé sont limités à un billet aller-retour, sauf dans des circonstances exceptionnelles (CRSNG et IRSC uniquement).

Dépenses non admissibles

  • Les frais de déplacement aller-retour du personnel de recherche devant se rendre au lieu du congé sabbatique du titulaire de la subvention aux fins de supervision ou d’enseignement.
  • Les frais de déplacement du titulaire de la subvention devant se rendre à l’établissement hôte aux fins de supervision ou d’enseignement.
  • Les frais de subsistance.

Matériel et fournitures

Pour les ordinateurs et les communications électroniques, veuillez vous reporter à la section intitulée Ordinateurs et communications électroniques.

Dépenses admissibles

  • Les frais liés au matériel de recherche et aux fournitures. Veuillez consulter le tableau pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les dépenses admissibles et non admissibles pour les articles de papeterie et les fournitures de bureau.
  • Les frais de déplacement à l’occasion des visites aux fabricants en vue d’acheter des appareils spéciaux.
  • Les frais de transport des appareils achetés.
  • La garantie prolongée des appareils.
  • Les frais de courtage et de douane pour l’importation de matériel et de fournitures.
  • Les frais liés à la formation du personnel qui doit utiliser les appareils ou des installations spécialisées.
  • Les frais d’entretien et de fonctionnement des appareils et véhicules servant à la recherche appuyée par l’organisme.

Dépenses non admissibles

  • Les primes d’assurance pour l’appareillage et les véhicules de recherche.
  • Les frais de construction, de rénovation ou de location de laboratoires ou d’installations auxiliaires.

Ordinateurs et communications électroniques

Dépenses admissibles

  • Les frais liés aux ordinateurs, aux tablettes, aux modems, aux nouvelles technologies, aux logiciels spécialisés et à d’autres pièces de matériel informatique nécessaires à la recherche qui n’est habituellement pas fourni par l’établissement, sous réserve d’une justification appropriée.
  • Les frais mensuels d’utilisation du réseau Internet à l’établissement ou au domicile seulement lorsque le service est requis pour les besoins de la recherche et qu’il n’est habituellement pas fourni gratuitement par l’établissement.
  • Téléphones cellulaires, téléphones intelligents ou autres appareils électroniques si ceux-ci sont nécessaires à la recherche (p. ex., collecte de données) et/ou pour des raisons de sécurité du personnel sous la réserve d’une justification appropriée.
  • Coût du forfait mensuel pour les appareils électroniques utilisés à des fins de recherche (p. ex., collecte de données) et/ou pour des raisons de sécurité du personnel uniquement.

Dépenses non admissibles

  • Les frais mensuels de location ou de raccordement de téléphones.
  • Les frais de raccordement ou d’installation de lignes (téléphoniques ou autres).
  • Les frais liés au service de messagerie vocale.
  • Les frais liés à l’acquisition de livres pour la bibliothèque, de services informatiques et d’autres services d’information fournis à tous les membres d’un établissement.

Diffusion des résultats de la recherche

Dépenses admissibles

  • Les frais de développement d'un site d'information, y compris les frais de mise à jour.
  • Les frais de diffusion des résultats de la recherche, notamment sur supports traditionnels, sur vidéo ou sur CD-ROM.
  • Les frais de publication d’articles, y compris les frais pour assurer l’accès libre aux résultats (p. ex., les coûts de publication dans une revue à accès libre ou les coûts engagés pour permettre le libre accès à un article).   
  • Les frais d’élaboration d’un manuscrit sur la recherche aux fins de publication.
  • Les frais de traduction associés à la diffusion des résultats de la recherche.
  • Les frais liés à la tenue d’un atelier ou d’un séminaire dont les activités se rapportent directement à la recherche subventionnée (ce qui comprend le coût des rafraîchissements non alcoolisés ou du repas).

Services et dépenses diverses

Dépenses admissibles

  • Les frais liés au recrutement du personnel de recherche, comme le coût des annonces publicitaires ou des billets d’avion pour les candidats.
  • Les frais liés à l’élimination sûre des déchets.
  • Les frais liés à l’achat de livres ou de périodiques, de fournitures de bureau spécialisées, de matériel informatique et de services d’information non fournis officiellement par l’établissement à l’ensemble de son personnel de recherche et d’enseignement.
  • Les coûts de formation professionnelle ou de perfectionnement du personnel en vue de l’acquisition de techniques novatrices nécessaires pour effectuer le projet de recherche.
  • Les cours spécialisés sous réserve d’une justification appropriée.
  • Les frais de représentation (coût des rafraîchissements non alcoolisés ou du repas) à des fins de réseautage dans un contexte de courtoisie officielle entre le titulaire et des chercheurs invités, et pour des activités liées à la recherche dans le cadre d’assemblées qui faciliteront l’atteinte des objectifs de recherche ou y contribueront (c.-à-d. des rencontres du titulaire avec des partenaires, des intervenants, des chercheurs invités).
  • Les frais d’adhésion à des associations professionnelles ou à des sociétés scientifiques, si cela est nécessaire au programme ou projet de recherche.
  • Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules spécifiquement requis pour le travail sur le terrain et uniquement pour les mois pour lesquels le travail sur le terrain a été effectué.

Dépenses non admissibles

  • Les frais liés aux boissons alcoolisées.
  • Les frais liés aux divertissements, à la représentation et à l’achat de cadeaux, autres que ceux indiqués précédemment; cela comprend, par exemple, les frais liés aux relations régulières avec des collègues de l’établissement et aux rencontres avec le personnel.
  • Les frais liés aux primes et à la reconnaissance du personnel.
  • Les frais d’études, comme ceux liés à la préparation d’une thèse, les droits de scolarité et les frais de cours menant à l’obtention d’un diplôme.
  • Les frais liés à la formation professionnelle ou au perfectionnement, comme le coût de cours en informatique et de cours d’apprentissage linguistique.
  • Les frais relatifs à la préparation du matériel d’enseignement.
  • Les frais de prestation de services de base, tels que le chauffage, l’éclairage, l’eau, l’air comprimé, l’eau distillée, les appareils de pression sous vide, les services d’entretien fournis à tous les laboratoires faisant partie d’une installation de recherche.
  • Les primes d’assurance pour les immeubles et l’appareillage.
  • Les dépenses engagées en vue d’assurer la conformité aux exigences en matière de réglementation, ce qui comprend l’examen éthique, les mesures de sécurité à prendre pour contrer les risques biologiques et la radioactivité, les évaluations environnementales ou les mesures prises pour respecter les règlements ou arrêtés provinciaux ou municipaux.
  • Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules, à moins que les travaux sur le terrain ne l’exigent expressément.
  • Les taxes de vente qui sont visées par une exemption ou qui sont remboursables.
  • Les dépenses liées aux vêtements de tous les jours.
  • Les dépenses relatives aux brevets.
  • Les frais de déménagement d’un laboratoire.
Les gens. La découverte. L'innovation.