Utilisation des subventions

Avant-propos

Les lignes directrices suivantes ont été établies pour aider les titulaires d’une subvention et les administrateurs des établissements dans leur interprétation de ce qui constitue une utilisation acceptable des fonds de subvention. À noter que la liste d’exemples n’est pas exhaustive. Les titulaires d’une subvention sont invités à communiquer avec les personnes-ressources appropriées au sein de leur établissement respectif, par exemple, avec l’agent responsable des finances ou l’agent responsable des subventions de recherche. Pour plus de détails sur les politiques et les exigences de l’un ou l’autre des organismes, veuillez communiquer avec la division des finances de l’organisme concerné.

Principes généraux

Les fonds de subvention doivent aider à couvrir les coûts directs de la recherche pour laquelle ils ont été accordés. De son côté, l’établissement doit assumer les coûts indirects ou frais généraux, tels que les coûts des installations et des services de base, les dépenses liées à l’achat et à la réparation du matériel de bureau, les frais d’administration, les primes d’assurance pour l’appareillage et les véhicules de recherche, de même que les frais liés aux appareils de communication de base comme les téléphones et les télécopieurs.

Les fonds doivent être utilisés d’une manière efficace et judicieuse, et les dépenses doivent être essentielles à la recherche pour laquelle ils ont été accordés.

Les contributions à des dépenses partagées doivent être directement liées au programme ou au projet de recherche auquel un appui financier est accordé, et être acceptées et approuvées par le titulaire de la subvention.

D’autres dépenses admissibles et non admissibles propres à un programme sont énumérées dans la documentation relative aux programmes de l’organisme.

En l’absence d’une politique écrite de l’organisme, la politique de l’établissement, p. ex., la politique portant sur les taux quotidiens pour les déplacements, s’applique. Lorsqu’une politique de l’organisme et une politique de l’établissement coexistent, les organismes exigent que les titulaires se conforment à la politique pertinente de l’organisme, tout en reconnaissant que les titulaires devront peut-être aussi respecter les politiques de leur établissement.

L’établissement a le droit et la responsabilité de différer l’autorisation de dépenses soumises par un titulaire d’une subvention qui contrevient aux exigences de l’organisme ou à la politique de l’établissement.

Dépenses rétroactives

Les dépenses engagées entre la date de l’annonce de l’octroi d’une subvention dans le site Web des organismes et la date d’entrée en vigueur de la subvention sont admissibles. Les organismes ne se porteront pas garants des coûts s’il survient un changement dans le financement. L’approbation de ces dépenses est laissée à la discrétion de l’établissement.

Pour les subventions de projet du CRSNG uniquement

Dans des circonstances exceptionnelles, déterminées à la seule discrétion du CRSNG, l’organisme acceptera d’examiner l’admissibilité de certaines dépenses rétroactives définies comme étant des dépenses engagées avant la date officielle d’entrée en vigueur de la subvention.

En cas de refus d’approbation des dépenses ou du projet, le CRSNG ne se portera pas garant des dépenses rétroactives.

Le CRSNG examine les dépenses rétroactives au cas par cas, en fonction des quatre critères suivants :

• Les dépenses doivent constituer des dépenses admissibles, tel qu’il est défini à la rubrique Utilisation des subventions de la section Administration financière dans le Guide des programmes destiné aux professeurs.
• Les dépenses doivent être présentées comme des dépenses rétroactives, et une justification doit être fournie au moment de la présentation de la demande initiale.
• Les dépenses doivent se rapporter à une demande de subvention de projet dont le financement a été approuvé.
• Les dépenses doivent être engagées entre la date de présentation de la demande initiale et la date officielle d’entrée en vigueur du projet approuvé.

Dépenses liées à la rémunération

Les personnes rémunérées à même une subvention d’un organisme ne sont pas considérées comme des employés ou des titulaires d’une subvention de cet organisme.

Au nombre des avantages sociaux non discrétionnaires de l’établissement figurent normalement les régimes d’assurance-invalidité de courte et de longue durée, d’assurance-vie, de retraite, de soins médicaux, de soins de la vue et de soins dentaires, ainsi que les congés parentaux. Les avantages sociaux non discrétionnaires de l’établissement ne doivent pas déroger aux politiques des organismes.

Dépenses admissibles liées à la rémunération

CRSNG uniquement

• Les salaires* et les traitements*, de même que les avantages sociaux non discrétionnaires afférents prévus par les gouvernements fédéral et provincial ainsi que par l’établissement, se rapportant aux travaux de recherche effectués par le personnel de recherche, par exemple, les étudiants, les attachés de recherche, les techniciens.
• En ce qui concerne le salaire ou le traitement maximal provenant d’une subvention que peuvent toucher les étudiants, il est de 16 500 $ pour les étudiants à la maîtrise et de 19 000 $ pour les étudiants au doctorat. Les avantages sociaux non discrétionnaires constituent également des dépenses admissibles. Un appui supplémentaire peut être accordé à même les fonds provenant des organismes partenaires.
• Les stagiaires postdoctoraux dont la totalité ou une partie de la rétribution provient d’une subvention doivent toucher un traitement ou un salaire total d’au moins 25 000 $ par année ainsi que des avantages sociaux non discrétionnaires.
• Le salaire offert aux stagiaires postdoctoraux, à titre d’appui de la part de l’organisme, est accordé pour une période maximale de deux ans. Cependant, une aide de trois ans est jugée acceptable lorsqu’elle permet, justification à l’appui, d’attirer des candidats étrangers de calibre exceptionnel. L’entente pour une durée de trois ans doit être conclue dès le départ, et l’organisme doit en être informé au moyen d’une justification écrite présentée dans le mois suivant l’acceptation de l’offre d’appui.
• Il est permis aux boursiers des programmes suivants seulement de recevoir un supplément à leur salaire ou à leur bourse : les programmes de bourses postdoctorales du CRSNG, de bourses de recherche scientifique de l’OTAN, de bourses de recherche de 1^er cycle et de stages en recherche nordique. Les avantages sociaux non discrétionnaires constituent également des dépenses admissibles.
• Le traitement des chercheurs invités est limité à 2 000 $ par mois, pour une période maximale de 125 jours par année (frais de déplacement et de séjour en sus).

CRSH uniquement

• Les salaires* et les traitements*, de même que les avantages sociaux non discrétionnaires afférents prévus par les gouvernements fédéral et provincial ainsi que par l’établissement, se rapportant aux travaux effectués par le personnel de recherche, le personnel de soutien et d’autres membres du personnel, c.-à-d. les attachés de recherche, les techniciens.
• Les étudiants à temps plein à la maîtrise sont admissibles à une allocation allant jusqu’à 12 000 $ par année; les étudiants à temps plein au doctorat sont admissibles à une allocation allant jusqu’à 15 000 $ par année; et les stagiaires postdoctoraux sont admissibles à une allocation allant jusqu’à 31 500 $ par année. Les avantages sociaux non discrétionnaires constituent également des dépenses admissibles. Toutefois, si un étudiant ou un stagiaire postdoctoral reçoit un salaire, le taux doit correspondre à l’échelle salariale de l’établissement.
• Allocations de dégagement pour la recherche uniquement lorsqu’elles sont accordées.
• Allocations de remplacement de la rémunération.

IRSC uniquement

Remarques :

• Les allocations de formation énumérées ci-dessous sont :
  • les montants maximums que le candidat principal désigné peut demander lorsqu’il présente une demande de subvention et que les IRSC accorderont. Une fois qu’il détient une subvention, le candidat principal désigné peut accorder à un stagiaire une allocation de formation dont le montant est plus élevé que le montant minimum des IRSC;
  • les montants minimums qui doivent être accordés aux stagiaires à même les fonds de la subvention.
• Les fonds de la subvention peuvent aussi servir à augmenter les allocations de formation accordées aux stagiaires qui proviennent d’autres sources, y compris d’autres subventions des IRSC et des bourses de formation individuelles.

Dépenses admissibles

• Les salaires* et les avantages sociaux non discrétionnaires fédéraux, provinciaux et institutionnels connexes pour le travail effectué par des attachés de recherche, des aides de recherche, des techniciens et des stagiaires rémunérés sur les fonds d’une subvention (p. ex. les étudiants du premier cycle et des cycles supérieurs, les stagiaires postdoctoraux). Les taux de rémunération des attachés de recherche, des aides de recherche et des techniciens doivent correspondre à l’échelle salariale de l’établissement concerné.
• Les étudiants aux cycles supérieurs, soutenus en tout ou en partie par une subvention des IRSC, doivent recevoir un traitement minimal de 17 850 $ par année, payé en tout ou en partie avec les fonds d’une subvention des IRSC.
• Les stagiaires postdoctoraux qui ont un doctorat doivent recevoir un traitement minimal de 36 750 $ par année. Les boursiers postdoctoraux qui ont un doctorat doivent commencer leur formation postdoctorale dans les cinq années qui suivent l’obtention de leur diplôme de doctorat.
• Les boursiers qui détiennent un diplôme dans une profession du domaine de la santé, telle que la médecine, la dentisterie, la pharmacologie, l’optométrie, la médecine vétérinaire, les sciences infirmières ou les sciences de la réadaptation, peuvent bénéficier d’un appui financier pendant les quatre premières années de leur formation en recherche, qu’ils soient admissibles ou non à exercer au Canada. Il n’est pas nécessaire qu’ils soient inscrits à un programme de maîtrise ou de doctorat. Ceux qui ne sont ni citoyens ni résidents permanents du Canada ne sont pas admissibles à une telle aide au-delà de la huitième année suivant l’obtention de leur diplôme dans un domaine de la santé. Dans le cas des diplômés dans un domaine de la santé admissibles à exercer au Canada, les traitements minimaux sont fonction du nombre d’années d’expérience en milieu universitaire qu’ils cumulent depuis l’obtention de leur diplôme. Pour zéro à deux années d’expérience universitaire aux cycles supérieurs, ils doivent recevoir un traitement minimal de 36 750 $ par année; pour deux années ou plus d’expérience universitaire aux cycles supérieurs, ils doivent recevoir un traitement minimal de 47 250 $ par année.
• Les diplômés dans un domaine de la santé qui ne sont pas admissibles à exercer leur profession au Canada doivent recevoir un traitement se situant entre 17 850 $ et 36 750 $, selon la politique en vigueur dans l’établissement concerné.
• Un salaire peut être versé à ceux qui sont titulaires à la fois d’un diplôme dans un domaine de la santé et d’un diplôme de doctorat, et ce, pendant les trois premières années suivant l’obtention de leur diplôme de doctorat. (Voir les traitements indiqués pour les diplômés dans un domaine de la santé dans le paragraphe précédent.) Si le boursier a obtenu un diplôme de doctorat avant d’entreprendre des études dans un domaine de la santé, les IRSC lui accorderont une année d’expérience supplémentaire. Également, toute année de formation postdoctorale terminée avant l’obtention du diplôme d’études dans un domaine de la santé ou dans un domaine connexe sera considérée comme une année d’expérience supplémentaire.
• Les étudiants de premier cycle qui reçoivent une formation en recherche pendant les mois d'été peuvent recevoir une allocation de formation mensuelle minimale de 1 313 $ en tout ou en partie, à même une subvention des IRSC.
• Les allocations de dégagement pour la recherche uniquement lorsqu’elles sont incluses dans une possibilité de financement particulière.

* Les organismes s’en remettent aux exigences de l’Agence du revenu du Canada.

Autres types de dépenses admissibles liées à la rémunération

• Les honoraires des experts-conseils.
• Les sommes versées aux sujets de recherche, comme les modestes primes à la participation, si elles sont acceptables sur le plan éthique.
• Les frais liés aux contrats de sous-traitance.
• Les salaires pour le travail de bureau directement lié aux activités de diffusion, ce qui comprend la préparation de manuscrits.
• Les honoraires des conférenciers invités (CRSNG et IRSC uniquement).

Dépenses non admissibles

• Toute partie du salaire ou des honoraires d’experts-conseils versée au titulaire de la subvention ou à toute autre personne qui est admissible aux subventions en raison de son statut.
• Les frais d’administration (ou de gestion).
• Les indemnités de départ discrétionnaires ou forfaitaires.
• Les versements à des praticiens cliniciens qui désirent participer à la recherche à temps partiel ou à des personnes qui souhaitent prendre part à la recherche, à titre de chercheurs, tout en continuant de toucher une rémunération pour une tâche d’enseignement ou la prestation de services, sauf lorsque cela est considéré comme une dépense admissible dans le cadre d’une possibilité de financement particulière (IRSC uniquement).
• Le versement d’allocations à des étudiants qui détiennent déjà une bourse de maîtrise, de doctorat ou postdoctorale d’un organisme (CRSH uniquement).
• Le versement de fonds supplémentaires aux étudiants qui détiennent déjà une bourse de maîtrise ou de doctorat (CRSNG uniquement).

Frais de déplacement et de séjour

Dépenses admissibles

Les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) comprennent les menues dépenses raisonnables engagées à l’occasion de travaux sur le terrain, de conférences liées à la recherche, de voyages effectués aux fins de collaboration, de travaux d’archivistique et de recherches historiques. Ils peuvent être remboursés au titulaire de la subvention, au personnel de recherche, aux étudiants et aux collègues qui travaillent avec le titulaire de la subvention ainsi qu’aux chercheurs invités.

• Les frais de voyage aérien correspondant au tarif le plus bas et ne devant pas être supérieurs au plein tarif en classe économique.
• Les primes d’assurance-annulation de voyage.
• Les primes d’assurance-santé voyage pour le personnel de recherche qui ne reçoit pas ce genre d’avantage de leur établissement et/ou d’autres sources (CRSNG et IRSC uniquement).
• Les frais liés à la sécurité pendant les travaux sur le terrain (achat d’équipement de protection, vaccins, etc.).
• Les frais du visa d’entrée (pour les titulaires de subvention ou le personnel de recherche) s’il est nécessaire pour les besoins de la recherche.

Frais liés aux soins aux enfants d’une mère allaitante ou d’un chercheur monoparental pendant les déplacements.

• Dans le cas d’un chercheur monoparental, le montant admissible se limite aux dépenses engagées pour les soins prodigués aux enfants en dehors des heures normales de travail pendant la durée du voyage.
• Les dépenses admissibles d’une mère allaitante qui voyage en compagnie d’une gardienne se limitent aux frais liés aux soins aux enfants habituellement prévus.

IRSC uniquement

Les dépenses admissibles d’une mère allaitante qui voyage en compagnie d’une gardienne et d’un enfant de moins de deux ans se limitent aux frais de déplacement et d’hébergement jusqu’à concurrence de 1 000 $ pour la gardienne, ce qui remplace les frais de garde d’enfant.

CRSNG et IRSC

Les frais de réinstallation du personnel de recherche admissible et des membres de sa famille immédiate peuvent être imputés aux fonds de subvention. Le montant admissible est équivalent à l’un ou l’autre des montants suivants :

• soit le tarif aérien en classe économique;
• soit les frais de déplacement par voie terrestre jusqu’à concurrence du tarif aérien en classe économique.

Dépenses non admissibles

• Les frais de déplacement entre la résidence et le lieu de travail, ou entre deux lieux de travail, du titulaire de la subvention ou d'un membre du personnel de recherche.
• Les frais liés aux passeports et à l’immigration.
• Les frais liés à la soutenance de la thèse, ce qui comprend les dépenses engagées pour un examinateur externe.
• Le coût des billets d’avion qui ont été achetés par l’entremise d’un programme personnel de points de grand voyageur.

Congés sabbatiques

Dépenses admissibles

• Les frais liés au véhicule nécessaire pour effectuer les travaux sur le terrain (après avoir obtenu l’approbation de l’établissement. Le véhicule doit être immatriculé et assuré durant le congé sabbatique).
• Les frais directement liés à la recherche, ce qui comprend l’aide à la recherche, les frais liés aux bancs d’essai et les dépenses relatives aux travaux sur le terrain, à condition qu’ils soient appuyés par les documents appropriés.
• Les frais liés au transport d’équipement ou de matériel de recherche vers l’emplacement où se déroulera le congé sabbatique et depuis cet emplacement.
• Les frais de déplacement pour assister à une conférence.
• Les frais de déplacement entre l’établissement d’attache et le lieu du congé sont limités à un billet aller-retour, sauf dans des circonstances exceptionnelles (CRSNG et IRSC uniquement).

Dépenses non admissibles

• Les frais de déplacement aller-retour du personnel de recherche devant se rendre au lieu du congé sabbatique du titulaire de la subvention aux fins de supervision ou d’enseignement.
• Les frais de déplacement du titulaire de la subvention devant se rendre à l’établissement hôte aux fins de supervision ou d’enseignement.
• Les frais de subsistance.

Matériel et fournitures

Pour les ordinateurs et les communications électroniques, veuillez vous reporter à la section intitulée « Ordinateurs et communications électroniques ».

Dépenses admissibles

• Les frais liés au matériel de recherche et aux fournitures. Veuillez consulter le tableau pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les dépenses admissibles et non admissibles pour les articles de papeterie et les fournitures de bureau.
• Les frais de déplacement à l’occasion des visites aux fabricants en vue d’acheter des appareils spéciaux.
• Les frais de transport des appareils achetés.
• La garantie prolongée des appareils.
• Les frais de courtage et de douane pour l’importation de matériel et de fournitures.
• Les frais liés à la formation du personnel qui doit utiliser les appareils ou des installations spécialisées.
• Les frais d’entretien et de fonctionnement des appareils et véhicules servant à la recherche appuyée par l’organisme.

Dépenses non admissibles

• Les primes d’assurance pour l’appareillage et les véhicules de recherche.
• Les frais de construction, de rénovation ou de location de laboratoires ou d’installations auxiliaires.

Ordinateurs et communications électroniques

Dépenses admissibles

• Les frais liés aux ordinateurs, aux modems, aux logiciels et à d’autres pièces de matériel informatique nécessaires à la recherche.
• Les frais mensuels d’utilisation du réseau Internet à l’établissement ou au domicile seulement lorsque le service est requis pour les besoins de la recherche et qu’il n’est habituellement pas fourni gratuitement par l’établissement.
• Les frais liés aux téléphones cellulaires ou aux assistants numériques personnels (BlackBerry, Palm Pilot, Pocket PC, etc.), si ceux-ci sont nécessaires pour la collecte de données et sous réserve de justifications suffisantes.

Dépenses non admissibles

• Les frais mensuels de location ou de raccordement de téléphones.
• Les frais de raccordement ou d’installation de lignes (téléphoniques ou autres).
• Les frais liés au service de messagerie vocale.
• Les frais liés à l’acquisition de livres pour la bibliothèque, de services informatiques et d’autres services d’information fournis à tous les membres d’un établissement.
• La location ou l’achat de téléphones cellulaires ou d’assistants numériques personnels (BlackBerry, Palm Pilot, Pocket PC, etc.), y compris le coût des plans de service et les frais d’appels interurbains ou locaux, à moins d’être nécessaires pour la collecte de données.

Diffusion des résultats de la recherche

Dépenses admissibles

• Les frais d’élaboration de renseignements offerts par l’entremise d’un site Web, ce qui comprend les frais de maintenance du site.
• Les frais de diffusion des résultats de la recherche, notamment sur supports traditionnels, sur vidéo ou sur CD-ROM.
• Les frais de publication d’articles, y compris les frais pour assurer l’accès libre aux résultats (p. ex., les coûts de publication dans une revue à accès libre ou les coûts engagés pour permettre le libre accès à un article).   
• Les frais d’élaboration d’un manuscrit sur la recherche aux fins de publication.
• Les frais de traduction associés à la diffusion des résultats de la recherche.
• Les frais liés à la tenue d’un atelier ou d’un séminaire dont les activités se rapportent directement à la recherche subventionnée (ce qui comprend le coût des rafraîchissements non alcoolisés ou du repas).

Services et dépenses diverses

Dépenses admissibles

• Les frais liés au recrutement du personnel de recherche, comme le coût des annonces publicitaires ou des billets d’avion pour les candidats.
• Les frais liés à l’élimination sûre des déchets.
• Les frais liés à l’achat de livres ou de périodiques, de fournitures de bureau spécialisées, de matériel informatique et de services d’information non fournis officiellement par l’établissement à l’ensemble de son personnel de recherche et d’enseignement.
• Les coûts de formation professionnelle ou de perfectionnement du personnel en vue de l’acquisition de techniques novatrices nécessaires pour effectuer le projet de recherche.
• Les frais de représentation (coût des rafraîchissements non alcoolisés ou du repas) à des fins de réseautage dans un contexte de courtoisie officielle entre le titulaire et des chercheurs invités, et pour des activités liées à la recherche dans le cadre d’assemblées qui faciliteront l’atteinte des objectifs de recherche ou y contribueront (c.-à-d. des rencontres du titulaire avec des partenaires et des intervenants).
• Les frais d’adhésion à des associations professionnelles ou à des sociétés scientifiques, si cela est nécessaire au programme ou projet de recherche.
• Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules spécifiquement requis pour le travail sur le terrain et uniquement pour les mois pour lesquels le travail sur le terrain a été effectué.

Dépenses non admissibles

• Les frais liés aux boissons alcoolisées.
• Les frais liés aux divertissements, à la représentation et à l’achat de cadeaux, autres que ceux indiqués précédemment; cela comprend, par exemple, les frais liés aux relations régulières avec des collègues de l’établissement et aux rencontres avec le personnel.
• Les frais liés aux primes et à la reconnaissance du personnel.
• Les frais d’études, comme ceux liés à la préparation d’une thèse, les droits de scolarité et les frais de cours.
• Les frais liés à la formation professionnelle ou au perfectionnement, comme le coût de cours en informatique et de cours d’apprentissage linguistique.
• Les frais relatifs à la préparation du matériel d’enseignement.
• Les frais de prestation de services de base, tels que le chauffage, l’éclairage, l’eau, l’air comprimé, l’eau distillée, les appareils de pression sous vide, les services d’entretien fournis à tous les laboratoires faisant partie d’une installation de recherche.
• Les primes d’assurance pour les immeubles et l’appareillage.
• Les dépenses engagées en vue d’assurer la conformité aux exigences en matière de réglementation, ce qui comprend l’examen éthique, les mesures de sécurité à prendre pour contrer les risques biologiques et la radioactivité, les évaluations environnementales ou les mesures prises pour respecter les règlements ou arrêtés provinciaux ou municipaux.
• Les frais de stationnement mensuels pour les véhicules, à moins que les travaux sur le terrain ne l’exigent expressément.
• Les taxes de vente qui sont visées par une exemption ou qui sont remboursables.
• Les dépenses liées aux vêtements de tous les jours.
• Les dépenses relatives aux brevets.
• Les frais de déménagement d’un laboratoire.